Jak stworzyć skuteczną strategię PIM, która będzie wspierać Twoją sprzedaż?

Dane produktowe są dziś jednym z najważniejszych zasobów firmy. Każdy z produktów zawiera zbiór istotnych informacji – opisy, zdjęcia, różne cechy, tłumaczenia na inne języki. Twoim celem jest, aby te dane były kompletne, aktualne i dostępne. Przemyślana strategia PIM to klucz do osiągnięcia tego celu.

Co powinno się w niej znaleźć? W tym artykule pokażemy Ci, jak stworzyć strategię PIM, która zamieni chaotyczne dane produktowe w uporządkowane i wartościowe zasoby budujące Twoją pozycję na rynku.

Dlaczego warto oprzeć działania na solidnej strategii PIM?

Ponieważ pozwala ograniczyć błędy oraz wyeliminować nieefektywność na każdym etapie pracy z danymi produktowymi.

To nie tylko wizja tego, co chcesz osiągnąć, ale także szczegółowy plan, jak to zrobić – krok po kroku. Obejmuje integracje, wdrożenia i procesy, które sprawiają, że system działa sprawnie.

Pomyśl o wyzwaniach, z którymi być może się teraz mierzysz:

a) Planujesz ekspansję lub rozbudowę oferty?

Brak uporządkowanych danych produktowych komplikuje dodawanie nowych pozycji, tłumaczenia i adaptację treści do lokalnych odbiorców. Strategia PIM pozwala zapanować nad tym procesem, zaplanować rozwój i odpowiednio się przygotować.

b) Czy informacje o produktach powstają w różnych działach?

Duża liczba informacji o produktach i udział wielu osób w ich tworzeniu może prowadzić do chaosu – łatwo o nieporozumienia i bałagan informacyjny. Strategia określa, kto za co odpowiada i jak te dane mają przepływać.

c) Zależy Ci, aby klienci dostawali oferty dopasowane do ich zainteresowań?

Aby skutecznie personalizować ofertę i trafiać w potrzeby klientów, nie wystarczy intuicja – potrzebne są uporządkowane atrybuty i tagi produktowe. Dzięki nim systemy są w stanie rozpoznać, co kogo interesuje. Strategia PIM to uwzględnia.

d) Masz już system e-commerce, system ERP i inne narzędzia?

System PIM powinien efektywnie współpracować z każdym z nich. Strategia zakłada te integracje jako podstawę dalszego rozwoju.

e) Czy zarządzasz informacjami produktowymi w Excelu lub kilku niezależnych systemach?

Być może obecnie korzystasz z Excela lub kilku niepowiązanych źródeł danych, co zwiększa ryzyko błędów i obciąża zespół. Opracowanie strategii PIM to sposób na usprawnienie pracy i przygotowanie organizacji na przyszłe wyzwania. Bez niej łatwo się pogubić w złożonym procesie wdrożenia.

Jakie są kluczowe elementy silnej strategii PIM?

Oto najważniejsze elementy, bez których strategia PIM nie zadziała:

1. Zrozumienie Twoich potrzeb i celów biznesowych

Zanim zaczniemy mówić o konkretnych systemach i technologiach, musimy zrobić coś, co może wydawać się oczywiste, ale jest absolutnie kluczowe: musimy dobrze zrozumieć, gdzie jesteś teraz i co chcesz osiągnąć. W przypadku PIM chodzi o analizę Twoich obecnych procesów i jasne zdefiniowanie celów biznesowych.

Zacznijmy od analizy Twojej obecnej sytuacji. Zadaj sobie kilka prostych, ale ważnych pytań:

• Jak teraz zarządzasz informacjami o swoich produktach? Czy trzymasz wszystko w arkuszach kalkulacyjnych? A może w kilku różnych systemach? Opisz swój obecny proces, krok po kroku.
• Jakie są Twoje "wąskie gardła" w tym procesie? Co Cię najbardziej frustruje? Czy tracisz czas na ręczne przepisywanie danych? Czy zdarzają się błędy w opisach produktów na stronie? Czy trudno Ci szybko wprowadzać nowe produkty do oferty?
• Kto w Twojej firmie zajmuje się danymi produktowymi? Kto tworzy i aktualizuje opisy? Kto dodaje zdjęcia? Zidentyfikuj wszystkie osoby i działy, które mają styczność z informacjami o produktach.

Teraz przejdźmy do zdefiniowania Twoich celów biznesowych. Pomyśl, jak PIM ma Ci pomóc w rozwoju Twojej firmy. Czy Twoim głównym celem jest:

• Zwiększenie sprzedaży? Może lepsze i bardziej kompletne opisy produktów przekonają klientów do zakupu? A może szybsze wprowadzanie nowych produktów zwiększy Twoją konkurencyjność?
• Poprawa efektywności operacyjnej? Czy chcesz zaoszczędzić czas pracowników, którzy teraz ręcznie aktualizują dane w wielu miejscach? Czy chcesz zautomatyzować pewne procesy?
• Redukcja kosztów? Czy błędy w danych produktowych generują dodatkowe koszty (np. zwroty towarów)? Czy usprawnienie procesów pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze?
• Poprawa doświadczeń klienta? Czy chcesz, aby informacje o Twoich produktach były spójne, dokładne i łatwo dostępne na wszystkich kanałach sprzedaży? Czy PIM ma wpłynąć na współczynnik odrzuceń?
• Ekspansja na nowe rynki? Czy PIM może ułatwić tłumaczenie opisów i dostosowanie oferty do lokalnych wymagań?

Kolejnym ważnym krokiem jest identyfikacja kluczowych użytkowników. To osoby w Twojej organizacji, które będą bezpośrednio korzystać z systemu PIM lub których praca będzie na niego wpływać. Zastanów się, jakie są ich potrzeby i oczekiwania:

• Dyrektor e-commerce: Prawdopodobnie będzie zainteresowany wzrostem sprzedaży, poprawą konwersji i lepszą analizą danych produktowych.
• Dyrektor IT: Będzie zwracał uwagę na integrację z istniejącymi systemami, bezpieczeństwo danych i skalowalność techniczną.
• Dyrektor operacyjny: Będzie zainteresowany efektywnością procesów, redukcją błędów i oszczędnością czasu.
• Kierownik marketingu: Będzie potrzebował narzędzia do tworzenia atrakcyjnych opisów produktowych, zarządzania zdjęciami i dystrybucji treści na różne kanały.
• E-commerce project manager: Będzie odpowiedzialny za sprawne wdrożenie i integrację systemu.

Na koniec, musimy dokładnie określić typy produktów, które oferujesz, oraz ich specyfikę. Czy sprzedajesz dobra konsumpcyjne, produkty przemysłowe, odzież, a może żywność? Każda z tych kategorii ma swoje unikalne wymagania dotyczące danych produktowych:

• Producenci dóbr konsumpcyjnych: Mogą potrzebować szczegółowych opisów, atrakcyjnych zdjęć lifestyle'owych, informacji o składzie i instrukcji obsługi.
• Producenci przemysłowi (B2B): Często kluczowe są specyfikacje techniczne, wymiary, materiały, dokumentacja CAD i certyfikaty.
• Branża fashion: Ważne są rozmiary, kolory, materiały, instrukcje prania i zdjęcia produktowe z różnych perspektyw.
• Branża spożywcza: Niezbędne są informacje o składzie, wartościach odżywczych, alergenach i datach ważności.

2. Zarządzanie danymi produktowymi oraz role

Dlaczego to ważne?

Przejdźmy do wyjaśnienia kto, jak i kiedy korzysta z informacji produktowych. To właśnie te zasady i procesy, które zapewniają, że dane produktowe są spójne, dokładne i aktualne.

Co obejmuje ten obszar?

✅ Wskazanie kluczowych ról: Często w firmie wyznacza się administratora PIM, który czuwa nad techniczną stroną systemu, oraz opiekunów danych produktowych, dbających o jakość i kompletność informacji dla konkretnych kategorii produktów.

✅ Procesy zatwierdzania i publikacji: Jak wygląda droga informacji o produkcie od momentu jej wprowadzenia do momentu pojawienia się na stronie sklepu? Czy każda zmiana musi zostać zatwierdzona przez odpowiednią osobę? Ustalenie jasnych przepływów pracy (workflow PIM) zapewnia kontrolę nad jakością danych i minimalizuje ryzyko błędów. Możesz na przykład ustalić, że nowy opis produktu musi zostać zatwierdzony przez kierownika marketingu przed publikacją. Z kolei zewnętrzni dostawcy mogą mieć ograniczony dostęp wyłącznie do informacji dotyczących ich własnych produktów.

✅ Definiowanie odpowiedzialności: Musisz jasno określić, jakie zespoły lub osoby w firmie są odpowiedzialne za tworzenie, aktualizację i utrzymanie konkretnych typów danych produktowych. Często różne zespoły mają różne zadania. Na przykład dział marketingu odpowiada za opisy i zdjęcia, dział produktu za specyfikacje techniczne, dział compliance za certyfikaty, a dział sprzedaży za informacje o cenach bazowych czy unikalne propozycje sprzedaży produktu.

✅ Standardy danych: Kolejnym krokiem jest sprecyzowanie, jakie standardy jakości danych obowiązują w Twojej firmie. Czy wszystkie opisy produktów muszą mieć określoną długość? Czy zdjęcia muszą być w określonej rozdzielczości? Czy wszystkie produkty muszą mieć przypisane określone atrybuty? Jasno określona struktura, podział na kategorie, atrybuty oraz zasady standaryzacji pomagają utrzymać spójność i ułatwiają współpracę.

✅ Wskazówki praktyczne: Możesz stworzyć prostą tabelę z rolami i przypisanymi do nich odpowiedzialnościami za różne typy danych. Warto też przygotować listę obowiązkowych informacji dla każdej kategorii produktu.

3. Technologia i integracje

Dlaczego to ważne?

Sam pomysł porządkowania danych to dopiero pierwszy krok. Potrzebne jest odpowiednie narzędzie – platforma PIM – oraz dobrze zaprojektowane integracje z innymi systemami, które umożliwią swobodny przepływ informacji w całej strukturze organizacji.

Co obejmuje ten obszar?

✅ Wybór PIM: Spośród dostępnych na rynku systemów PIM – jak Akeneo, Pimcore czy Ergonode – powinieneś wybrać taki, który pasuje do Twojej sytuacji biznesowej i zaplecza technicznego. Ważne są takie czynniki jak wielkość organizacji, liczba produktów, struktura danych, budżet oraz specyficzne wymagania operacyjne.

✅ Architektura integracji: PIM nie może działać niezależnie – musi być zintegrowany z Twoją platformą sprzedażową, systemem CMS (gdzie zarządzasz treścią na stronie), ERP (do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa) i CRM (do zarządzania relacjami z klientami). Wspólne działanie tych systemów zapewnia jednolite dane produktowe. Zaplanuj, jak te systemy będą się wymieniać danymi. Sprawdź dostępne API i oceń możliwości ich dostosowania pod kątem specyfiki Twojego biznesu.

Przykłady:

• Integracja z ERP pozwala na automatyczne aktualizowanie cen i dostępności produktów w PIM (poznaj różnice między oprogramowaniem ERP a PIM).
• Dzięki połączeniu z platformą eCommerce informacje produktowe pojawiają się bezpośrednio w sklepie online.

✅ Przyszłe integracje: Czy planujesz wdrożyć nowe narzędzia marketingowe lub systemy do automatyzacji procesów oparte na AI? Twoja strategia PIM powinna uwzględniać możliwość integracji z tymi nowymi technologiami w przyszłości.

✅ Wskazówki praktyczne: Przed wyborem platformy PIM warto przygotować listę "must-have" funkcji i integracji. Możesz też narysować schemat, w jaki sposób przepływają dane między różnymi systemami w Twojej firmie.

4. Przyszła skalowalność: rynki, produkty, zespoły

Dlaczego to ważne?

Rozwiązanie PIM powinno wspierać rozwój firmy, umożliwiając skalowanie działalności, rozszerzanie asortymentu, zespołów oraz ekspansję na nowe rynki bez konieczności przebudowy całego systemu → to jedna z najczęstszych pułapek wdrożenia PIM. Przeczytaj i zabezpiecz swoją firmę przed 6 typowymi błędami wdrożeniowymi.

Co obejmuje ten obszar?

✅ Wielojęzyczność i wielowalutowość: Jeśli planujesz ekspansję zagraniczną, PIM powinien umożliwiać tworzenie wersji językowych, odtworzenie lokalnych wymagań dotyczących produktów i zarządzanie cenami w różnych walutach.

✅ Wsparcie dla rosnących zespołów: W miarę jak Twoja firma się rozwija, rośnie też liczba użytkowników korzystających z PIM. Zadbaj o to, aby system był gotowy na zwiększoną liczbę użytkowników oraz aby poziomy dostępu były właściwie przypisane.

✅ Elastyczność struktury danych i adaptacyjność: System PIM powinien umożliwiać szybkie i sprawne wprowadzanie nowych produktów i ich atrybutów bez powodowania chaosu w istniejących danych.

✅ Zarządzanie różnymi kanałami sprzedaży: Jeśli sprzedajesz nie tylko przez swój sklep internetowy, ale też na platformach typu marketplace lub planujesz sprzedaż B2B z własnym katalogiem online, PIM powinien umożliwić dostosowanie informacji o produktach do wymagań każdego z tych kanałów.

✅ Wskazówki praktyczne: Zastanów się, jakie są Twoje plany rozwoju na najbliższe 3-5 lat i upewnij się, że wybrana strategia PIM to uwzględnia.

5. Workflow wzbogacania treści

Dlaczego to ważne?

Dane produktowe to opisy, zdjęcia, filmy, instrukcje – wszystko, co sprawia, że produkt staje się atrakcyjny dla klienta. Musisz zaplanować, jak Ty i Twój zespół będziecie tworzyć i ulepszać materiały marketingowe. Każdy etap wzbogacania danych powinien być jasno zdefiniowany, zautomatyzowany i śledzony.

Co obejmuje ten obszar?

✅ Definiowanie kroków tworzenia i wzbogacania treści: Musisz zdecydować, jak powstają opisy produktów, kto przygotowuje zdjęcia, a kto tworzy filmy. Czy masz wewnętrzny zespół, czy współpracujesz z zewnętrznymi specjalistami? Jak te materiały trafiają do PIM i jak są powiązywane z odpowiednimi produktami? Ustal jasne kroki i osoby odpowiedzialne za każdy etap.

Na przykład: kiedy produkt jest dodawany do PIM, marketing uzupełnia opis i zdjęcia, dział produktowy specyfikacje techniczne, a dział compliance dodaje wymagane certyfikaty. Dopiero gdy dane są kompletne, system publikuje produkt na stronie i social mediach.

✅ Współpraca między zespołami: Często tworzenie treści o produktach wymaga współpracy różnych działów – marketingu, działu produktu, a czasem nawet działu prawnego (np. w przypadku informacji o składzie czy certyfikatach). Strategia PIM powinna uwzględniać, jak ta współpraca będzie przebiegać w systemie, aby wszystkie informacje o produkcie były wysokiej jakości – dokładne, aktualne i angażujące dla klientów.

✅ Wskazówki praktyczne: Warto rozważyć, czy niektóre zadania związane z tworzeniem treści można zautomatyzować przy pomocy sztucznej inteligencji, np. generowanie prostych opisów, tłumaczenie tekstów czy optymalizacja danych produktowych dla lepszej widoczności w wyszukiwarkach (SEO).

6. Zarządzanie zmianą i szkolenia

Dlaczego to ważne?

Wdrożenie PIM oznacza zmianę w sposobie pracy wielu osób. Musisz zadbać o to, aby Twój zespół był na nią gotowy.

Co obejmuje ten obszar?

✅ Planowanie wdrożenia zmian: Musisz zaplanować, jak będziesz komunikować zmiany związane z wdrożeniem PIM, jakie korzyści przyniesie ono poszczególnym zespołom i jak będzie przebiegać proces przejścia na nowy system. Ważne jest, aby zaangażować pracowników i odpowiedzieć na ich ewentualne obawy.

✅ Szkolenia dla użytkowników: Każdy, kto będzie pracował z PIM, musi zostać odpowiednio przeszkolony. Szkolenia powinny być dostosowane do roli i potrzeb poszczególnych grup użytkowników (zespół marketingowy poznaje zasady publikowania opisów, a dział obsługi klienta rozumie jak szybko odnajdywać niezbędne dane o produktach w systemie, aby odpowiedzieć na pytania użytkowników). Istotne jest też zapewnienie wsparcia po wdrożeniu.

✅ Wskazówki praktyczne: Niektórzy pracownicy mogą opierać się nowym systemom. Postaraj się zrozumieć ich obawy i pokazać, że PIM ułatwi im pracę i otworzy nowe możliwości. Przygotuj plan komunikacji dotyczący wdrożenia PIM i harmonogram szkoleń dla różnych grup użytkowników. Możesz też wyznaczyć "championów PIM" w poszczególnych działach, którzy będą wspierać innych użytkowników.

Inne kluczowe aspekty:

⭐ Monitorowanie jakości danych: Ustal, jak będziesz monitorować jakość danych w PIM i jakie kroki podejmiesz, gdy pojawią się błędy. Regularne audyty oraz automatyczne reguły walidacyjne w systemie PIM pomagają wykrywać błędy i nieścisłości w danych produktowych.

⭐ Analityka i raportowanie: Monitorowanie jakości, kompletności oraz wykorzystania danych produktowych pozwala na identyfikację luk i obszarów wymagających poprawy. Wbudowane narzędzia analityczne umożliwiają zespołom podejmowanie decyzji opartych na danych.

⭐ Zarządzanie aktywami cyfrowymi (DAM): Integracja PIM z systemem DAM umożliwia efektywne zarządzanie zdjęciami, filmami, dokumentami i innymi zasobami cyfrowymi. Dzięki temu zespoły mają natychmiastowy dostęp do aktualnych, spójnych materiałów wizualnych.

Wybór partnera wdrożeniowego

Wdrożenie systemu PIM jest złożonym projektem, który wymaga wiedzy technicznej i doświadczenia w zarządzaniu danymi.

Pomyśl o potencjalnych wyzwaniach: integracja PIM z Twoją platformą sprzedaży (B2B lub B2C), oprogramowaniem ERP i innymi narzędziami, konfiguracja systemu pod Twoje unikalne potrzeby, migracja istniejących danych produktowych, a później szkolenie Twojego zespołu.

W Tandemite stawiamy na transparentność, efektywny proces wdrożenia i sprawdzone rozwiązania (Akeneo, Pimcore i Ergonode). Wiemy, jak je skonfigurować, aby idealnie odpowiadały na potrzeby różnych typów firm – od producentów, po firmy dystrybucyjne i biznesy eCommerce.

Nasi eksperci są gotowi, aby porozmawiać o Twoich indywidualnych potrzebach i wspólnie zbudować strategię PIM, która przyniesie realne korzyści Twojemu biznesowi. Jeśli masz dodatkowe pytania lub potrzebujesz dalszych wskazówek, zapraszamy na bezpłatną konsultację online.