Porzucone koszyki i zwroty produktów często są efektem złego zarządzania danymi produktowymi. Wyobraź sobie, że wprowadzasz nowy produkt na rynek. Dzień przed okazuje się, że jego opis w różnych kanałach sprzedaży się nie zgadza. Takie niedopatrzenie może mocno zaszkodzić Twojemu biznesowi.
Chaos w danych produktowych to częsty problem, o którym rzadko się mówi. Zazwyczaj firmy próbują radzić sobie tradycyjnymi metodami, licząc, że klienci nie dostrzegą rozbieżności. Niestety, prędzej czy później takie błędy są wychwytywane.
Jeśli zarządzanie informacjami o produktach w Twojej firmie jest chaotyczne, mało wydajne lub ogranicza rozwój, wdrożenie PIM może być idealnym rozwiązaniem.
Jak wynika z danych na 2024 rok, już ponad 11 000 firm korzysta z jednego lub więcej rozwiązań PIM (Źródło: 6sense). Dzięki nim praca staje się szybsza, bardziej precyzyjna i mniej stresująca.
W tym artykule chcemy wyjaśnić, dlaczego firmy powinny rozważyć wdrożenie oprogramowania PIM. Czy jednak tytuł zdradza wszystko? Naszym celem jest pokazanie pełnego obrazu. Chcemy, abyś zrozumiał nie tylko, jak PIM pomaga i kiedy jest potrzebny, ale również jakie są inne opcje i najczęstsze pułapki. Sprawdź sam!
Podstawowe informacje o systemach PIM i ich roli w zarządzaniu danymi
System PIM (Product Information Management) to oprogramowanie, które centralizuje, organizuje i wzbogaca dane produktowe. Firmy wykorzystają go do zarządzania:
- Nazwami, specyfikacjami i opisami produktów
- Wariantami produktów, takimi jak rozmiar, waga, kolor
- Zdjęciami, filmami, dokumentami (np. dokumentacja techniczna, certyfikaty, instrukcje)
- Treściami marketingowymi
- Tłumaczeniami dla klientów z różnych krajów
- Cenami*
*Sprawdź, jakie informacje cenowe należy przechowywać w PIM – więcej szczegółów tutaj.
Prawdziwa wartość platformy PIM polega na synchronizacji danych we wszystkich kanałach organizacji, co gwarantuje spójność i ogranicza ręczne zarządzanie.
Bez względu na to, czy masz w ofercie setki czy miliony produktów, przygotowujesz nowe premiery, czy aktualizujesz informacje na platformach sprzedażowych, narzędzie PIM pozwala zarządzać wszystkimi szczegółami z jednego miejsca.
Jak firmy radzą sobie bez PIM? Alternatywne metody zarządzania informacją produktową
Wiele firm próbuje różnych rozwiązań, zanim zdecyduje się na inwestycję w narzędzie PIM. Niestety, takie działania często kończą się powracającymi trudnościami. Przeanalizujmy te alternatywy i sprawdźmy, gdzie leżą ich ograniczenia:
A) Arkusze kalkulacyjne
- Plusy: Darmowe i proste w obsłudze narzędzie, idealne na start.
- Minusy: Nie radzą sobie z dużą liczbą danych, łatwo o błędy, brak możliwości automatyzacji. Przy dużych katalogach produktów arkusze stają się nieefektywne.
B) System ERP
- Plusy: Umożliwia przechowywanie danych o produktach razem z informacjami o zapasach i finansach.
- Minusy: Brakuje mu narzędzi do wzbogacania danych produktowych, zarządzania multimediami. Nie wspiera wielokanałowej dystrybucji danych (omnichannel).
C) Dedykowane systemy tworzone wewnętrznie
- Plusy: Projektowane zgodnie z Twoimi wymaganiami. Precyzyjne dopasowanie do potrzeb.
- Minusy: Wysokie koszty, długi czas wdrożenia, trudności w skalowaniu i integracji z nowoczesnymi technologiami.
D) Systemy hybrydowe (Dane w różnych miejscach i w różnych formatach)
- Plusy: Niskokosztowe rozwiązanie, które pozwala wypełnić luki między różnymi narzędziami do przechowywania informacji produktowej.
- Minusy: Brak relacyjnej struktury danych powoduje trudności w zarządzaniu, automatyzacji i skalowaniu. Problemy z synchronizacją informacji między platformami.
Tego typu rozwiązania sprawdzają się na krótki czas. Dynamicznie rozwijające się firmy szybko dostrzegają konieczność wprowadzenia specjalistycznego systemu PIM, by zarządzać złożonymi danymi.
PIM jako odpowiedź na najważniejsze problemy w zarządzaniu danymi produktowymi tu i teraz
Arkusze kalkulacyjne i rozproszone bazy danych to wciąż narzędzia, z których korzysta wiele firm do zarządzania informacjami o produktach, jednak ich skuteczność jest ograniczona w rozwiązywaniu kluczowych problemów:
1. Nieuporządkowane dane produktów i niespójności w różnych kanałach sprzedaży
Ręczne wprowadzanie danych o produktach to ryzyko błędów, niespójności i nieaktualnych informacji. Dzięki systemowi PIM wszystkie szczegóły są scentralizowane i łatwo dostępne:
- Dzięki narzędziom do standaryzacji i weryfikacji danych o produktach PIM gwarantuje ich poprawność, spójność i kompletność.
- Każdy element, taki jak nazwa produktu, opis, zdjęcie czy atrybut, jest unikalny (bez duplikatów).
- Zmiany są automatycznie przesyłane na wszystkie platformy sprzedaży.
- Dane produktowe są formatowane tak, by spełniały wymagania poszczególnych kanałów.
- Pracownicy mają dostęp do najnowszych informacji, co ułatwia współpracę.
2. Czasochłonny procesy wprowadzania danych i aktualizacji
Przed wdrożeniem PIM zarządzanie danymi było powolne i skomplikowane. Zespoły traciły czas na potwierdzanie szczegółów w licznych wiadomościach. Wiele godzin spędzano na ręcznym wprowadzaniu tych samych informacji o produkcie na różnych platformach, a przygotowanie nowego produktu do sprzedaży mogło zająć nawet kilka tygodni.
Używając PIM:
- Możesz wprowadzać zmiany masowo, co oszczędza godziny pracy.
- Unikasz żmudnych, powtarzalnych działań. Automatyczne procesy zastępują ręczne czynności, poprawiając efektywność pracy.
- Nowe produkty wdrażasz łatwo i szybko, dzięki przygotowanym szablonom.
3. Trudności w skalowaniu i ograniczenia w rozbudowie katalogu produktów
Skalowanie oznacza więcej produktów, więcej kanałów i większe wyzwania.
Tradycyjne metody zarządzania, takie jak arkusze kalkulacyjne, stają się niewystarczające w miarę zwiększania liczby produktów oraz w przypadku ekspansji firmy. Aby skutecznie działać, trzeba zapewnić sobie dostęp do precyzyjnych i przejrzystych danych.
Systemy PIM wspierają rozwój Twojej firmy, umożliwiając obsługę dużych zbiorów danych i minimalizując komplikacje związane z wejściem na nowe rynki.
4. Negatywne doświadczenia klientów
Często dopiero utrata kluczowego klienta z powodu błędnych informacji produktowych uświadamia firmom, jak ważny jest PIM. Nieprecyzyjne lub niepełne dane są dla klientów źródłem frustracji.
System PIM eliminuje ryzyko udostępniania błędnych informacji klientom, które mogłyby ich zniechęcić. To właśnie aktualne, wyczerpujące dane o produktach zwiększają szanse na sprzedaż.
Narzędzie PIM dostarcza klientom pełne informacje o produktach: opisy, specyfikacje, zdjęcia, a nawet filmy i inne treści multimedialne. To pomaga im zrozumieć produkt i zdecydować się na zakup, ponieważ zdobywają zaufanie do oglądanego artykułu.
Jak ocenić, czy Twoja firma potrzebuje systemu PIM? Zadaj sobie te pytania
Nie wiesz, czy warto wdrożyć system PIM? Oto kilka pytań, które pomogą podjąć decyzję:
1. Jaką liczbą produktów (SKU) zarządzasz i czy ta liczba stale rośnie?
2. Czy sprzedajesz swoje produkty w różnych kanałach sprzedaży, takich jak eCommerce, marketplace i sklepy fizyczne?
3. Czy arkusze kalkulacyjne to główne narzędzie do zarządzania danymi?
4. Czy Twój zespół poświęca dużo czasu na szukanie, porządkowanie i aktualizację danych?
5. Czy zdarzały się pomyłki w specyfikacjach produktów lub katalogach?
6. Czy planujesz rozwijać ofertę produktową lub rozszerzać swoją działalność na nowe rynki?
7. Czy klienci lub partnerzy zgłaszali problemy z błędnymi informacjami o produktach?
8. Czy konieczne jest zaangażowanie wielu zespołów, aby zdobyć pełne informacje o danym produkcie?
Jeśli większość Twoich odpowiedzi to „tak”, system PIM będzie dla Ciebie wartościowym narzędziem.
Zarządzanie informacjami produktowymi: najpopularniejsze narzędzia i wskazówki podczas wyboru
Najczęściej wybierane systemy PIM to:
- Akeneo [Umów się na darmową prezentację]
- Pimcore [Umów się na darmową prezentację]
- Ergonode
- inriver
- Salsify
- Plytix
- PIMworks
- Sales Layer
Rynek oferuje wiele rozwiązań PIM, dlatego warto zastanowić się nad wyborem, uwzględniając takie elementy jak:
Dostępne funkcje: W jaki sposób rozwiązanie wspiera automatyzację i organizację zadań związanych z danymi produktów? Czy oferuje funkcje do zarządzania mediami, edycji zbiorczej lub weryfikacji danych?
Koszt: Jak duży budżet trzeba przeznaczyć na wdrożenie i utrzymanie systemu PIM? Czy darmowa wersja spełni Twoje oczekiwania, czy musisz zainwestować w płatną wersję?
Personalizacja: Czy rozwiązanie umożliwia dostosowanie do specyficznych procesów Twojej firmy? Jakie są dostępne opcje modyfikacji?
Skalowalność: Czy platforma poradzi sobie z rosnącą ofertą produktów i potrzebami biznesowymi?
Integracja z innymi systemami: Czy program pozwala na łatwe połączenie z Twoimi obecnymi narzędziami, takimi jak ERP czy platforma e-commerce?
Łatwość korzystania: Czy system jest intuicyjny i łatwy w użyciu dla Twojego zespołu?
Pułapki wdrożenia PIM – Na co zwrócić uwagę?
Zalet systemów PIM nie sposób zaprzeczyć, jednak są pewne aspekty, które wymagają ostrożności:
Pomijanie procesu przygotowania/oczyszczania danych – Przenoszenie danych produktowych z różnych źródeł do PIM to zadanie czasochłonne i wymagające. Organizacje często nie zdają sobie sprawy, jak istotny jest etap porządkowania i przygotowania danych.
Zły wybór narzędzia dla Twojego modelu biznesowego – Rynek oferuje szeroki wybór systemów PIM, które różnią się funkcjonalnością i kosztami. Przed podjęciem decyzji warto dobrze przemyśleć, jakie są Twoje bieżące potrzeby i cele na przyszłość.
Akeneo czy Pimcore? Przeanalizowaliśmy oba systemy, aby pomóc Ci wybrać idealne rozwiązanie. Sprawdź więcej tutaj.
Niedostateczne szkolenie i opór wobec PIM – Jeśli użytkownicy nie są odpowiednio przeszkoleni z nowego narzędzia, mogą mieć trudności z używaniem PIM.
Kluczem do uniknięcia tych problemów jest praca z doświadczonym partnerem wdrożeniowym – pomoże on w przygotowaniu danych, wyborze najlepszego systemu PIM i zapewni odpowiednie szkolenia.
Potrzebujesz wsparcia w uruchomieniu systemu PIM w Twojej organizacji? Mamy wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań do zarządzania danymi produktowymi dla producentów, detalistów i dystrybutorów, takich jak ZARYS, Emotivo czy Canpol.
Koniec z chaosem w danych produktowych – Przyspiesz rozwój biznesu
Bałagan w danych produktowych wymaga działania. Wymaga narzędzi takich jak PIM.
Systemy PIM radzą sobie z typowymi wyzwaniami, wspierają realizację celów biznesowych i zastępują nieskuteczne narzędzia, aby zespoły mogły działać sprawniej.
Dzięki PIM zyskasz nie tylko czas, ale i możliwość rozwoju. Krótszy czas wprowadzania produktów, lepsze doświadczenia klientów i mniej błędów. To sposób na postęp, którego pragnie każda firma.
Z kolei rezygnacja z wdrożenia systemu PIM oznacza zarówno gorsze zarządzanie procesami, jak i mniejsze zyski i osłabienie pozycji wobec konkurencji.
Firmy sięgają po PIM, gdy zarządzanie informacjami o produktach zaczyna je przerastać. Oprogramowanie jest odpowiedzią na problemy, które stają się nie do opanowania. Jeśli jesteś w podobnej sytuacji, PIM pomoże Ci:
- Przyspieszyć proces wprowadzania produktów na rynek (nie tygodnie, a dni).
- Zredukować liczbę błędów dzięki eliminacji arkuszy kalkulacyjnych.
- Rozwijać działalność na nowych rynkach i w nowych kanałach.
- Poprawić relacje z klientami dzięki rzetelnym danym.
- Podnieść współczynnik konwersji, eliminując niespójności w informacjach na różnych platformach.
Chcesz usprawnić zarządzanie danymi? PIM to idealne rozwiązanie dla Ciebie. Umów się na spotkanie z naszymi ekspertami i zobacz, jak działa w praktyce. Nie czekaj, popraw swoje procesy już dziś!
