Pimcore dla firm szkoleniowych: 3 dowody, że działa (Taxpress, Dental Day & Socjomania)
Dzisiejsi uczestnicy szkoleń, przyzwyczajeni do cyfrowych rozwiązań, oczekują szybkiej rejestracji, indywidualnego pulpitu użytkownika, natychmiastowego dostępu do treści i bezpośredniego kontaktu z prowadzącym. Jeśli Twoja witryna pełni wyłącznie funkcję informacyjną i przypomina broszurę, a proces zapisu jest ręczny – tracisz przychody, wiedzę o użytkownikach i ich zaangażowanie.
Trzy różne pod względem profilu organizacje – Dental Day (warsztaty praktyczne dla stomatologów), Socjomania (szkoła marketingu cyfrowego) i Taxpress (firma szkoleniowo-wydawnicza z zakresu prawa podatkowego i finansów) – wybrały Pimcore jako narzędzie open source do scentralizowania swojej oferty szkoleniowej.
Co to oznacza? Bez cyfrowej transformacji trudno dziś skalować działalność edukacyjną i sprostać wymaganiom nowoczesnego uczestnika. Automatyzacja i lepsza produktywność sprawiają, że to inwestycja z wysokim zwrotem – nic dziwnego, że Forbes nazywa takie podejście „źródłem oszczędności, nie kosztem”. Co więcej, obecność online podnosi zaufanie, generuje leady, zwiększa konwersję, poprawia widoczność i pozwala analizować dane w czasie rzeczywistym.
Rzeczywistość cyfrowa firm szkoleniowych: Diagnoza problemów
Problem nr 1: Niespójna infrastruktura technologiczna
Codzienność: Różne narzędzia do różnych celów – WordPress (publikacja treści marketingowych), Typeform (zbieranie opinii), Google Sheets (zarządzanie listami uczestników). Każde z nich funkcjonuje niezależnie.
Wpływ na organizację: To zmusza personel do ręcznego przenoszenia danych, zwiększając ryzyko błędów i potencjalnych naruszeń RODO.
Problem nr #2: Brak spójnego zarządzania treściami
Codzienność: Zewnętrzni trenerzy przesyłają dokumenty e-mailem do działu IT. Aktualizacje pojawiają się z opóźnieniem i mogą zawierać nieaktualne informacje.
Wpływ na organizację: Rozbieżności w treściach obniżają zaufanie klientów, osłabiają widoczność w Google i narażają firmę na ryzyko prawne.
Problem nr #3: Brak kompleksowego widoku klienta
Codzienność: Informacje o uczestnikach znajdują się w różnych systemach – dane transakcyjne w Stripe, obecność w Zoomie, postępy w Moodle, aktywność e-mailowa w Mailchimp. Każda platforma trzyma fragment historii użytkownika.
Wpływ na organizację: Sprzedaż nie wie, komu zaproponować kolejne szkolenie. Marketing nie może targetować według poziomu zaawansowania. Brak możliwości personalizacji.
Problem nr #4: Trudności w skalowaniu działalności
Codzienność: Rozszerzenie oferty (nowe miasta, kursy i języki) wiąże się z koniecznością instalacji nowych wtyczek, tworzenia niestandardowych pól i prowadzenia dokumentacji w arkuszach.
Wpływ na organizację: Procesy wdrażania stają się coraz wolniejsze, a każda zmiana niesie ze sobą ryzyko destabilizacji obecnych rozwiązań.
Problem nr #5: Oczekiwania związane z dostępnością mobilną
Codzienność: Ponad 60% użytkowników otwiera linki do kursów na urządzeniach mobilnych, jednak pliki PDF oraz rozbudowane tabele nie są przystosowane do takich ekranów.
Wpływ na organizację: Bariery już na etapie pierwszego kontaktu z ofertą prowadzą do utraty potencjalnych klientów, którzy wybierają konkurencję oferującą wygodne i szybkie procesy na smartfonie.
Problem nr #6: Ręczna obsługa procesów zgodności z regulacjami
Codzienność: Projekty dotacyjne i klienci B2B wymagają uporządkowanych faktur, certyfikatów, kodów projektowych oraz list obecności z podpisami.
Wpływ na organizację: Zatrudniony personel traci czas na ręczne działania – błędy dokumentacyjne mogą skutkować koniecznością zwrotu środków lub negatywnymi wynikami kontroli.
Problem nr #7: Ograniczone możliwości sprzedażowe
Codzienność: Strona kursu to jedynie PDF z programem i link do kontaktu. Brak opcji dodania czegoś więcej – np. dodatkowego produktu, zniżki przy zakupie większej ilości lub gotowego pakietu.
Wpływ na organizację: Mimo kosztów pozyskiwania klientów, nie monetyzujesz ich obecności w pełni – nie dajesz im szansy na łatwy zakup dodatków, takich jak coaching czy publikacje cyfrowe.
Integracje o kluczowym znaczeniu dla firm szkoleniowych
| System | Cel |
|---|---|
| LMS (Moodle, LearnDash, Pathwright) | Automatyczne przekazywanie informacji o zapisach i zakończeniu kursów |
| CRM (HubSpot, Pipedrive) | Śledzenie i analiza pełnej ścieżki klienta – od pierwszego kontaktu do przedłużenia współpracy/odnowienia oferty |
| Księgowość (Fakturownia, Xero) | Automatyzacja procesów księgowych i pełna zgodność z przepisami |
| Bramki płatności (Paynow, Stripe) | Błyskawiczne potwierdzanie wpłat oraz wygodne zarządzanie zwrotami |
| Platformy grantowe, dotacyjne | Szybka i precyzyjna weryfikacja uprawnień uczestników do programów grantowych |
Przykłady wdrożeń: Taxpress, Dental Day, Socjomania – jedna platforma w trzech różnych scenariuszach
1. Taxpress
(Platforma edukacyjna z zakresu prawa podatkowego, integrująca sprzedaż książek, subskrypcji magazynów i warsztatów)
Potrzeba/Wyzwanie: Obsługa wielu typów produktów, nieaktualna identyfikacja wizualna, rozbudowane treści SEO.
Rozwiązanie z pomocą Pimcore: Pimcore umożliwił edytorom tagowanie i grupowanie produktów, łączenie treści edukacyjnych z kursami oraz automatyczne tworzenie wirtualnych bibliotek dla użytkowników.
Zysk: Spójny, scentralizowany katalog – ebooki, kursy i webinary w jednym miejscu. Szybka adaptacja do sprzedaży kursów online podczas COVID-19.
2. Socjomania
(Akademia marketingu zbudowana na bazie elastycznych widgetów)
Potrzeba/Wyzwanie: Obsługa złożonych mechanizmów rabatowych, częsta aktualizacja treści i szybkie tworzenie stron przez osoby nietechniczne.
Rozwiązanie z pomocą Pimcore: Intuicyjny edytor WYSIWYG z możliwością przeciągania widgetów odwzorowujących finalny wygląd. Elastyczne „reguły koszyka” pozwalają tworzyć promocje pakietowe bez kodowania.
Zysk: System daje marketingowi pełną kontrolę nad treścią i wyglądem strony. Edycja trwa minuty, a automatyczne wystawianie faktur skraca procesy administracyjne.
3. Dental Day
(Warsztaty stomatologiczne objęte dofinansowaniem)
Potrzeba/Wyzwanie: Modernizacja witryny internetowej przy zachowaniu zaufania dotychczasowych uczestników.
Rozwiązanie z pomocą Pimcore: Przejrzysta wyszukiwarka kursów z możliwością filtrowania po temacie, lokalizacji i trenerze. Integracja z systemem płatności (Paynow), platformą kursową (Pathwright) i fakturowaniem (Fakturownia). Obsługa dotacji i list rezerwowych.
Zysk: 30+ typów automatycznych powiadomień i liczne integracje znacząco przyspieszyły przetwarzanie rezerwacji. Całość zarządzana z poziomu Pimcore, gdzie każdy kurs powiązano z listą rezerwową.
W jaki sposób firmy szkoleniowe optymalizują procesy z Pimcore
| Analizowane zagadnienie | Tradycyjne podejście | Jak to robi Pimcore | Korzyść |
|---|---|---|---|
| Czy możliwe jest natychmiastowe publikowanie zmian (jak zmiany sal czy terminów) bez wsparcia zespołu technicznego? | Prośba na Slacku do działu IT, ręczna zmiana kodu HTML lub kolejna wtyczka do planowania harmonogramu | Edytor WYSIWYG oraz obiekty danych umożliwiające natychmiastową synchronizację zmian przez API na stronie, w e-mailach i aplikacjach mobilnych | Zmiana lokalizacji zajęć w ostatniej chwili? Uczestnik zostaje od razu poinformowany Terminowe informacje, niższy wskaźnik rezygnacji i mniej zapytań do działu obsługi |
| Czy technologia nie stanie się barierą za 2–3 lata? | Wymiana systemów przy wzroście potrzeb (PIM, DAM, zarządzanie wieloma sklepami) | Rozbudowa przez dodawanie modułów, bez migracji danych Pimcore integruje w jednym środowisku CMS/DXP, DAM, PIM, e-commerce i dane klientów. Możesz zacząć od zarządzania treścią i rozwijać platformę w miarę wzrostu firmy – dołącz sprzedaż, personalizację czy moduły edukacyjne | Odporność na zmiany to realne oszczędności i lepsze planowanie |
| Czy mogę zarządzać kursami, publikacjami i wydarzeniami z jednej platformy? | Oddzielne wtyczki lub sklepy z różnymi modelami danych | Jeden zunifikowany schemat danych i spójna taksonomia – wspólne atrybuty dla kursów, publikacji i voucherów | Jednolity katalog, ograniczenie powielania danych, jedno narzędzie administracyjne, szybsze wdrożenie zespołu |
| Jak zaawansowaną integrację można uzyskać z systemami CRM / ERP / LMS? | Zależność od zewnętrznych integratorów lub planów producenta | Wbudowane API REST i GraphQL oraz Symfony jako szkielet systemu | Zachowujesz elastyczność i kontrolę nad każdym przepływem danych |
| Czy jesteśmy przygotowani do obsługi zamówień hurtowych B2B i zakupów na fakturę, a nie tylko transakcji kartą? | Dedykowany portal B2B lub proces oparty na e-mailach i ręcznym fakturowaniu | Różne ścieżki zakupowe – od numerów zamówień, przez warunki fakturowania, po indywidualne cenniki i rejestracje grupowe – zintegrowane w jednym koszyku System wycen dopasowany do klienta i REST API współpracują z ERP | Klienci korporacyjni oczekują samodzielnej obsługi – zapisują dziesiątki użytkowników, dzielą faktury, pobierają raporty Dla działów finansów to oszczędność czasu i koniec ręcznych arkuszy |
| Czy rozwiązanie obejmuje bezpieczeństwo i zgodność z przepisami (RODO, SSO, logi audytowe)? | Połączenie wielu rozszerzeń i ręcznych procesów; przy ograniczonym wglądzie w historię działań | Open-source nie oznacza kompromisów w bezpieczeństwie. Pimcore umożliwia precyzyjne zarządzanie dostępem, wersjonowanie danych, pełne logi audytowe oraz narzędzia RODO do zgód i procedur usuwania danych | System ogranicza ryzyko prawne i skraca listy kontrolne w procesach zakupowych |
| Jak zapewnić bezpieczne i zgodne z przepisami przechowywanie danych akredytacyjnych – testów, obecności i certyfikatów – w długiej perspektywie? | Foldery na serwerze lub eksporty z LMS innych dostawców | Moduł DAM w Pimcore przechowuje certyfikaty, skany oraz listy obecności; wszystkie elementy są powiązane metadanymi z konkretnym użytkownikiem i edycją kursu | Wymagane dokumenty są łatwo dostępne dla administratorów podczas audytów – zgodnie z obowiązkiem przechowywania danych przez określony czas, wynikającym z regulacji |
| Czy migracja na inną platformę wpłynie na widoczność naszej strony w Google? | Możliwe zmiany adresów URL, braki w oznaczeniach strukturalnych schema, niekompatybilność wtyczek | Uporządkowane zarządzanie URL-ami, automatyczne znaczniki schema, przekierowania, wsparcie dla wielu języków i wygodna edycja metadanych w jednej przestrzeni roboczej | Zachowujesz pozycję w Google, a ruch organiczny nie spada w trakcie migracji |
| Sprzedajemy za granicę ze złożonymi przepisami VAT – czy system sobie z tym poradzi? | Ręcznie dopisywany kod w platformie ecommerce lub ograniczanie się do logiki bramek płatniczych | Silnik cenowy z regułami, które uwzględniają lokalizację i grupę klienta; centralne stawki VAT zintegrowane z ERP | Sprawniejsze audyty, poprawne naliczanie podatków, mniej wyjątków w finansach |
Jak może skorzystać firma szkoleniowa
- Optymalizacja operacji: redukcja liczby narzędzi, punktów przekazania i potencjalnych błędów.
- Szybsze zmiany w ofercie: marketing samodzielnie publikuje strony i poprawki, bez czekania na realizację zgłoszeń.
- Bogatsza oferta sprzedaży: pakiety, dodatki i zamówienia dla firm w jednym, prostym procesie.
- Pewność zgodności z prawem: dowody dostępne w jednym, łatwym do audytu systemie i pełna kontrola RODO.
- Gotowość na rozwój: możliwość wprowadzania nowych produktów, lokalizacji i kanałów sprzedaży bez gruntownej przebudowy systemu.
Z Pimcore korzysta już ponad 118 000 organizacji z różnych branż – od handlu detalicznego po edukację – które potrzebują jednej, wszechstronnej platformy do zarządzania cyfrowym doświadczeniem. Użytkownicy serwisu G2 ocenili Pimcore na 4,4/5, chwaląc jego dużą elastyczność i podejście „wszystko w jednym”. Wiele osób zwraca jednak uwagę na złożony proces konfiguracji – dlatego współpraca z partnerami technologicznymi, takimi jak Tandemite, to często klucz do skutecznego wdrożenia.
Szybka lista dla decydentów
- Czy posiadasz dane o kursach, klientach i płatnościach – czy korzystasz z nich bez ograniczeń?
- Czy zespół marketingowy może samodzielnie publikować nowe strony warsztatów bez angażowania programistów?
- Ile niezależnych narzędzi integrujesz w ramach jednej ścieżki uczestnika?
- Jaki jest całkowity koszt dodania nowej wersji językowej lub lokalizacji?
- Czy jesteś w stanie oferować spersonalizowane propozycje na podstawie poprzednich zapisów?
- Czy wszystkie wymogi formalne (fakturowanie, dofinansowania, zgodność z RODO) są zautomatyzowane?
Jeżeli przy pytaniach pojawia się niepewność, warto rozważyć wdrożenie zintegrowanej platformy, która usprawni cały proces.
Przekształć swoją firmę szkoleniową w kierunku cyfrowym
- Zmapuj istniejącą infrastrukturę – Wyszczególnij każdy arkusz kalkulacyjny, dodatek i ręczny proces/obejście.
- Zidentyfikuj obszary krytyczne – Wskaż trzy kluczowe procesy, które generują największe straty czasu lub powodują niezadowolenie uczestników.
- Porozmawiaj z ekspertami – Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z zespołem Tandemite w celu identyfikacji szybkich usprawnień.
- Poproś o demonstrację systemu – Zdobądź wgląd w funkcjonowanie zaplecza z perspektywy edytora.
- Przeanalizuj rentowność – Posłuż się danymi dotyczącymi liczby uczestników, cen i kosztów administracji, aby ocenić zwrot z inwestycji.
- Działaj stopniowo – Uruchom pilotaż na jednym produkcie i rozszerz go, gdy wyniki potwierdzą skuteczność.
Cyfrowa transformacja w edukacji to nie moda ani rebranding – to realna zmiana, która upraszcza procesy i eliminuje niepotrzebne przeszkody. Pimcore dostarcza zaawansowane możliwości technologiczne, natomiast Tandemite odpowiada za stabilne, bezpieczne i profesjonalne zarządzanie zmianą. Razem pomagamy Twojemu zespołowi skupić się na tworzeniu nowoczesnych i skutecznych szkoleń.
Dzięki cyfrowym narzędziom firmy szkoleniowe, niezależnie od skali działania, mogą rosnąć i pracować mądrzej. Skontaktuj się z nami – stworzymy dla Ciebie plan dopasowany do potrzeb Twojej firmy.
