Jakie dane powinny znaleźć się w PIM, a jakie nie? (Dane “zimne” vs “ciepłe”)

Dowiedz się, co warto umieścić w systemie PIM, a które dane są zbędne. Przeczytaj artykuł, by poznać więcej szczegółów. Jeśli zarządzasz katalogami produktów, to może ułatwić Ci pracę i zaoszczędzić sporo stresu! Przyjemnej lektury!

Dane ciepłe vs zimne – co oznaczają te terminy?

Określenia "ciepłe" i "zimne" dane stosujemy, by podkreślić, jak często informacje ulegają zmianie i jakie mają znaczenie dla bieżących działań firmy.

Dane ciepłe to takie, które są często aktualizowane i istotne dla bieżących procesów.

Zimne dane natomiast zmieniają się rzadko i nie muszą być stale synchronizowane, jak np. informacje o rozmiarze produktu czy opis marketingowy.

Czy system PIM jest odpowiedni do przechowywania danych zimnych i ciepłych?

Zanim zdecydujesz się na wdrożenie PIM (Product Information Management), warto dokładnie przeanalizować potrzeby Twojej firmy w zakresie danych – dane dzielą się na ciepłe i zimne, ale tylko jedne z nich możesz umieścić w PIM. Właściwe rozlokowanie danych w odpowiednich systemach pomoże uniknąć niepotrzebnych problemów i pozwoli maksymalnie wykorzystać zakupione technologie.

PIM to narzędzie umożliwiające zarządzanie i centralizację danych o produktach, które przez dłuższy czas nie ulegają zmianie. Z tego powodu doskonale nadaje się do przechowywania danych “zimnych”, które nie muszą być aktualizowane co kilka minut, ale są ważne dla klientów podczas decyzji zakupowych. 

Aktualizacje w PIM często odbywają się raz lub dwa razy na dobę, co sprawdza się w przypadku statycznych danych, ale jest już niewystarczające dla szybko zmieniających się danych, np. dotyczących stanów magazynowych.

Nie należy korzystać z systemu zarządzania informacją produktową do przechowywania danych “ciepłych”, ponieważ te systemy nie oferują odpowiedniej wydajności ani dostępności w porównaniu do platform zaprojektowanych do pracy z danymi na żywo.

Dane ciepłe w PIM: dlaczego to zły pomysł?

Przechowywanie danych ciepłych w narzędziach PIM może wpłynąć na pogorszenie działania systemu i stwarzać problemy przy wzroście ilości danych. Dlaczego? Oto odpowiedź:

1. Nieaktualne dane w wyniku opóźnionych aktualizacji

Systemy PIM często aktualizują dane według zaplanowanego harmonogramu. Oznacza to, że informacje takie jak stany magazynowe w PIM mogą nie być aktualne, gdy klienci odwiedzają Twoją stronę. Może się zdarzyć, że produkt, który według PIM jest dostępny, już się wyprzedał. Takie sytuacje prowadzą do frustracji klientów oraz strat w sprzedaży.

Ważna informacja! Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz WMS (Warehouse Management Systems) lepiej radzą sobie z obsługą danych w czasie rzeczywistym, oferując szybkie aktualizacje danych.

2. Negatywny wpływ na wydajność systemu

Gromadzenie zbyt dużej ilości danych ciepłych w PIM może spowalniać jego działanie i utrudniać zarządzanie danymi, które rzadziej są aktualizowane. PIM daje najlepsze efekty, gdy jest stosowany zgodnie z przeznaczeniem – do porządkowania i wzbogacania informacji o produktach, które pozostają stabilne przez dłuższy czas.

Jakie informacje można przechowywać w PIM?

Aby w pełni wykorzystać możliwości PIM, skup się na przechowywaniu zimnych danych. Co tam trzymać? Oto kilka przykładów:

• Opisy produktów: Marketingowy tekst, który opisuje produkt i jego zalety. Raz napisany, rzadko się zmienia. Idealny do przechowywania w PIM.
• Specyfikacje techniczne: Szczegółowe informacje o produkcie, takie jak materiał, z jakiego wykonano koszulę, czy źródła zasilania w przypadku urządzeń elektrycznych. Zazwyczaj te dane są niezmienne.
• Zdjęcia & filmy: Zdjęcia produktowe, filmy demonstracyjne, poradniki – świetnie nadają się do PIM.
• Kategoryzacja produktów: Możesz wykorzystać PIM, aby przypisać kategorie i atrybuty do każdego artykułu, takie jak kolor czy marka.
• Instrukcje obsługi: Dokumenty, takie jak instrukcje użytkowania, możesz przechowywać w PIM i zaktualizować je dopiero wtedy, gdy będzie taka potrzeba.

Chcesz dowiedzieć się więcej o oprogramowaniu PIM i jak wdrożyć je w swojej firmie? Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji. Możesz także skontaktować się z nami mailowo lub zaplanować konsultację z naszym ekspertem. Odpowiemy na wszystkie pytania.

Jakie dane nie powinny znaleźć się w Twoim systemie PIM?

Oto przykłady danych, które nie są odpowiednie do przechowywania w PIM:

• Stany magazynowe: Stany magazynowe zmieniają się bardzo często. PIM nie jest w stanie na bieżąco aktualizować tych danych, dlatego lepiej, aby były obsługiwane w ERP lub WMS.
• Aktualne ceny: Promocje i rabaty wymagają bieżącej aktualizacji, co nie jest możliwe w PIM. Zajmują się tym inne systemy.
• Statusy zamówień: PIM nie jest odpowiednim narzędziem do zarządzania informacjami dotyczącymi zamówień, płatności i dostawy – to zadanie dla ERP lub OMS (Order Management System).
• Dane osobowe klientów: Wrażliwe dane, takie jak numery telefonów czy adresy e-mail, nie powinny być przechowywane w PIM. Do tego celu wykorzystaj systemy CRM (Customer Relationship Management), które oferują większe bezpieczeństwo.

Ceny i poziom dostępności produktów to ważne dane potrzebne do sprawnego podejmowania decyzji, zarówno wewnątrz organizacji (operacje), jak i w kontaktach z klientami.

Chwila moment. Czy do PIM można dodać informacje o cenach?

To ważne pytanie! Zasadniczo, nie powinno się przechowywać w PIM dynamicznych danych jak ceny, jednak jest wyjątek: sugerowane ceny detaliczne (SRP) oraz ceny bazowe, które rzadko się zmieniają. 

Jeśli cena jest stabilna, możesz ją umieścić w PIM na potrzeby wewnętrzne lub do obliczania innych cen w systemie e-commerce. Jednak w momencie, gdy cena zaczyna częściej ulegać zmianom, np. podczas Black Friday, powinna już być przechowywana poza systemem PIM.

Podsumowanie

PIM to doskonałe rozwiązanie do zarządzania informacją produktową, pod warunkiem, że wprowadzasz odpowiednie dane. Nie obciążaj systemu nadmiarem niepotrzebnych danych – wprowadź te, które są stałe i nie wymagają częstej aktualizacji, a a system PIM będzie działał wydajnie i bez problemów.

Teraz, gdy poznałeś różnice między danymi ciepłymi i zimnymi, co powinno być Twoim kolejnym krokiem? Skontaktuj się z nami, aby wdrożyć narzędzie PIM, które będzie dostosowane do Twoich procesów i potrzeb biznesowych.

Pimcore i Akeneo to systemy PIM, które pomagają zautomatyzować zarządzanie danymi produktowymi, co sprawia, że działania w firmie stają się bardziej efektywne, a informacje o produktach – bardziej precyzyjne.

Masz więcej pytań dotyczących technologii PIM? Zadzwoń do nas lub napisz – jesteśmy tu, by Ci pomóc.