Jakie dane powinny znaleźć się w PIM, a jakie nie? (Dane “zimne” vs “ciepłe”)

Dowiedz się, jakie dane warto przechowywać w systemie PIM, a które lepiej pozostawić w ERP, WMS, OMS czy CRM. Jeśli zarządzasz dużym katalogiem produktów, właściwy podział informacji pomiędzy systemami może naprawdę ułatwić Ci pracę, ograniczyć liczbę błędów i zaoszczędzić sporo stresu. Przeczytaj artykuł i sprawdź, jak podejść do tego rozsądnie. Przyjemnej lektury!

Dane ciepłe i zimne – co oznaczają w kontekście PIM?

W kontekście architektury PIM określenia „ciepłe” i „zimne” pomagają opisać, jak często informacje się zmieniają i jak szybko ich aktualna wartość musi być dostępna w innych systemach.

Dane zimne zmieniają się stosunkowo rzadko. Należą do nich między innymi opisy produktów, parametry techniczne, wymiary, materiały, kategorie czy instrukcje.

Dane ciepłe są bardziej dynamiczne i ich aktualność może mieć bezpośredni wpływ na proces sprzedaży. Typowymi przykładami są bieżące stany magazynowe, status dostępności, ceny transakcyjne czy statusy zamówień.

Właśnie częstotliwość zmian, sposób wykorzystania informacji oraz system będący ich źródłem pomagają zdecydować, gdzie powinny być przechowywane.

Jakie dane przechowywać w PIM, a jakie w innych systemach?

Każdy system w architekturze przedsiębiorstwa powinien mieć jasno określoną odpowiedzialność za konkretny typ informacji. PIM najczęściej pełni rolę centralnego źródła danych opisujących produkt, podczas gdy informacje operacyjne pozostają w systemach przeznaczonych do ich bieżącej obsługi.

Najważniejsze jest więc wskazanie systemu źródłowego dla każdego rodzaju danych i zaprojektowanie sposobu ich wymiany pomiędzy PIM a pozostałymi elementami architektury.

Czy system PIM jest odpowiedni do przechowywania danych zimnych i ciepłych?

Zanim zdecydujesz się na wdrożenie PIM (Product Information Management), warto dokładnie przeanalizować potrzeby Twojej firmy w zakresie danych – dane dzielą się na ciepłe i zimne, ale tylko jedne z nich możesz umieścić w PIM. Właściwe rozlokowanie danych w odpowiednich systemach pomoże uniknąć niepotrzebnych problemów i pozwoli maksymalnie wykorzystać zakupione technologie.

PIM to narzędzie umożliwiające zarządzanie i centralizację danych o produktach, które przez dłuższy czas nie ulegają zmianie. Z tego powodu doskonale nadaje się do przechowywania danych “zimnych”, które nie muszą być aktualizowane co kilka minut, ale są ważne dla klientów podczas decyzji zakupowych. 

Aktualizacje w PIM często odbywają się raz lub dwa razy na dobę, co sprawdza się w przypadku statycznych danych, ale jest już niewystarczające dla szybko zmieniających się danych, np. dotyczących stanów magazynowych.

Nie należy korzystać z systemu zarządzania informacją produktową do przechowywania danych “ciepłych”, ponieważ te systemy nie oferują odpowiedniej wydajności ani dostępności w porównaniu do platform zaprojektowanych do pracy z danymi na żywo.

Dane ciepłe w PIM: dlaczego to zły pomysł?

Przechowywanie danych ciepłych w narzędziach PIM może wpłynąć na pogorszenie działania systemu i stwarzać problemy przy wzroście ilości danych. Dlaczego? Oto odpowiedź:

1. Nieaktualne dane w wyniku opóźnionych aktualizacji

Systemy PIM często aktualizują dane według zaplanowanego harmonogramu. Oznacza to, że informacje takie jak stany magazynowe w PIM mogą nie być aktualne, gdy klienci odwiedzają Twoją stronę. Może się zdarzyć, że produkt, który według PIM jest dostępny, już się wyprzedał. Takie sytuacje prowadzą do frustracji klientów oraz strat w sprzedaży.

Ważna informacja! Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz WMS (Warehouse Management Systems) lepiej radzą sobie z obsługą danych w czasie rzeczywistym, oferując szybkie aktualizacje danych.

2. Negatywny wpływ na wydajność systemu

Gromadzenie zbyt dużej ilości danych ciepłych w PIM może spowalniać jego działanie i utrudniać zarządzanie danymi, które rzadziej są aktualizowane. PIM daje najlepsze efekty, gdy jest stosowany zgodnie z przeznaczeniem – do porządkowania i wzbogacania informacji o produktach, które pozostają stabilne przez dłuższy czas.

Jakie informacje można przechowywać w PIM?

Aby w pełni wykorzystać możliwości PIM, skup się na przechowywaniu zimnych danych. Co tam trzymać? Oto kilka przykładów:

• Opisy produktów: Marketingowy tekst, który opisuje produkt i jego zalety. Raz napisany, rzadko się zmienia. Idealny do przechowywania w PIM.
• Specyfikacje techniczne: Szczegółowe informacje o produkcie, takie jak materiał, z jakiego wykonano koszulę, czy źródła zasilania w przypadku urządzeń elektrycznych. Zazwyczaj te dane są niezmienne.
• Zdjęcia & filmy: Zdjęcia produktowe, filmy demonstracyjne, poradniki – świetnie nadają się do PIM.
• Kategoryzacja produktów: Możesz wykorzystać PIM, aby przypisać kategorie i atrybuty do każdego artykułu, takie jak kolor czy marka.
• Instrukcje obsługi: Dokumenty, takie jak instrukcje użytkowania, możesz przechowywać w PIM i zaktualizować je dopiero wtedy, gdy będzie taka potrzeba.

Chcesz dowiedzieć się więcej o oprogramowaniu PIM i jak wdrożyć je w swojej firmie? Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji. Możesz także skontaktować się z nami mailowo lub zaplanować konsultację z naszym ekspertem. Odpowiemy na wszystkie pytania.

Jakie dane nie powinny znaleźć się w Twoim systemie PIM?

Dane operacyjne wymagające częstych aktualizacji powinny mieć źródło w systemach zaprojektowanych do obsługi konkretnych procesów biznesowych. Najczęściej należą do nich:

• Stany magazynowe: Stany magazynowe zmieniają się bardzo często. PIM nie jest w stanie na bieżąco aktualizować tych danych, dlatego lepiej, aby były obsługiwane w ERP lub WMS.
• Aktualne ceny: Promocje i rabaty wymagają bieżącej aktualizacji, co nie jest możliwe w PIM. Zajmują się tym inne systemy.
• Statusy zamówień: PIM nie jest odpowiednim narzędziem do zarządzania informacjami dotyczącymi zamówień, płatności i dostawy – to zadanie dla ERP lub OMS (Order Management System).
• Dane osobowe klientów: Wrażliwe dane, takie jak numery telefonów czy adresy e-mail, nie powinny być przechowywane w PIM. Do tego celu wykorzystaj systemy CRM (Customer Relationship Management), które oferują większe bezpieczeństwo.

Ceny i poziom dostępności produktów to ważne dane potrzebne do sprawnego podejmowania decyzji, zarówno wewnątrz organizacji (operacje), jak i w kontaktach z klientami.

Chwila moment. Czy do PIM można dodać informacje o cenach?

To ważne pytanie! Zasadniczo, nie powinno się przechowywać w PIM dynamicznych danych jak ceny, jednak jest wyjątek: sugerowane ceny detaliczne (SRP) oraz ceny bazowe, które rzadko się zmieniają. 

Jeśli cena jest stabilna, możesz ją umieścić w PIM na potrzeby wewnętrzne lub do obliczania innych cen w systemie e-commerce. Jednak w momencie, gdy cena zaczyna częściej ulegać zmianom, np. podczas Black Friday, powinna już być przechowywana poza systemem PIM.

Jak ustalić, który system powinien być źródłem danych?

Przy projektowaniu architektury warto dla każdego rodzaju informacji wskazać system źródłowy (system of record), czyli miejsce odpowiedzialne za utrzymywanie jej aktualnej i wiarygodnej wersji.

Przykładowo:

• PIM może być źródłem opisów, atrybutów i specyfikacji,
• ERP źródłem cen bazowych i danych operacyjnych,
• WMS źródłem stanów magazynowych,
• OMS źródłem informacji o realizacji zamówień,
• CRM źródłem danych dotyczących klientów.

Pozostałe systemy mogą korzystać z tych informacji poprzez odpowiednio zaprojektowane integracje. Taki podział ogranicza ryzyko powstawania kilku różnych wersji tej samej informacji i jasno określa odpowiedzialność za jej aktualizację.

Wniosek z wdrożeń Tandemite

Nasze wdrożenie dla firmy ZARYS dobrze pokazuje znaczenie właściwego podziału odpowiedzialności za dane. Architektura połączyła SAP ERP, Pimcore PIM i Shopware, dzięki czemu poszczególne systemy mogły realizować określone zadania w ramach jednego ekosystemu.

„Już na początku projektu ustalamy, który system będzie źródłem konkretnego rodzaju informacji. Dzięki temu zespół wie, gdzie aktualizować dane, integracje mają jasno określony kierunek, a kolejne kanały mogą korzystać z tych samych wiarygodnych źródeł. Przy rozbudowanych katalogach taki podział bardzo ułatwia późniejszy rozwój całej architektury.” - Maciej Pałubicki, CEO, Tandemite

Podsumowanie: Jakie dane powinny znaleźć się w PIM?

PIM najlepiej wykorzystasz wtedy, gdy jasno określisz, za jakie informacje ma odpowiadać w architekturze Twojej organizacji. Opisy produktów, atrybuty, specyfikacje, kategorie i inne stosunkowo stabilne informacje produktowe dobrze wpisują się w rolę systemu PIM.

Dane operacyjne, takie jak bieżące stany magazynowe, statusy zamówień czy dynamiczne ceny, powinny mieć swoje źródło w systemach przeznaczonych do obsługi tych procesów. ERP, WMS, OMS, CRM i PIM mogą następnie wymieniać informacje poprzez odpowiednio zaprojektowane integracje.

Jeżeli planujesz wdrożenie Pimcore, Akeneo lub innego systemu PIM, zacznij od określenia źródeł danych i odpowiedzialności poszczególnych systemów. Teraz, gdy poznałeś różnice między danymi ciepłymi i zimnymi, co powinno być Twoim kolejnym krokiem? Masz więcej pytań dotyczących technologii PIM? Zadzwoń do nas lub napisz – jesteśmy tu, by Ci pomóc.