System PIM jako wsparcie dla producentów w realizacji nowych przepisów GPSR

Wszystkie firmy, które produkują, importują lub sprzedają towary w UE, będą musiały dostosować swoje działania do nowych przepisów. Wprowadzenie zmian wymaganych przez ustawę nie powinno być odkładane.

System PIM (Product Information Management) może okazać się kluczowym narzędziem, które nie tylko ułatwia wdrożenie regulacji, ale także poprawia efektywność zarządzania katalogiem produktów.

Z tego artykułu dowiesz się, w jaki sposób funkcje oferowane przez PIM pomagają sprostać wymaganiom GPSR, chroniąc Twoją firmę przed karami finansowymi.

Jakie obowiązki nakłada na firmy produkcyjne rozporządzenie GPSR?

GPSR (ang. General Product Safety Regulation) zastępuje wcześniejsze przepisy unijne dotyczące bezpieczeństwa produktów i wprowadza bardziej rygorystyczne wymogi. Obejmują szeroki zakres towarów konsumenckich, takich jak elektronika, odzież, zabawki, kosmetyki i meble, niezależnie od tego, czy są nowe, używane czy odnowione.

* Wyjątki to m.in. wyroby medyczne, farmaceutyki, jedzenie i napoje, karma dla zwierząt, żywe rośliny i zwierzęta, środki ochrony roślin oraz antyki.

Po co to wszystko? Aby każdy produkt w UE był bezpieczny, możliwy do zidentyfikowania i odpowiednio oznaczony. Poznajmy szczegóły.

Nowa regulacja GPSR kładzie nacisk na:

• Powiązanie produktu z producentem: Producent i jego dane kontaktowe muszą być przypisane do każdego produktu.
• Pełną dokumentację: Wymagane są analizy ryzyka, certyfikaty zgodności oraz dokumentacja testów.
• Lokalne oznaczenia: Produkty muszą być oznakowane i opisane w języku kraju, do którego trafiają.
• Reagowanie na zagrożenia: W przypadku wykrycia problemu producenci muszą szybko wycofać produkt z obiegu i poinformować konsumentów.

Dla producentów spoza UE dochodzi dodatkowy obowiązek: muszą wyznaczyć swojego przedstawiciela w Unii, ponieważ wszystkie artykuły wprowadzane na rynek UE powinny być powiązane z osobą odpowiedzialną za zapewnienie zgodności z przepisami bezpieczeństwa.

Wprowadza to kolejne formalności i kroki do i tak skomplikowanego procesu.

GPSR bez tajemnic: Jak systemy PIM pomagają producentom spełnić nowe przepisy?

Informacje, jakie należy obsłużyć w ramach GPSR, są bardzo zróżnicowane, co może być wyzwaniem przy użyciu tradycyjnych rozwiązań. Oprogramowanie PIM odpowiada za centralizację, organizację oraz optymalizację danych produktów, ułatwiając spełnienie wymogów i poprawiając efektywność procesów.

1. Systemy PIM pomagają w porządkowaniu danych produktowych

Dzięki systemom takim jak Akeneo, Pimcore czy Ergonode w jednym miejscu można przechowywać wszystkie dane związane z każdym produktem, takie jak:

• Szczegółowe dane producenta, w tym nazwa, adres, dane kontaktowe.
• Certyfikaty/dokumenty dotyczące bezpieczeństwa i zgodności.
• Opisy produktów, ostrzeżenia i etykiety w wielu językach.
• Materiały multimedialne, takie jak zdjęcia i ikony bezpieczeństwa.

Centralizacja zapewnia, że wszystkie strony – producenci, importerzy i dystrybutorzy – korzystają z najbardziej aktualnych i rzetelnych danych.

2. PIM automatyzuje zarządzanie etykietami i ostrzeżeniami

GPSR wymaga jasnych i zrozumiałych etykiet oraz ostrzeżeń, które muszą być dostosowane do lokalnych wymogów językowych. System PIM pozwala to zrobić szybciej i łatwiej poprzez:

• Generowanie wielojęzycznych ostrzeżeń i etykiet.
• Dodawanie ikon, multimediów i wyczerpujących opisów.
• Dostosowanie etykiet do wymagań poszczególnych krajów, zapewniając zgodność z lokalnymi przepisami.
• Możliwość szybkich aktualizacji z jednego centralnego systemu.

3. Dzięki PIM wszystkie dokumenty wymagane do audytu są zawsze pod kontrolą

Aby spełniać wymagania zgodności, trzeba gromadzić, przechowywać i udostępniać liczną dokumentację. System PIM umożliwia śledzenie statusu zgodności każdego produktu, oferując:

• Jedno miejsce do przechowywania wszystkich certyfikatów, ocen ryzyka i wyników testów.
• Możliwość szybkiego aktualizowania i prostego udostępniania dokumentów odpowiednim organom.
• Automatyczne tworzenie raportów zgodności dla różnych regionów.

Dzięki systemowi PIM producenci mogą uniknąć opóźnień spowodowanych brakującymi lub niekompletnymi dokumentami. Wszystkie potrzebne informacje są pod ręką, zatem inspekcje przebiegają szybciej (bez potrzeby przeszukiwania e-maili czy plików Excel).

4. Zastosowanie PIM zapewnia lepszą widoczność działań w łańcuchu dostaw

Przepisy GPSR wymagają, abyś jasno określił pochodzenie swojego produktu. Kto jest jego producentem? Gdzie został wyprodukowany? Kto w Unii Europejskiej odpowiada za jego bezpieczeństwo?

Systemy zarządzania informacjami o produktach pozwalają firmom produkcyjnym:

• Monitorować każdy etap wędrówki produktu w łańcuchu dostaw.
• Prowadzić szczegółowe rejestry dostawców i importerów.
• Przypisywać przedstawicieli w UE odpowiedzialnych za zgodność towarów, jeśli producent pochodzi spoza Unii.

5. Z pomocą PIM możesz stale nadzorować poziom bezpieczeństwa i szybko odpowiadać na problemy

Ustawa o bezpieczeństwie produktów nakłada obowiązek regularnych ocen ryzyka i monitoringu. Oprogramowanie PIM:

• Rejestruje daty ostatnich audytów i przeglądów bezpieczeństwa, a także jakie działania naprawcze zostały podjęte dla każdego produktu.
• Przechowuje raporty z audytów w formacie XLS lub CSV na potrzeby zgłoszeń.
• Umożliwia szybkie identyfikowanie produktów wymagających dodatkowej analizy w zależności od oceny ryzyka oraz lokalizowanie informacji o zagrożonym produkcie.

Tak dokładne i precyzyjne informacje gwarantują błyskawiczną reakcję w sytuacjach zagrożenia bezpieczeństwa lub w przypadku konieczności wycofania produktu.

Przykład użycia

Producent noży kuchennych sprzedający swoje produkty w różnych krajach UE może używać PIM do przechowywania i obsługi takich danych jak:

• Specyfikacja techniczna obejmująca materiał ostrza (np. stal nierdzewna 440C) i rękojeści (np. drewno różane).
• Profesjonalne zdjęcia prezentujące nóż z różnych ujęć i jego zabezpieczenia, np. osłonę ostrza.
• Dokumenty potwierdzające bezpieczeństwo materiałów do kontaktu z żywnością i wyniki badań wytrzymałości, dostępne na potrzeby audytu.
• Jasne komunikaty ostrzegawcze, np. „Uwaga: Ostry nóż – Przechowywać poza zasięgiem dzieci.”
• Etykiety, instrukcje i ostrzeżenia w różnych językach, a także powiadomienia o wycofaniu produktów, odpowiednie dla użytkowników w danym regionie.
• Informacje o ostatniej kontroli jakości, które potwierdzają ostrość i stabilność ostrzy zgodnie z unijnymi normami bezpieczeństwa.
• Nazwa firmy dostarczającej ostrza ze stali nierdzewnej / Dostawca drewna do produkcji rękojeści / Importer z UE, odpowiadający za zgodność z normami.

Co zyskujesz? Pewność, że informacje o Twoich produktach są zgodne obowiązującymi przepisami unijnymi, mniejszą liczbę błędów oraz poczucie bezpieczeństwa i wiarygodność w oczach klientów.

Czas na PIM – dlaczego warto działać już dziś?

Niedostosowanie się do wymogów ustawy GPSR grozi poważnymi konsekwencjami:

• Produkty mogą zostać wycofane ze sprzedaży.
• Mogą zostać nałożone wysokie kary finansowe.
• Sprzedawcy mogą stracić możliwość działania na ważnych platformach sprzedaży i marketplace’ach.
• Reputacja firmy może znacząco ucierpieć.
• Może pojawić się ryzyko postępowania sądowego.

Rozwiązania PIM to jednak nie tylko ochrona przed ryzykiem czy zapewnienie zgodności z przepisami, ale również wiele praktycznych korzyści dla producentów. To sposób na:

• Oszczędność czasu: Automatyzacja zmniejsza ilość ręcznej pracy.
• Wiarygodność: Brak błędów i przestarzałych informacji o produktach.
• Skalowalność: Łatwe dostosowanie się do rosnącego katalogu produktów lub zmian w przepisach.

Podsumowanie: Zbuduj przewagę dzięki PIM

Wprowadzenie GPSR to nie tylko wyzwanie, ale także okazja do uporządkowania procesów i wzmocnienia zaufania konsumentów. Dzięki systemowi PIM proces ten staje się prosty, a Ty możesz pewnie rozwijać swój biznes na rynkach UE.

Działaj zanim będzie za późno. Zadbaj o bezpieczeństwo swoich produktów i rozwój swojego biznesu już dziś!

Umów się na bezpłatną konsultację z naszymi ekspertami od PIM, aby lepiej zrozumieć wymagania GPSR. Doradzimy, jak poprawić zarządzanie danymi produktowymi i wybrać odpowiedni system PIM dla Twojego biznesu.