Automatyzacja w Akeneo: przewaga nad ręcznym zarządzaniem danymi produktowymi

A czas to przecież pieniądz – i to właśnie on jest tutaj największą stratą. Dwie tygodnie na zebranie danych produktowych i kolejne dni na ich wzbogacanie – tyle średnio zajmuje firmom przygotowanie się do premiery produktu. Tego rodzaju opóźnienia mogą mieć realny wpływ na efektywność działań. Jeśli ten problem dotyczy także Ciebie, czas sprawdzić, czy manualne procesy nie spowalniają wzrostu Twojego biznesu.

Wyobraź sobie, że możesz znacząco skrócić czas wprowadzenia produktu na rynek, eliminując konieczność korzystania z arkuszy kalkulacyjnych i ręcznego przetwarzania danych. Technologia PIM – na przykład Akeneo PIM – umożliwia automatyzację i uporządkowanie procesów, a także prowadzi do mniejszej liczby błędów i większej efektywności dzięki walidacjom oraz integracjom. 

To jednak nie oznacza wykluczenia ludzi z procesu. Aby osiągnąć zauważalne efekty, potrzebne są: jasne przypisanie odpowiedzialności, przemyślany model danych i taksonomia, sprecyzowane role oraz zorganizowane procesy współpracy między działami. PIM przekłada te ustalenia na konkretne działania, pozwala na ich audyt na dużą skalę i wspiera się ludzkim osądem, by zachować jakość i zgodność ze strategią.

Ten artykuł zawiera:

• Porównanie procesów manualnych i automatycznych.
• Analizę wyzwań i wąskich gardeł związanych z ręcznym wykonywaniem operacji.
• Opis korzyści płynących z automatyzacji PIM – szybkości i precyzji działania.
• Wskazanie obszarów, w których niezbędna pozostaje wiedza specjalistów.
• Refleksję nad koniecznością zachowania równowagi między automatyzacją a ludzką oceną.

Tradycyjne vs. zautomatyzowane metody zarządzania informacjami o produktach

„Zarządzanie informacją produktową” oznacza wszystkie działania związane ze zbieraniem, wzbogacaniem, i przekazywaniem danych o produktach. Chodzi tu o informacje takie jak nazwy, opisy, specyfikacje, zdjęcia czy certyfikaty – dla każdego artykułu w ofercie firmy.

W przypadku ręcznych procesów, odpowiedzialność za dane produktowe spoczywa na pracownikach korzystających z podstawowych narzędzi, takich jak arkusze kalkulacyjne czy e-maile. Powoduje to nieefektywność operacyjną: rozproszenie procesów, wielokrotne wprowadzanie tych samych danych i wolną wymianę informacji. Choć rozwiązanie to może być wystarczające przy niewielkiej skali działalności, traci sens w przypadku rosnącej liczby produktów i kanałów dystrybucji.

W ręcznym procesie aktualizacja opisu produktu wymaga wielu kroków – od modyfikacji arkusza, przez kontakt z zespołem webowym, po oddzielną komunikację z zespołem katalogowym.

Automatyzacja, możliwa dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu PIM, usprawnia ten proces poprzez centralne zarządzanie danymi i ich aktualizowanie we wszystkich używanych systemach.

Na przykład, w przypadku aktualizacji atrybutów lub dodania nowego zdjęcia produktu w PIM, wszystkie powiązane kanały – takie jak witryna internetowa, sklep e-commerce czy platformy typu marketplace – automatycznie otrzymają te zmiany. Ręczne ponowne wprowadzanie parametrów nie jest wymagane.

Automatyzacja w PIM to także zastosowanie gotowych reguł i przepływów pracy do sprawdzania danych (wykrywanie błędów i braków), przypisywania oraz ujednolicania atrybutów względem kanału i przeprowadzania zbiorczych edycji (na przykład dodania „Wyprzedaż świąteczna” do setek nazw produktów jednocześnie). Rozbudowane platformy PIM wspierają szablony syndykacji dedykowane konkretnym kanałom (takim jak Allegro czy Google), aktualizacje różnicowe lub zgodne z harmonogramem oraz mechanizmy monitorujące – w tym kolejki błędów, ponowne próby i systemy alertów – zapewniające skuteczne i niemal natychmiastowe wdrażanie zmian. Coraz częściej zadania takie jak tłumaczenie opisów czy sugerowanie tagów wspiera sztuczna inteligencja, a funkcje zarządzania jakością danych (zatwierdzanie, wersjonowanie, historia zmian) dbają o ich spójność podczas całego procesu integracji.

Dlaczego ręczne procesy danych spowalniają organizację

W dzisiejszym, dynamicznym świecie biznesu, ręczne aktualizowanie danych nie zapewnia wystarczającej elastyczności. Firmy, które nadal polegają na manualnym zbieraniu danych, często tracą tygodnie na sam proces przygotowania informacji dla jednej premiery produktowej. Takie opóźnienia odbijają się bezpośrednio na wynikach sprzedaży, zwłaszcza tam, gdzie liczy się szybka reakcja – w przypadku trendów lub produktów sezonowych. Każdy dzień zwłoki to krok w tył względem konkurencji i utracone przychody.

⛔ Dane niespójne i obarczone ryzykiem błędów: Każdy popełnia błędy – wystarczy chwila nieuwagi, zmęczenie lub praca pod presją, by w arkuszu kalkulacyjnym znalazła się literówka, pominięto aktualizację lub błędnie przeklejono dane. Takie niepozorne uchybienia mogą trafić na stronę internetową lub do katalogu produktowego, wprowadzając w błąd klientów, obniżając sprzedaż i zwiększając liczbę zwrotów.

Źródłem problemu są zazwyczaj manualne, niespójne procesy – brak centralizacji, wiele nieskoordynowanych plików oraz komunikacja prowadzona poza systemem, np. w mailach.

⛔ Chaos informacyjny i brak jasno zdefiniowanych procesów: Nawet najlepsze narzędzia nie pomogą, jeśli nie określisz dokładnie, jak dane mają się poruszać w organizacji. Bez całościowego workflow informacje gubią się pomiędzy zespołami, brakuje jasności co do terminów i odpowiedzialności. Zatwierdzenia są pomijane, wersje wchodzą ze sobą w konflikt, a harmonogram wdrożenia ulega opóźnieniu.

⛔ Wyzwania skalowalności: ​​To, co działało przy 50 produktach i jednym kanale sprzedaży, przestaje być skuteczne, gdy firma rozszerza ofertę na setki lub tysiące SKU. Wyzwania stają się poważniejsze. Cyfrowe platformy, aplikacje mobilne, marketplace’y takie jak Amazon i międzynarodowe sieci dystrybucji – każdy kanał wymaga danych w innych formatach i językach. Praca rośnie lawinowo. Bez automatyzacji firmy szybko tracą kontrolę nad tym procesem. Wiele z nich wtedy dopiero zdaje sobie sprawę, że bez nowoczesnego podejścia do zarządzania danymi produktowymi nie da się efektywnie rosnąć.

Warto przyjrzeć się bliżej firmom, które każdego dnia korzystają z PIM Akeneo.

⛔ Wypalenie zespołu: Jeśli doświadczeni pracownicy spędzają czas na żmudnym wyszukiwaniu danych produktowych i ręcznym przetwarzaniu plików, firma traci ich potencjał.

Brak integracji między aplikacjami powoduje konieczność ręcznego przenoszenia informacji. Pracownicy muszą eksportować dane, dopasowywać atrybuty do wymagań kolejnych narzędzi i ręcznie rozwiązywać problemy z formatowaniem lub błędami importu.

Tego rodzaju obciążenie administracyjne staje się barierą dla wzrostu i znacznie ogranicza możliwości działań strategicznych, w tym ulepszanie treści, optymalizację doświadczeń klientów czy planowanie nowych projektów.

Co zmienia automatyzacja w zarządzaniu informacją produktową?

Gdy przechodzisz na zautomatyzowany system PIM, taki jak Akeneo, zauważysz jedną kluczową zmianę: większą efektywność. Automatyzacja pozwala uporządkować rutynowe czynności, wyeliminować błędy ręczne i utrzymać spójność działania. Dzięki temu cały proces zyskuje na przejrzystości, tempie i skuteczności – a Ty odczuwasz to na każdym etapie.

1️⃣ Scentralizowane zarządzanie danymi produktowymi: W przeciwieństwie do tradycyjnego modelu przechowywania danych w wielu plikach i systemach, PIM oferuje centralne repozytorium informacji. Z Akeneo PIM zyskujesz pełną kontrolę nad jakością danych i ich przepływem, co gwarantuje spójność i niezawodność. Nie ma już miejsca na domysły – każdy wie, że pracuje na właściwych, kompletnych informacjach.

Dobrze wiedzieć: Nawet w przypadku bardzo niestandardowych potrzeb dotyczących danych, systemy PIM można tak dostosować, aby wspierały konkretny model biznesowy. Współczesne platformy, takie jak Akeneo, umożliwiają definiowanie niestandardowych atrybutów, rodzin produktowych, kategorii oraz przepływów pracy. Choć wymaga to nieco pracy przy konfiguracji i projektowaniu danych, w efekcie pozwala sprawnie zarządzać nawet bardzo złożonym katalogiem produktów.

2️⃣ Szybsze wdrażanie zmian i produktów: Gdy wszystkie dane o produktach znajdują się w jednym miejscu, wprowadzanie zmian oraz nowych produktów staje się szybkie i wygodne – bez potrzeby wielodniowych przygotowań.

• Zmiana specyfikacji w 100 produktach? Wystarczy kilka kliknięć, by zrobić to hurtowo.
• Wprowadzasz produkty na nowy rynek? System automatycznie przetłumaczy opisy i zmieni jednostki, np. cale na centymetry, a „blue” na „bleu”.

3️⃣ Jednolita prezentacja dla klienta: Wdrożenie automatyzacji PIM gwarantuje, że każdy kanał sprzedaży – od e-commerce, przez marketplace’y, aż po katalogi drukowane – korzysta z jednolitego źródła danych. Klient otrzymuje zawsze ten sam przekaz: identyczne nazwy produktów, te same zdjęcia i aktualne certyfikaty. Wprowadzenie jakiejkolwiek zmiany w PIM powoduje jej automatyczne uwzględnienie we wszystkich kanałach.

Zaawansowane funkcje kontroli jakości, jak w PIM Akeneo, wychwytują rozbieżności w danych, zanim trafią do klienta. To wszystko buduje wiarygodność marki i zapewnia profesjonalne doświadczenie zakupowe.

4️⃣ Ograniczenie błędów i mniejsze obciążenie związane z zarządzaniem danymi: Pozwalając systemowi wykonywać żmudne zadania, takie jak kopiowanie i synchronizacja danych, unikasz pomyłek typowych dla pracy manualnej.

Możliwości nowoczesnego PIM:

• wdraża procesy zatwierdzania oparte na etapach (Szkic → Wzbogacanie → Przegląd → Akceptacja → Publikacja),
• przypisuje obowiązki zgodnie z rolami użytkowników (dostawcom, specjalistom od danych, tłumaczom, prawnikom),
• sprawdza poprawność i kompletność danych w zależności od kanału lub wersji językowej przed ich publikacją (np. możesz ustawić regułę, aby każdy produkt miał uzupełnione pola wagi i wymiarów, zanim zostanie uznany za „kompletny”),
• umożliwia śledzenie wszystkich zmian dzięki funkcji audytu i wersjonowania, co pozwala na cofnięcie każdej niepożądanej modyfikacji,
• uruchamia automatyzacje (np. automatyczne alerty dla tłumaczy przy pełnych danych; blokowanie publikacji przy brakach w danych krytycznych).

5️⃣ Integracje i dystrybucja danych produktowych: Znaczne oszczędności czasu generuje odpowiednie spięcie PIM z pozostałymi systemami biznesowymi.

• Dane przychodzące: Automatyczne zaciąganie danych z ERP, PLM czy portali dostawców dzięki API, SFTP lub webhookom. Dane są porządkowane i weryfikowane od razu przy imporcie.
• Dane wychodzące: Gotowe konektory oraz iPaaS umożliwiają szybkie i spójne udostępnienie danych produktowych w e-commerce, marketplace’ach, materiałach drukowanych oraz partnerom handlowym.
• Transformacja: Proces eksportu obejmuje automatyczne mapowanie atrybutów, konwersję jednostek oraz dopasowanie taksonomii dla każdego kanału.
• Zarządzanie i bezpieczeństwo: System obsługuje błędy, limity zapytań i powtórzenia, a także wysyła alerty. Zmiany testujesz w środowisku staging, zanim trafią do użytkowników.

Automatyzację w PIM można wprowadzać małymi krokami. Na początku możesz zautomatyzować import danych z ERP, aby nowe produkty same pojawiały się w systemie. Następnie dodać automatyczne przesyłanie danych do kanałów sprzedaży, a potem wzbogacić proces o funkcje AI – takie jak tłumaczenia czy propozycje treści. Każdy taki etap usuwa część ręcznej pracy i przyspiesza cały obieg danych.

Ekspercka wiedza człowieka nadal kluczowa

Automatyzacja nie odbiera ludziom pracy – daje im nowe możliwości. Najlepsze rozwiązania PIM powstają wtedy, gdy technologia działa ramię w ramię z ludzką wiedzą, intuicją i kreatywnością.

Oto przykłady obszarów, w których rola człowieka nadal ma kluczowe znaczenie:

Weryfikacja jakości i znaczenie kontekstu

Automatyczne reguły i sztuczna inteligencja mogą pomóc w sprawdzeniu, czy treści są kompletne, a nawet zasugerować, co warto dodać. Mimo to nie rozumieją one produktu ani klientów tak dobrze, jak człowiek. Dlatego zespół powinien ręcznie sprawdzać informacje o produktach pod kątem poprawności i kontekstu. Przykładowo, algorytm może przetłumaczyć zwrot dosłownie, ale tylko człowiek zauważy, że nie oddaje on właściwego sensu i/lub nie brzmi naturalnie w lokalnym języku.

Sztuka opowiadania historii

Automatyczne generowanie opisów przez AI w Akeneo stanowi istotne wsparcie – na podstawie danych technicznych powstaje wstępna wersja opisu produktu. Jednak skuteczna komunikacja marketingowa wymaga czegoś więcej, by naprawdę dotrzeć do odbiorcy. Dopiero człowiek potrafi opowiedzieć historię, która odda charakter marki, podkreśli właściwe elementy i wywoła emocje. Twoi eksperci wiedzą, jakie potrzeby klientów uwypuklić i jak ująć treść, by była przekonująca. Automatyzacja to pomocne narzędzie, które pozwala zaoszczędzić czas, ale to ludzka narracja buduje prawdziwe zaangażowanie.

Podejmowanie decyzji strategicznych

Zespół menedżerów produktów i specjalistów ds. strategii cyfrowej korzysta z danych – często pochodzących z raportów generowanych przez oprogramowanie PIM – by świadomie kształtować i ulepszać katalog produktowy. Mimo że technologia dostarcza wartościowych danych i rekomendacji, końcowe decyzje należą do ludzi, którzy biorą pod uwagę pełny kontekst biznesowy.

Uwzględnianie wyjątków i niuansów

Nie ważne, jak zaawansowana jest automatyzacja – zawsze wystąpią sytuacje, których nie da się przewidzieć. Przykładem może być ekskluzywny produkt wymagający wyjątkowego opisu lub kanał komunikacji z niestandardowymi wymaganiami. Tego typu wyjątki najlepiej obsłużą zespoły wewnętrzne, które potrafią trafnie ocenić, kiedy warto pójść inną drogą. Automatyzacja jest skuteczna, ale działa tylko według ustalonego planu, natomiast ludzie dostrzegają niuanse.

Zautomatyzuj mądrze: nie zapominaj o roli człowieka

Automatyzując procesy, należy zachować równowagę. Nie może się to odbywać kosztem kontroli jakości czy możliwości szybkiej reakcji. Jak znaleźć złoty środek? Oto rekomendacje:

Najpierw zautomatyzuj ręczne i proste zadania, które ciągle się powtarzają

Przeanalizuj, które zadania w zespole są monotonne, zajmują czas i nie wymagają kreatywnego myślenia. To właśnie one powinny być pierwsze w kolejce do automatyzacji. Na przykład: kopiowanie danych z arkuszy, eksport do platform, zmiana rozmiarów zdjęć lub tworzenie podstawowych opisów produktów. Automatyzacja tych procesów od razu zwiększy wydajność zespołu.

Zadbaj o etapy kontroli przez człowieka

Zadbaj, by w kluczowych momentach procesu człowiek miał ostatnie słowo. Systemy PIM często oferują funkcje umożliwiające np. zatwierdzanie opisów produktów przez menedżera po ich ukończeniu lub przegląd treści tworzonych przez AI przed publikacją przez redaktora.

Ustal konkretne role i sposób działania

Zidentyfikuj, kto (lub jaki system) odpowiada za poszczególne zadania w procesie. Rozdziel, co jest automatyczne, a co wymaga zaangażowania ludzi.

Na przykład:

• Nowe treści są automatycznie tłumaczone przez AI w nocy, a rano zespół ds. ekspansji dokonuje przeglądu.
• Produkty z brakującymi danymi są oznaczane przez PIM, a następnie zespół katalogowy otrzymuje zadanie ich uzupełnienia.

Przejrzysty podział zadań pozwala wszystkim efektywnie działać w nowym procesie.

Zainwestuj w edukację zespołu i przemyślane zarządzanie zmianą

Automatyzacja procesów PIM może być dużym krokiem dla całego zespołu. Dlatego warto zainwestować czas w przeszkolenie pracowników i przygotowanie ich do nowego sposobu pracy. Pokaż, jak działają narzędzia automatyzacji, pozwól na testowanie w bezpiecznym środowisku i buduj zaufanie stopniowo. Podnoszenie kompetencji to nie tylko adaptacja do zmian, ale też szansa na rozwój dla całej organizacji.

Automatyzacja zaczyna się od wysokiej jakości danych

Efektywność procesów automatyzacji w dużej mierze zależy od jakości danych źródłowych. W przypadku przestarzałych, niespójnych lub niekompletnych informacji, automatyzacja nie tylko nie rozwiąże problemów, ale je spotęguje.

Z tego względu kluczowe jest wcześniejsze uporządkowanie danych. Zaleca się standaryzację wszystkich atrybutów produktów, eliminację duplikatów oraz wdrożenie jednoznacznych zasad zarządzania danymi. Narzędzia PIM, takie jak Akeneo, oferują mechanizmy wspierające kontrolę jakości danych. Dopiero na tej podstawie automatyzacja może przynieść wymierne, wiarygodne rezultaty.

Podstawą transformacji cyfrowej są dane produktowe – dlatego systemy PIM to często pierwszy etap zmian. Ich wdrożenie przekłada się na znaczące usprawnienia w organizacji: poprawiają efektywność pracy zespołów oraz jakość obsługi klientów. Zapraszamy do zapoznania się z pełną listą korzyści w naszym wpisie.

Systemy PIM z zaawansowaną automatyzacją pozwalają na szybsze i bardziej precyzyjne zarządzanie danymi niż tradycyjne metody ręczne. Wdrażając nowoczesne rozwiązania PIM już teraz, Twoja organizacja zyskuje solidne podstawy do skalowania działalności, spełniania oczekiwań klientów, zapewnienia zgodności regulacyjnej i utrzymania przewagi konkurencyjnej.

Wdrożenie automatyzacji może jednak stanowić wyzwanie – np. ze względu na koszty, stopień skomplikowania czy brak doświadczenia. Dlatego oferujemy pełne wsparcie – odpowiadamy na pytania i pomagamy w wyborze rozwiązania PIM najlepiej odpowiadającego specyfice działalności oraz celom rozwojowym Twojej firmy.

Skontaktuj się z nami! Wiemy, jak wygląda codzienność w Twojej branży i z czym musisz się mierzyć. Pracowaliśmy z firmami z sektora B2B, produkcji, dystrybucji i e-commerce, pomagając im uporządkować i zautomatyzować przepływ informacji produktowych – z realnymi efektami. Wspólnie wybierzemy najlepsze rozwiązanie PIM, dostosujemy je do Twoich potrzeb i przeszkolimy Twój zespół. Z nami zyskasz partnera, który rozumie, że nowoczesne rozwiązania technologie muszą iść w parze z ludzkim podejściem i osobistym wsparciem.