Jak przygotować dane produktowe do PIM? Sprawdź naszą checklistę
Wdrożenie PIM to nie tylko instalacja oprogramowania – to dłuższy proces. Zaczyna się dużo wcześniej, od przygotowania danych produktowych, które początkowo nie są gotowe do pracy w PIM. Jak to zrobić? Dziś pokażemy Ci, jak je odpowiednio uporządkować, zanim trafią do systemu zarządzania informacją produktową.
Dobre przygotowanie danych to podstawa skutecznego wdrożenia PIM. Im więcej uwagi poświęcisz na ten etap, tym mniej problemów pojawi się w trakcie migracji i szybciej zaczniesz czerpać korzyści. Zapewnisz wysoką jakość informacji i ich zgodność ze strukturą PIM oraz zyskasz sprawnie działający system.
W tym artykule:
- Wyjaśniamy, jak krok po kroku przygotować dane produktowe do PIM, aby import przebiegał prawidłowo;
- Przedstawiamy konkretne przykłady, które pomogą Ci lepiej zrozumieć ten proces i odnieść go do specyfiki swojego biznesu.
Niezależnie od tego, w jaki sposób obecnie przechowujesz dane (czy są one w Excelu, czy w systemie ERP, czy rozsiane po różnych dokumentach) – po przeczytaniu tego poradnika będziesz gotowy na PIM!
Dlaczego warto zadbać o dane przed migracją do PIM?
Wiele firm chce jak najszybciej wdrożyć PIM, ale… czy Twoje dane są na to gotowe?
Wdrożenie PIM bez odpowiedniego przygotowania danych to częsty błąd. Zanim przejdziemy do konkretów, zobacz, dlaczego warto poświęcić czas na uporządkowanie informacji:
- Chaos w danych = bałagan przy dodawaniu nowych produktów i kanałów sprzedaży. PIM działa najlepiej, gdy informacje są dobrze zorganizowane.
- Unikniesz błędów w ofertach, które mogą kosztować Cię utratę klientów i przychodów.
- Automatyczne procesy w PIM oznaczają mniej ręcznej pracy i większą efektywność.
- Spójne i kompletne dane ułatwiają klientom podjęcie decyzji o zakupie.
Nie możesz się zdecydować między Pimcore a Akeneo? My już to przeanalizowaliśmy! Zobacz nasze porównanie i wybierz najlepszy system PIM dla siebie.
Teraz czas na konkrety. Przejdźmy do kluczowych etapów i działań, które należy podjąć.
Jak poprawnie przygotować informacje produktowe do importu do PIM – Przewodnik krok po kroku
Krok 1: Analiza źródeł i ekstrakcja danych produktowych
Przed wdrożeniem PIM musisz mieć pełny obraz swoich danych. Pierwszym krokiem jest zebranie danych produktowych ze wszystkich dostępnych źródeł.
Wymagane działania:
↳ Przeanalizuj, skąd czerpiesz dane o produktach – od arkuszy kalkulacyjnych, przez PDF-y i starsze bazy, po systemy ERP i CMS. Wszystkie źródła danych się liczą!
↳ Zidentyfikuj, jakie typy danych posiadasz – kody SKU, nazwy, opisy, zdjęcia, parametry techniczne itp.
↳ Przeprowadź audyt danych – czy są kompletne? Czy nie ma błędów, duplikatów lub brakujących informacji?
↳ Stwórz uporządkowaną bazę danych – to będzie Twój punkt wyjścia do dalszych działań!
Tutaj znajdziesz najczęstsze źródła danych o produktach.
Przykład:
Każdy dział w firmie zarządza danymi na własny sposób – marketing przechowuje opisy produktów w arkuszu kalkulacyjnym, sprzedaż sugerowane ceny detaliczne w swojej wewnętrznej bazie, a dział techniczny specyfikacje w systemie ERP. Niestety, każda z tych baz danych istnieje niezależnie, a brak synchronizacji między narzędziami prowadzi do nieścisłości. Co gorsza, systemy i zespoły używają różnych formatów i struktur, co utrudnia ich automatyczne scalanie. Bez wspólnego punktu odniesienia (zunifikowanego parametru) konieczna jest dodatkowa obróbka lub ręczna interwencja, aby poprawnie połączyć te informacje.
Analiza wszystkich posiadanych źródeł i typów danych pozwala wykryć te rozbieżności na czas.
Krok 2: Mapowanie i modelowanie danych
Na tym etapie surowe dane są przekształcane i dostosowywane do struktury i wymagań systemu PIM.
Wymagane działania:
↳ Powiąż aktualne pola danych z odpowiadającymi im polami w PIM (na przykład: kolumna „Nazwa produktu” w arkuszu kalkulacyjnym → pole „Tytuł produktu” w PIM).
↳ Opracuj model danych obejmujący hierarchie produktowe, atrybuty, warianty, kategorie, relacje pomiędzy produktami (np. produkty alternatywne/powiązane, zestawy). Struktura powinna być zgodna z tym, jak firma chce prezentować swoje produkty w różnych kanałach sprzedaży.
↳ Określ, które informacje są obowiązkowe do wprowadzenia.
Przykłady:
W Twoim arkuszu kalkulacyjnym kolumna „Wymiary” zawiera wartości zapisane w formacie „20x30x15 cm” w jednej komórce. W celu optymalizacji danych w PIM należy rozbić te informacje na osobne atrybuty: „Wysokość” = 20 cm, „Szerokość” = 30 cm, „Głębokość” = 15 cm.
Obecna kolumna „Cechy” zawiera wiele różnych informacji naraz, np. wymiary i kolor oraz szczegóły dotyczące gwarancji. Aby zapewnić lepszą organizację i efektywne filtrowanie produktów, każda cecha w PIM powinna być oddzielnym atrybutem.
Dobra praktyka:
Aby ułatwić zarządzanie danymi produktowymi, poproś dostawcę PIM o stworzenie diagramów lub schematów przedstawiających przyjęty model danych. Dzięki temu zarówno Twój zespół, jak i inne osoby zaangażowane w projekt lepiej zrozumieją relacje między produktami, ich wariantami i kategoriami.
Krok 3: Czyszczenie i standaryzacja danych
Teraz koncentrujemy się na eliminacji błędów i zapewnieniu spójności informacji.
Wymagane działania:
↳ Odszukaj i usuń powielone rekordy.
↳ Zastosuj jednakowe jednostki miary (np. centymetry vs cale) i formaty dat (np. RRRR-MM-DD) we wszystkich wpisach. Jeśli dostrzegasz różne formaty danych, czas to ujednolicić!
↳ Wpisy wprowadzane ręcznie lub w sposób niespójny zastąp zestawem kodów z wcześniej określonego słownika lub tabeli referencyjnej (np. zamiast używać różnych określeń, takich jak „Dostępny”, „W magazynie” czy „Aktywny”, można przypisać im jednolity, predefiniowany kod „A”. Podobnie produkty wycofane mogą otrzymać kod „D”).
Dzięki temu nie tylko dane będą jednolite i łatwiejsze w zarządzaniu, ale także unikniesz problemów z integracją PIM z innymi systemami i zmniejszysz koszty operacyjne, ponieważ nie trzeba tworzyć translatorów, które przekształcałyby różne wpisy na ustandaryzowane formy.
↳ Popraw literówki, błędy ortograficzne, brakujące wpisy i niespójne nazwy. Zadbaj o jednolite nazewnictwo produktów i terminologię.
Przykład:
W danych produktowych rozmiar ubrania może być zapisany jako „XL” lub „Extra Large”. Jeśli system traktuje je jako różne wartości, może to utrudnić filtrowanie produktów w sklepie. Najlepszym rozwiązaniem jest użycie jednego standardowego zapisu – np. „XL” we wszystkich rekordach.
Krok 4: Wzbogacanie danych produktowych
„Czyste dane” to dopiero początek. PIM pozwala nie tylko przechowywać dane, ale także ulepszać je, aby zwiększyć atrakcyjność produktów w oczach kupujących.
Teraz przekształcamy je w informacje, które pomagają klientom podjąć decyzję o zakupie.
Wymagane działania:
↳ Zadbaj o kompletne dane, w tym rozbudowane opisy, wysokiej jakości zdjęcia, słowa kluczowe zoptymalizowane pod kątem SEO oraz szczegółowe specyfikacje techniczne.
↳ Powiąż zdjęcia, filmy i instrukcje obsługi z odpowiednimi produktami. Sprawdź, czy każdy SKU ma komplet przypisanych materiałów.
↳ Przygotuj tłumaczenia dla rynków zagranicznych. Dostosuj waluty, miary i regulacje prawne do specyfiki regionu.
↳ Upewnij się, że informacje są zgodne z wymaganiami marketplace’ów, e-sklepów i katalogów drukowanych, aby produkty były prezentowane w najlepszy możliwy sposób.
Przykład:
W arkuszu kalkulacyjnym produkt może być opisany krótko jako „Laptop XYZ – ekran 15,6 cala”. Po wzbogaceniu w PIM, opis produktu jest bardziej rozbudowany: „Laptop XYZ zapewnia 15,6-calowy wyświetlacz Full HD, wydajny procesor Intel Core i7, 16 GB RAM oraz pojemny dysk SSD 512 GB, dzięki czemu użytkownik może liczyć na płynność działania i niezawodność w każdej sytuacji – zarówno do zaawansowanych zadań, jak i codziennego użytkowania.”
Krok 5: Weryfikacja i poprawa danych produktowych
Przed wprowadzeniem danych do PIM, należy sprawdzić ich jakość.
Wymagane działania:
↳ Uruchom testy walidacyjne, aby zweryfikować dane wejściowe pod kątem kompletności, poprawności formatów i obecności wszystkich wymaganych pól.
↳ Upewnij się, że każdy produkt z katalogu posiada unikalny identyfikator ID, aby zapewnić poprawne mapowanie atrybutów w systemie (pomogą Ci w tym określone reguły lub algorytmy).
↳ Poproś o końcową weryfikację osoby z różnych działów (dział marketingu, dział rozwoju produktu, dział ds. zgodności). Automatyczne systemy do oceny poprawności mogą nie wykryć błędów kontekstowych (np. błędnie opisane kolory – produkt posiadający w tytule słowo „czerwony”, choć faktycznie jest niebieski).
↳ Popraw wszystkie znalezione błędy przed zaimportowaniem danych.
Przykłady:
Braki w danych (np. informacja o wadze lub okresie gwarancji) w przypadku 10% produktów mogą obniżyć sprzedaż. PIM pomaga wykrywać te luki i zapobiega publikacji błędnych ofert.
Dzięki jednolitym identyfikatorom, SKU „12345” zawsze odnosi się do tego samego produktu w ERP i PIM, eliminując błędy.
Krok 6: Migracja danych do PIM
Dane są gotowe – oczyszczone, wzbogacone i sprawdzone. Co teraz? Czas na ich migrację do PIM!
Ale czy trzeba zrobić to na raz? Absolutnie nie! Przenoszenie danych etapami zapewnia większą kontrolę i minimalizuje ryzyko błędów – więcej na ten temat poniżej:
Krok 6A: Testowanie (próbna migracja)
Aby uniknąć problemów przy pełnym wdrożeniu, najpierw przeprowadzamy test na małej skali.
Wymagane działania:
↳ Przeprowadź import niewielkiej próbki danych (ok. 5% katalogu), aby sprawdzić ich poprawność i spójność.
Nie popełnij tego błędu! Testowa partia powinna uwzględniać wszystkie warianty produktów i typy danych, w tym te najbardziej skomplikowane. Wiele firm sprawdza tylko proste przypadki, np. dobrze ustrukturyzowane dane z początku arkusza, gdzie wszystko wygląda idealnie. Prawdziwe wyzwanie to jednak produkty z dużą liczbą wariantów – pominięcie ich w testach może prowadzić do błędów przy pełnej migracji.
↳ Oceń, czy informacje wyświetlają się prawidłowo w różnych kanałach sprzedaży (np. sklepie internetowym, marketplace).
↳ Zbierz opinie od różnych członków zespołu, popraw ewentualne błędy i sprawdź, czy wszystkie elementy, takie jak atrybuty i multimedia, zostały poprawnie zaimportowane.
Przykład:
Załóżmy, że Twoja firma sprzedaje elektronikę, ubrania i meble. Nie wystarczy przetestować tylko standardowe T-shirty. Warto także uwzględnić bardziej złożone produkty, np.:
- Smartfon z różnymi wariantami pamięci i kolorami obudowy.
- Sofa z dodatkowymi akcesoriami do wyboru.
- Laptop w zestawie z monitorem, ładowarką i przedłużoną gwarancją.
Każdy znaleziony błąd jest poprawiany – albo bezpośrednio w PIM, albo w plikach źródłowych. W razie potrzeby ponownie importujemy dane, aby mieć pewność, że pełne wdrożenie przebiegnie bez problemów.
Krok 6B: Pełna migracja danych i uruchomienie systemu PIM
Po udanych testach rozpoczynamy finalną migrację.
Wymagane działania:
↳ Zaimportuj cały katalog produktów do systemu PIM (pliki CSV, API, konektory).
↳ Przeprowadź końcowe testy poprawności danych.
↳ Włącz integracje z kluczowymi systemami, takimi jak platforma e-commerce, ERP czy marketplace’y.
↳ „Go-live” – System PIM jest uruchomiony i gotowy do użytku.
Przykład:
Dzięki PIM po migracji produkty mają te same opisy i zdjęcia w każdym kanale sprzedaży – wszystko odbywa się automatycznie.
Krok 7: Stała kontrola i aktualizacja danych
Proces zarządzania danymi trwa także po migracji – wymaga regularnej kontroli i optymalizacji.
Wymagane działania:
↳ Zadbaj o regularne kontrole jakości. Ustal procedury dodawania nowego asortymentu, akceptacji i aktualizowania produktów.
↳ Stwórz raporty i dashboardy do analizy wskaźników jakości, takich jak kompletność danych i poziom błędów.
↳ Określ role i uprawnienia dla użytkowników zarządzających danymi produktowymi (kto ma prawo do edycji, tworzenia i zatwierdzania danych).
↳ Wprowadź automatyczne reguły walidacji do wykrywania błędów w czasie rzeczywistym, aby szybko reagować na nieprawidłowości.
Przykład:
Po aktualizacji opisu przez menedżera marketingu, system przekazuje go do działu ds. rozwoju produktu, aby uprawniona osoba sprawdziła i zatwierdziła zmiany przed dystrybucją do firmowych kanałów sprzedaży.
W praktyce
Problemy z kategoriami: W arkuszu kalkulacyjnym część produktów jest oznaczona jako „Odzież męska”, a część jako „Moda męska”. W PIM korygujemy te różnice, wybierając jednolitą kategorię – „Odzież męska”.
Brakujące zdjęcia: Jeśli część produktów nie ma grafik, PIM wykrywa te braki i inicjuje proces ich uzupełnienia przez zespół marketingu.
Nieustrukturyzowane atrybuty produktu: Arkusz kalkulacyjny zawiera kolumnę „Charakterystyka”, gdzie wszystkie informacje, np. „Wodoodporny, Bluetooth 5.0, 20 godzin”, zapisane są w jednej komórce. PIM konwertuje je na czytelne atrybuty:
- Wodoodporny: Prawda
- Łączność: Bluetooth 5.0
- Czas pracy na baterii: 20 godzin.
Powtarzające się kody SKU: Ten sam kod SKU występuje w kilku miejscach z nieco odmiennymi opisami. W PIM scalamy te wpisy, aby stworzyć jedną, poprawną wersję.
Podsumowanie
System PIM jest tak dobry, jak dane, które do niego wprowadzisz.
Przygotowanie informacji produktowych do migracji może być skomplikowane, szczególnie jeśli dane są rozproszone i niespójne. Jednak dzięki systematycznemu podejściu – analiza, mapowanie, czyszczenie, wzbogacanie, walidacja, migracja i kontrola jakości – dane nie tylko zostaną przeniesione, ale także zoptymalizowane pod kątem przyszłego rozwoju firmy.
Potrzebujesz szczegółowej listy kontrolnej dopasowanej do Twojego biznesu? A może chcesz dowiedzieć się więcej o konkretnym etapie? Skontaktuj się z nami!
Wierzymy, że najlepsze rezultaty osiąga się przez współpracę. W Tandemite Twój projekt wspiera zespół specjalistów, dbających o precyzyjne dane produktowe zgodne z Twoim modelem danych. Ponieważ każdy klient ma inne wymagania, nasze wsparcie dopasowujemy do Twojej sytuacji. Po wdrożeniu PIM nadal zapewniamy Ci pomoc i narzędzia, aby system działał niezawodnie.
