Szybki start PIM i eCommerce B2B w sektorze medycznym: Dlaczego MVP działa

Zaopatrzenie medyczne dla szpitali, hurtowni i placówek systemu ochrony zdrowia to jeden z najbardziej wymagających obszarów: tysiące artykułów, wielojęzyczne instrukcje użycia i ulotki, różne jednostki sprzedaży, numery partii i daty ważności, ścisłe regulacje i rozbudowane cenniki kontraktowe. Jeśli podejdziesz do tego jako do jednego wielkiego projektu, bardzo łatwo utknąć w miejscu: decyzje się przeciągają, zakres wymyka się spod kontroli, a zespoły tracą motywację.

W przypadku wdrożenia dla firmy ZARYS International Group, platformy Product Information Management i eCommerce B2B powstawały falami – od działającego minimum i pierwszej stabilnej wersji do coraz bogatszych funkcji. Efekt: szybkie uruchomienie PIM, miesiąc później integracja z SAP, a w kolejnym kroku start systemu sprzedaży eZARYS.

W tym artykule znajdziesz przewodnik po MVP: co naprawdę warto zrealizować i jak utrzymać rytm po pierwszym etapie.

Dlaczego MVP wygrywa z transformacją „wszystko na raz”?

I. Szybsza wartość dla biznesu i użytkownika

Z MVP pierwsze wdrożenia i zamówienia pojawiają się po tygodniach, a nie po kwartałach. Handlowcy mają co pokazać klientom, marketing ma o czym mówić, a zespół zbiera realny feedback i pierwsze przychody. To mniejsze ryzyko „wiecznego projektu”.

II. Lepsze decyzje

Tworzenie reguł i modelu danych wyłącznie w teorii rodzi ryzyko błędnych założeń. Dlatego warto je weryfikować na rzeczywistych transakcjach. Takie podejście znacząco skraca spory architektoniczne, ponieważ obiektywne wskaźniki – jak intensywność użycia funkcji, czas potrzebny na operacje czy poziom jakości danych – wskazują, które rozwiązania są skuteczne.

III. Mniejsze ryzyko

Start w małym zakresie (np. tylko 2–3 rodziny produktów i 1–2 rynki) zawęża potencjalny obszar problemów. Zamiast później walczyć z porządkowaniem tysięcy rekordów czy poprawianiem kilkunastu integracji, możesz skupić się na szybkim dopracowaniu lokalnych elementów i płynnie przechodzić do kolejnych kroków. To bezpieczna droga do skalowania.

IV. Niższa presja na zespół

Krótkie sprinty, jasne „Definition of Done” i przejrzyste priorytety ograniczają zmęczenie projektowe oraz dają poczucie postępu. Regularne i zamknięte przyrosty wzmacniają poczucie kontroli nad procesem, co w dłuższej perspektywie chroni zespół przed wypaleniem.

MVP w medtech musi dowieźć wartość szybko, ale „bez kompromisów” na zgodności. W praktyce oznacza to minimalny, ale kompletny zestaw danych i procesów, który pozwala publikować produkty, wyceniać je kontraktowo i przyjmować zamówienia – jednocześnie spełniając wymogi MDR i lokalnych regulacji.

Pamiętaj! Dobrze zdefiniowane MVP nie jest uboższą wersją docelowego rozwiązania, lecz pierwszym stabilnym krokiem, na którym da się bezpiecznie budować kolejne elementy.

Minimalny zakres funkcji w MVP

„Brzmi znajomo?” – skąd biorą się te objawy:

• „Katalog żyje w Excelach i mailach” → Brak jednego źródła prawdy i kontroli wersji.
• Różne wersje IFU → Brak repozytorium zasobów i reguł doboru plików w zależności od rynku/kanału.
• Zwrotki o złych kodach EAN → Brak walidacji atrybutów i mapowań opakowań (sztuka/zgrzewka/karton).
• Ceny lub stany inne niż w kontrakcie → Rozjechane integracje i brak mechanizmu publikacji cena+stan+produkt.
• Zmiana jednego atrybutu blokuje publikację → Zbyt sztywny workflow bez rozdzielenia krytycznych i niekrytycznych reguł.

Jeżeli powyższe wyzwania są częścią Twojej codziennej pracy, najlepszą odpowiedzią jest MVP – podejście, które pozwala wprowadzać porządek małymi, kontrolowanymi etapami i tym samym ograniczać ryzyko projektu.

„Dążymy do tego, aby w pierwszej wersji wdrożeniowej jak najszybciej wypuszczać rozwiązania, iść w modelu MVP. Zachęcamy klientów do tego, żeby nie myśleli o projekcie, który będzie trwał na przykład dwa lata. Wdrożenie czegoś przez dwa lata powoduje, że zostajemy w tyle za rynkiem, za otoczeniem biznesowym, jest za duże zmęczenie w projekcie. Lepiej jest działać szybko, a później iteracyjnie dobudowywać i wprowadzać zmiany.” — Maciej Pałubicki, CEO Tandemite

MVP PIM (Pimcore): co naprawdę musi się znaleźć

1) Model danych

• Kategorie, rodziny produktów (np. „Rękawice”, „Strzykawki”).
• Atrybuty krytyczne z typem/jednostką/słownikiem (np. jałowe/niejawne, lateks/nitryl).
• Jednostki i opakowania + przeliczniki (np. 1 karton = 10 opakowań = 500 sztuk). System PIM musi wymuszać spójność przeliczeń i nie pozwolić na zmianę jednego poziomu bez przeliczenia pozostałych.
• Warianty (rozmiar, długość, kolor).

Trzon MVP to klasa danych produktu, która od początku przewiduje pola typowe dla medyków: identyfikatory UDI/DI, GTIN/EAN, klasy wyrobu, status sterylności, metoda sterylizacji, warunki przechowywania, okres ważności oraz poziomy opakowań (sztuka/opak./karton/paleta) z jednoznacznym EAN dla każdej jednostki. Te pola nie muszą być od razu kompletne dla całej oferty, ale muszą istnieć, mieć właściwe typy i walidacje, a ich wypełnienie powinno być egzekwowane przez workflow na etapie „Ready for Sale”.

2) Workflow akceptacji / reguły kompletności i jakości / walidacje

• Brak wymaganego elementu = brak przejścia do kolejnego statusu. Brak „skrótów” poza procesem.
• Przebieg np. Draft → Review → Legal/Regulatory → Ready for Sale → Published.
• Wymagalność pól per status/kanał/język (np. opis EN wymagany dla rynku zagranicznego).
• Detekcja duplikatów (np. nazwa/opis/EAN).
• Wersjonowanie – MVP powinno mieć w PIM wbudowane repozytorium dokumentów (IFU/ulotki, karty katalogowe, certyfikaty zgodności, deklaracje producenta), z wersjonowaniem, śledzeniem dat ważności i macierzą „dokument × kraj”. Workflow musi zatrzymywać publikację, jeśli brakuje obowiązkowego dokumentu dla danego rynku lub dokument wygasł. To minimalny standard, by działać zgodnie z regulacjami i lokalnymi wymaganiami językowymi.

Branża medyczna żyje audytami. Już w MVP warto mieć pełny audit trail (kto, co, kiedy zmienił), reguły walidacyjne (EAN, zakresy liczbowe, minimalna rozdzielczość zdjęć, kompletność per kanał/język) oraz statusy, które realnie blokują przejście dalej w przypadku, gdy brakuje krytycznych atrybutów lub dokumentów. To nie tylko jakość, ale i dowód dochowania należytej staranności podczas kontroli.

3) Procesy importu-eksportu, mappingu (etapami)

• Zamiast jednego wielkiego importu lepiej zaplanować 3–4 iteracje po 5–10% oferty. Każda iteracja kończy się retro: poprawki mapowań, deduplikacja, doprecyzowanie słowników, uszczelnienie walidacji.
• Oprogramowanie PIM powinno pozwalać zdefiniować dla każdego kanału (ERP, sklep e-commerce, marketplace, dystrybutor) własne kryteria kompletności oraz transformacje danych przed publikacją (np. opisy skrócone, wytyczne zdjęć).

Dowiedz się, dlaczego producent ZARYS International Group zdecydował się na wdrożenie PIM.

MVP B2B (Shopware): zakres, który dowozi sprzedaż bez czekania

Cel: zalogowany klient biznesowy widzi swoje warunki i może samodzielnie złożyć zamówienie.

MVP w B2B to przede wszystkim:

1) Logowanie klienta z jego cennikiem i asortymentem. Dzięki regułom widoczności towar może być widoczny tylko dla wybranych segmentów.

2) Mechanizm łączenia treści produktowych (PIM) z danymi transakcyjnymi (SAP) w chwili wyświetlenia.

• Prezentacja danych z PIM: zdjęcia, opisy, jednostki i przeliczniki, EAN na każdą jednostkę, dokumenty PDF (ulotki/IFU/certyfikaty zgodności).
• Ceny, kontrakty, limity kredytowe, wiarygodne stany ATP, terminy dostaw, ewentualne przydziały w sytuacjach ograniczonej podaży – to logika ERP; platformy B2B tylko prezentują te informacje per zalogowane konto.

3) Składanie zamówienia (koszyk i checkout).

4) Wyszukiwarka.

5) Konto z historią zamówień i płatności.

W medycznym świecie MVP powinno dodatkowo zawierać szybkie zamawianie (wklejenie listy SKU/GTIN lub import CSV), listy stałych zakupów, podstawowe role i akceptacje (kupujący → akceptujący), jasne komunikaty o jednostkach i zaokrągleniach opakowań oraz ostrzeżenia/zgody przy wyrobach sterylnych.

Pełny moduł substytutów i łańcucha dostaw to zwykle późniejsza fala, ale w MVP warto dodać prosty atrybut „zalecany zamiennik” oraz komunikaty o ograniczonej dostępności. Daje to zespołom sprzedaży i klientom możliwość szybkiej reakcji bez telefonicznego gaszenia pożarów.

Co mierzyć, by wiedzieć, że MVP działa?

Oto kluczowe wskaźniki, które warto śledzić:

• Ile trwa przejście od startu do statusu „Ready for Sale” lub do publikacji w kanale sprzedaży B2B?
• Jaki jest procent SKU spełniających reguły kompletności w podziale na kanał, język i rodzinę produktów?
• Ile kart jest odrzucanych na integracji (z rozbiciem na przyczynę regulacyjną vs. techniczną)?
• Ile duplikatów powstaje w skali miesiąca i jak często trzeba wprowadzać poprawki?
• Jaki jest odsetek zamówień poprawianych np. z powodu jednostek?
• Czy wzrasta konwersja na platformie B2B (z uwagi na widoczność cen/stanów, skuteczność wyszukiwarki, skrócenie ścieżki koszyka)?
• Jak wiele zgłoszeń „inna cena/stany” pojawia się wśród klientów?

Chcesz, żeby to zadziałało u Ciebie?

„Z naszej perspektywy wdrożenie PIM i B2B to raczej kwestie miesięcy niż lat. Lepiej szybciej wypuścić wersję bazową i iteracyjnie rozwijać.” — Maciej Pałubicki, CEO, Tandemite

Podejście „wszystko naraz” w projektach B2B w sektorze medycznym zwykle załamuje się pod ciężarem regulacji, skomplikowanych danych i obciążenia zespołów. Z kolei MVP umożliwia osiągnięcie pierwszych przychodów i oszczędności operacyjnych, przy zachowaniu wszystkich wymogów jakości (walidacje, kompletność, akceptacje) oraz wyraźnego planu rozwoju w kolejnych falach. Najpierw uruchamiasz część katalogu, obsługujesz kontrakty i limity, sprawdzasz, co działa, a następnie iteracyjnie rozbudowujesz funkcje. To najkrótsza ścieżka do wartości i jednocześnie niezawodna baza – czyli dokładnie taki kompromis szybkości i bezpieczeństwa, jaki potrzebują producenci i dystrybutorzy wyrobów medycznych. PIM i e-commerce B2B startują sprawnie, a późniejsze dodawanie języków, rynków i funkcji nie powoduje komplikacji.

Jeśli zmagasz się z tysiącami SKU, wieloma jednostkami sprzedaży, dokumentami w kilku językach, kontraktami cenowymi, a twój zespół korzysta z arkuszy Excel i rozbudowanego ERP-a – to scenariusz, w którym MVP daje przewagę. Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się – wspólnie uruchomimy kluczowe elementy szybko. A kiedy fundamenty zadziałają, rozwój będzie bezpieczny i uporządkowany. Unikamy chaosu dzięki wspólnemu celowi, jasnym rolom, szybkim decyzjom i konsekwentnemu stawianiu klienta w centrum.

Sprawdź, jak pracuje się w tandemie!