Kiedy firmy wdrażają system PIM (Product Information Management)

Z tego artykułu dowiesz się:

• kiedy firmy najczęściej wdrażają system PIM,
• jakie problemy wskazują na potrzebę centralizacji danych produktowych,
• kiedy Excel, ERP lub e-commerce przestają wystarczać,
• jakie korzyści przynosi wdrożenie PIM,
• od czego rozpocząć przygotowania do projektu.

Po czym poznać, że firma jest gotowa na wdrożenie PIM?

Coraz więcej organizacji wdraża system PIM nie dlatego, że planuje wymianę obecnych narzędzi, ale dlatego, że dotychczasowy sposób zarządzania informacją produktową przestaje nadążać za rozwojem biznesu.

Najczęściej o gotowości do wdrożenia PIM świadczą sytuacje takie jak:

• informacje o produktach są przechowywane w wielu systemach i arkuszach,
• ten sam produkt jest opisywany przez kilka osób lub działów,
• aktualizacja danych w wielu kanałach zajmuje dużo czasu,
• firma rozwija sprzedaż B2B, B2C lub marketplace,
• pojawiają się kolejne wersje językowe produktów,
• rośnie liczba partnerów handlowych,
• coraz trudniej kontrolować jakość informacji produktowych,
• wprowadzanie nowych produktów trwa zbyt długo.

Jeżeli organizacja identyfikuje kilka z powyższych sytuacji, warto przeanalizować wdrożenie.

Wniosek z wdrożeń Tandemite

Analizując projekty realizowane przez Tandemite, można zauważyć, że decyzja o wdrożeniu systemu PIM najczęściej pojawia się w okresie intensywnego rozwoju organizacji. Firmy rozpoczynają sprzedaż w nowych kanałach, rozwijają ofertę produktową, wdrażają kolejne systemy lub przygotowują się do ekspansji zagranicznej. Właśnie wtedy uporządkowanie informacji produktowych staje się jednym z kluczowych elementów dalszego skalowania biznesu.

Co stosują firmy zanim wprowadzą PIM?

Producenci do zarządzania danymi o produktach nadal wykorzystują głównie pliki Excel. Używane są także różnego rodzaju bazy danych czy systemy ERP. Zdarza się, że informacje są uzupełniane i przechowywane bezpośrednio w panelu e-commerce. Wiele firm nie ma przemyślanej strategii w tym obszarze. Z bieżącymi trudnościami radzą sobie wprowadzając tymczasowe, szybkie rozwiązania. Jednak aby dostosować rozwijającą się organizację do potrzeb nowoczesnego rynku konieczne są bardziej zaawansowane i ustrukturyzowane działania.

Firmy które nie modyfikują swojej strategii, pozostając przy starych metodach działania, mierzą się z wieloma problemami. Dane którymi zarządzają zazwyczaj są rozproszone. Przetwarzają je różne osoby i działy w firmie. Brak jednolitej struktury informacji o produktach oraz narzędzi do ich kontroli utrudnia utrzymanie standardów w prezentacji oferty (np. zdjęcia w określonych wymiarach, pełne i jednolicie opisane parametry, spójne opisy). Zdarza się, że ta sama praca wykonywana jest wielokrotnie ponieważ niemożna znaleźć potrzebnych w danej chwili plików czy opisów. Taka sytuacja zdecydowanie utrudnia rozwój i optymalne gospodarowanie budżetem.

Przy wielu kanałach trudno utrzymać tak ważną dla wizerunku marki spójność. Rozwijające się firmy eksportują informacje produktowe do wielu kanałów sprzedaży i promocji. Są to najczęściej:

• systemy e-commerce,
• aplikacje mobilne,
• panele B2B,
• sklepy stacjonarne,
• cenniki,
• oferty,
• katalogi drukowane i elektroniczne.

Przy sprzedaży międzynarodowej dochodzą wersje językowe oraz przystosowanie do wymagań konkretnych rynków. Utrzymanie spójnej struktury danych we wszystkich tych miejscach jest konieczne.

Wszelkie aktualizacje są czasochłonne i długotrwałe. Nawet gdy zmianie ulega tylko jeden parametr produktu, to jego aktualizacja w każdym miejscu w którym jest prezentowany może trwać miesiącami. Błędy lub niedopatrzenia bywają bardzo kosztowne dla firmy. Zwiększają prawdopodobieństwo sytuacji w której klient otrzyma produkt niezgodny z opisem, zdjęciem lub specyfikacją. Innym problemem są niespójne cenniki lub oferta. W niektórych kanałach sprzedaży lub w ofercie partnerów mogą znaleźć się dawno wycofane produkty lub zdezaktualizowane ceny. 

Zbyt długi czas wprowadzenia produktu na rynek powoduje utratę okazji. Często jesteśmy świadkami dynamicznych zmian na rynku. Pojawiają się szanse które potrafią wykorzystać tylko nieliczne firmy. Kluczowym czynnikiem ich sukcesu jest zdolność do błyskawicznej reakcji. Nieefektywne zarządzanie informacjami o produktach i brak dopracowanych procesów stanowią w takich momentach barierę nie do przejścia. Nawet jeśli uda się zidentyfikować potencjalną szansę, niemożliwe jest zareagowanie szybciej niż konkurencja. To sytuacje gdy firma chce wejść na nowy rynek, bardzo szybko wprowadzić nowe produkty do sprzedaży lub pozyskać kluczowego klienta.

W jakim momencie i dlaczego firmy decydują się na system PIM?

Zwiększenie skali działalności

Rozwój najczęściej wpływa na decyzję o wdrożeniu systemu PIM do zarządzania informacją produktową. Gdy firma jest mała, członkowie zespołu mogą łatwo się ze sobą komunikować. Co za tym idzie, mają kontrolę nad tym gdzie potrzebne materiały są przechowywane i komu są udostępniane. Kiedy organizacja rośnie konieczne jest budowanie i optymalizacja procesów w celu umożliwienia efektywnej współpracy rozbudowanego zespołu nad coraz większą ilością danych.

W tym momencie pojawia się potrzeba posiadania narzędzia, które będzie stanowić centralny magazyn informacji produktowych. Jednocześnie umożliwi ich przetwarzanie, wyszukiwanie, uzupełnianie oraz automatyzację powtarzalnej pracy. Coraz większe znaczenie ma też bezpieczeństwo. Do konkretnych zasobów dostęp powinny mieć tylko uprawnione osoby i to wyłącznie w ustalonym zakresie.

Przy wyborze systemu PIM warto zwrócić uwagę na jego skalowalność, tak aby stanowił wsparcie podczas rozwoju oferty, ilości kanałów oraz struktury danych.

Wdrożenie i rozwój sprzedaży wielokanałowej (omnichannel)

To częsty impuls do wprowadzenia systemu PIM w organizacji. Posiadanie kompletnych i spójnych danych produktowych jest kluczowe do realizacji strategii sprzedaży wielokanałowej. Konieczna jest możliwość efektywnej kontroli nad tym czy wszystkie produkty posiadają dane według świadomie wyznaczonych standardów.

Aby w pełni wykorzystać potencjał danego kanału materiały dostosowuje się specjalnie do jego specyfiki. Przykładowo inne oczekiwania ma partner B2B a inne klient indywidualny sklepu internetowego. Dzięki automatyzacji i centralnemu magazynowi informacji możliwe jest bardzo szybkie generowanie odpowiednich zbiorów danych, aktualizowanie i eksport do wyznaczonych miejsc.

Ekspansja zagraniczna

W kontekście informacji produktowej ekspansja na inne rynki jest zawsze dużym wyzwaniem. Nie tylko w kwestii tłumaczeń wszelkich opisów, instrukcji i materiałów na jeden lub wiele języków. Często można spotkać się z obostrzeniami prawnymi lub wymaganiami biznesowymi powodującymi konieczność modyfikacji i uzupełnienia np. certyfikatów, instrukcji, specyfikacji o te, oczekiwane na konkretnym rynku. 

Ilość informacji produktowych oraz kanałów ich dystrybucji na tym etapie dynamicznie wzrasta. Aby można było kontrolować ich jakość, spójność i sprawny przepływ warto przygotować się wcześniej poprzez wdrożenie w całej organizacji systemu informatycznego PIM.

Współpraca w trybie zdalnym

PIM to narzędzie wspomagające współpracę w trybie zdalnym. O tym jak ważna jest dobra komunikacja w takiej sytuacji, przekonaliśmy się podczas obowiązywania obostrzeń związanych z COVID-19. Zmiana stylu pracy była konieczna z dnia na dzień. W takiej sytuacji system PIM staje się narzędziem umożliwiającym bezproblemową pracę z informacjami produktowymi nawet w sytuacji gdy zespół jest rozproszony.

4 główne korzyści PIM - Co motywuje firmy?

I. Centralizacja danych produktowych

Za sprawą systemu informatycznego PIM, można gromadzić w jednym miejscu rozbudowane i różnorodne dane o produktach. Uprawnieni, korzystając z centralnego systemu, mogą wspólnie przetwarzać, rozbudowywać i aktualizować informacje. Łatwo wszystko znaleźć i nie ma wątpliwości które dane są aktualne.

II. Automatyzacja i przyspieszenie procesów

PIM integruje się z wieloma systemami zarówno wewnątrz organizacji jak i narzędziami klientów oraz partnerów biznesowych. Automatyzuje przyjmowanie, przetwarzanie a także eksport danych. Większość powtarzalnej pracy staje się możliwa do zautomatyzowania.

W momencie korekty błędu, wprowadzenia zmiany lub uzupełnienia informacji produktowych dzięki mechanizmom systemu PIM błyskawiczne i automatycznie zaktualizują się one we wszystkich zintegrowanych kanałach.

III. Kontrolowana jakość informacji produktowych

W systemie PIM możemy wskazać jakie dane dla danego produktu / grupy produktów / kategorii są wymagane, opcjonalne lub zbędne. Uzyskujemy jednolitą strukturę informacji. W przypadku wprowadzania nowych produktów system wskaże które dane należy uzupełnić oraz jakie są kryteria ich jakości.

IV. Eliminacja błędów i obniżenie kosztów

Skuteczne wdrożenie PIM wymaga identyfikacji i automatyzacji zachodzących procesów. Duża część powtarzalnych zadań dotychczas wykonywanych przez człowieka, zostaje przeniesiona na system. Pozwala to na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów.

Podsumowanie: Kiedy warto wdrożyć system PIM?

Wdrożenie systemu PIM najczęściej staje się naturalnym etapem rozwoju organizacji. Rosnąca liczba produktów, kanałów sprzedaży, partnerów handlowych oraz wersji językowych sprawia, że zarządzanie informacją produktową przy wykorzystaniu arkuszy kalkulacyjnych, ERP czy panelu e-commerce przestaje być wystarczające.

Jeżeli coraz więcej czasu zajmuje utrzymanie spójnych danych, przygotowanie materiałów dla różnych kanałów lub wprowadzanie zmian w ofercie, warto przeanalizować wdrożenie centralnego systemu zarządzania informacją produktową. Dobrze zaprojektowany PIM nie tylko porządkuje dane, ale również usprawnia współpracę zespołów, automatyzuje powtarzalne procesy i ułatwia dalszy rozwój organizacji.

Planujesz wdrożenie systemu PIM lub zastanawiasz się, czy Twoja firma jest gotowa na taki krok? Skontaktuj się z zespołem Tandemite. Wspólnie przeanalizujemy obecny sposób zarządzania informacją produktową, pomożemy określić wymagania biznesowe i zaprojektujemy rozwiązanie dopasowane do procesów oraz planów rozwoju Twojej organizacji.