Jak PIM i ERP zasilają e-commerce B2B w branży wyrobów medycznych? (case eZARYS)

W tym artykule opiszemy, jak zespół projektowy Tandemite ułożył przepływy danych i procesy integracji tak, aby portal eZARYS pokazywał właściwy produkt, z właściwą ceną i dostępnością, właściwemu klientowi – i to automatycznie. 

Integracja to automatyzacja. W medtechu nie chodzi tylko o połączenie systemów, ale o takie ułożenie danych i procesów, by katalog, ceny, dostępne zapasy, dokumenty regulacyjne i uprawnienia klienta „same” układały się w poprawny zakup – bez przepisywania informacji i bez ręcznych wyjątków.

Zacznijmy od omówienia kontekstu typowych wyzwań dystrybutorów i producentów wyrobów medycznych.

Z czym mierzy się rynek wyrobów medycznych (i dlaczego zwykły „sklep” to za mało)?

• Produkty z wariantami i jednostkami: sztuka/paczka/karton, przeliczniki, numery EAN dla każdej jednostki.
• Regulacje: MDR, UDI, IFU/ulotki, deklaracje zgodności, klasy wyrobów, status sterylności – wszystkie te elementy muszą być kompletne i aktualne.
• Dostępność „na serio”: partie, daty ważności, rezerwacje, produkty podobne.
• Ceny kontraktowe i limity: realizacja umów ramowych, pule budżetowe, dostęp do cen po zalogowaniu.
• Procesy szpitalne: powtarzalne koszyki zakupowe, checkout, obowiązek zatwierdzania zamówień, ścisłe reguły warunkujące realizację zamówień, historia i dokumenty w jednym miejscu.

Bez jasnego podziału ról między PIM, ERP i platformą B2B kończy się to „przeklejaniem” danych, telefonami do handlowców i ryzykiem publikacji niekompletnej karty produktu.

Co jest przechowywane w PIM, a co w ERP (i co widzi klient B2B w eZARYS)?

System PIM („miękkie” dane)

Po co: Treść i kontekst produktu potrzebne do sprzedaży i publikacji.

Źródło prawdy dla:

• Nazw, krótkich i długich opisów z wykorzystaniem terminologii klinicznej, słów kluczowych i SEO.
• Identyfikatorów produktu i map do systemów zewnętrznych.
• Wariantów i relacji między produktami (zestawy, podobne artykuły, akcesoria).
• Atrybutów technicznych z walidacją, słownikiem i jednostkami.
• Hierarchii jednostek sprzedaży i przeliczników (szt./op./krt.).
• Multimediów i dokumentów do pobrania: zdjęcia, karty katalogowe, instrukcje obsługi IFU/ulotki, wersjonowanie.
• Tłumaczeń.
• Compliance: flagi MDR/UDI, klasy wyrobu, status sterylności.
• Workflow z regułami kompletności, od draftu produktu do publikacji na platformie e-commerce.

„Nie chcieliśmy trzymać w SAP-ie danych miękkich, produktowych takich jak zdjęcie, jednostka sprzedaży, jednostka podstawowa czy tłumaczenie.” — Aleksandra Świeczkowska, Kierownik projektu e-commerce i B2B, ZARYS International Group 

System ERP („twarde” dane)

Po co: Repozytorium danych transakcyjnych i logistycznych.

Źródło prawdy dla:

• Cen (indywidualnych i kontraktowych), rabatów, walut, podatków.
• Stanów magazynowych i dostępności, rezerwacji, partii i terminów ważności.
• Kontraktów i limitów (wartość początkowa i pozostała pula do wykorzystania).
• Danych logistycznych, obejmujących jednostki, wymiary i objętość.
• Reguł dostępności przypisanych konkretnym grupom klientów.

Platforma sprzedażowa B2B (prezentacja i zakup)

Po co: Doświadczenie zakupowe klienta. Największą przewagą jest możliwość personalizacji – oferty przygotowane pod konkretnego klienta lub grupę klientów, z dedykowanymi kontraktami i promocjami, które zwiększają atrakcyjność zakupu i budują przewagę konkurencyjną.

• Karty i listingi z treściami z PIM.
• Po zalogowaniu: ceny i widoczność dostępnych zapasów z ERP, kontrakty/limity. System pilnuje limitów i liczby zakontraktowanych produktów.
• Koszyk, checkout, szybkie płatności + limit kredytowy, opcje dostawy.
• Wyszukiwarka, historia zamówień i płatności, RMA.

PIM „karmi” B2B treścią i strukturą, ERP „decyduje” o cenie i dostępności, a B2B spina to w doświadczenie.

W jaki sposób architektura PIM-ERP-B2B może odpowiadać na wyzwania branży medtech?

Kody, klasyfikacje i identyfikacja wyrobu – model danych, który „niesie” regulacje

PIM skrojony na potrzeby sektora medycznego to nie tylko nazwa i zdjęcie. To także identyfikatory, kody, klasa ryzyka, status sterylności, informacja o jednorazowości/ponownym użyciu, kompatybilności i akcesoriach. Te atrybuty muszą mieć jednoznaczne słowniki i walidacje oraz powiązania z wersją językową i rynkiem.

Zadaniem PIM jest nadanie spójnej struktury – od poziomu hierarchii opakowań (szt./opak./karton/paleta) z EAN dla każdego poziomu po relacje „zamiennik/equivalent” i „używa z”.

Dzięki temu ERP może bezbłędnie rozliczać stany i partie, a B2B sugerować zgodne zamienniki w razie braków. Partner z doświadczeniem najpierw przeprowadza warsztaty z klientem, a dopiero później przechodzi do modelowania danych – to gwarancja mniejszej liczby zmian w przyszłości.

Dokumenty, eIFU i ważność – workflow, który pilnuje zgodności bez Excela

W medycznym katalogu ulotki/elektroniczne instrukcje obsługi eIFU, certyfikaty, deklaracje zgodności czy artworki nie są „opcjonalnym PDF-em”.

Platformy PIM powinny przechowywać wersje dokumentów z datami ważności, językami i rynkami, a workflow musi blokować publikację produktu, jeśli brakuje aktualnego pliku lub akceptacji przez uprawnione osoby. Automatyzacje przypominają o wygasaniu dokumentu z wyprzedzeniem, a B2B zawsze pokazuje ostatnią zatwierdzoną wersję do pobrania. Integracja od razu „zaciąga hamulec” w ERP i kanale sprzedaży, jeśli produkt traci komplet dokumentów – to realna ochrona przed błędną sprzedażą i audytem.

Kontrakty, przetargi i limity – logika cen i dostępności sterowana w ERP, widoczna w B2B

W sektorze B2B kontrakty i przetargi to codzienność. ERP przechowuje ceny, rabaty, waluty, limity ilościowe i budżetowe, a B2B ma je wiernie egzekwować. Integracja powinna pokazywać w sklepie pozostałą pulę kontraktu, blokować przekroczenia i rozróżniać warunki po poziomach opakowań (nie zawsze kupuje się „sztuki”). Oprogramowanie PIM porządkuje atrybuty produktów na etapie przetargu i pozwala tworzyć katalogi precyzyjnie dopasowane do kontraktów.

Rezultat: zgodność umowy z zamówieniem i ograniczenie dodatkowej pracy administracyjnej.

Uprawnienia klientów i widoczność produktu – zgodność „z automatu”

Nie wszystkie wyroby powinny być widoczne dla każdego konta. PIM przekazuje flagi regulacyjne i segmentację, ERP – informację o uprawnieniach klienta, a B2B na tej podstawie decyduje o widoczności, możliwości zakupu i akceptantach po stronie klienta.

Automatyzacje w środowisku B2B umożliwiają kontrolę np. przez konieczność akceptacji zamówień o dużej wartości lub sprzętu medycznego premium. To nie ozdobna funkcjonalność, lecz element bezpieczeństwa i zgodności. Role użytkowników definiują, kto co widzi i kupuje, eliminując potrzebę ręcznego nadzoru.

Testy i ślad audytowy – dowody dla kontroli, spokój dla biznesu

Każda zmiana w opisie, atrybucie czy dokumencie powinna zostawić w PIM pełny ślad: kto, kiedy, co zmienił i co zatwierdził. 

Integracje między systemami (np. PIM → ERP → B2B) muszą być sprawdzane całościowo, aż do końcowego efektu widocznego w kanale sprzedaży z perspektywy klienta. Samo „działa u nas” nie wystarczy jako kryterium „Done” – potrzebna jest pewność, że dane przepływają poprawnie przez wszystkie systemy i końcowy użytkownik je widzi.

Bezpieczeństwo, dostęp i prywatność – praktyczne minimum, które robi różnicę

Systemy PIM nie powinny przechowywać danych wrażliwych o klientach biznesowych, ale muszą być zabezpieczone przez: role i uprawnienia, szyfrowanie danych oraz ścisłą kontrolę dostępu zależną od użytkowników.

Bezpieczeństwo nie polega tylko na ochronie pojedynczego systemu, ale na całościowym zaprojektowaniu ról, dostępu, szyfrowania i integracji – przy czym każdy system ma inne wymagania i ryzyka. Dobry partner technologiczny od początku określa politykę bezpieczeństwa na styku systemów i projektuje integracje tak, by minimalizować powierzchnię ataku.

Rozwiązania opisane powyżej wdrożyliśmy dla producenta ZARYS International Group. Kolejne propozycje nie były częścią tego wdrożenia, lecz również niosą ze sobą wartość i mogą znacząco usprawnić działalność każdej firmy działającej w branży wyrobów medycznych.

Zwroty (RMA) i reklamacje – integracja, która skraca drogę i zmniejsza ryzyko

Zwroty wymagają powiązania z partią/serią i przyczyną. B2B powinien generować zgłoszenie RMA do ERP z automatycznie uzupełnionymi danymi, a PIM dostarczać instrukcje bezpiecznego pakowania/transportu i klasyfikacje zagrożeń (np. materiałów skażonych). Dzięki temu klienci składają poprawne wnioski, a magazyn i dział ds. jakości pracują szybciej i bez ryzykownych pomyłek.

Zamienniki i ciągłość dostaw – „inteligentne” podpowiedzi z PIM i ERP

Przerwy w dostawach są nieuniknione. System PIM może utrzymywać zestawy równoważności i kompatybilności, a ERP zapewnia dostępność i ceny.

B2B, łącząc te dwie warstwy, potrafi automatycznie proponować zamienniki o tej samej funkcji/parametrach z zachowaniem ograniczeń regulacyjnych i kontraktowych. Klient nie widzi „braków w magazynie”, tylko konkretne, zgodne alternatywy. To skraca czas do zakupu i minimalizuje „ręczne ratowanie” zamówień przez handlowców.

Partie, serie i termin przydatności – dane ERP podane precyzyjnie w B2B

ERP jest źródłem prawdy dla partii/serii i dat ważności, a integracja powinna przenieść te informacje do B2B.

W praktyce oznacza to reguły, które uniemożliwią zamówienie partii „po terminie”, a przy wielu partiach pokażą najwcześniejszy termin przydatności. Jeśli partia schodzi z rynku, integracja automatycznie ukrywa ją z oferty i – w razie potrzeby – komunikuje alert bezpieczeństwa na poziomie konta klienta i karty produktu. To eliminuje telefony „po fakcie” i przyspiesza bezpieczną rotację zapasów.

Przepływ danych w ZARYS: od szkicu do zamówienia

1. Szkic produktu w Pimcore PIM – w portalu Product Information Management powstaje podstawowy szkielet: rodzina produktowa, warianty, jednostki miary, kody EAN.

2. Wzbogacanie danych – dodawane są wszystkie atrybuty techniczne, regulacyjne i sprzedażowe: zdjęcia, dokumenty, opisy, tłumaczenia, flagi zgodności, podobne produkty.

3. Kontrola jakości – system sprawdza kompletność danych; reguły blokują publikację, jeśli brakuje krytycznych atrybutów/dokumentów.

4. Status „Ready for Sale” – dopiero produkt z pełnym i poprawnym zestawem danych jest wysyłany do SAP (ERP). Powstaje zdarzenie do integracji. 

5. Integracja PIM → ERP – w SAP tworzony jest materiał i może być użyty w procesach logistyczno-finansowych. Produkt staje się handlowy.

6. Integracja ERP → B2B: dedykowane cenniki, stany, kontrakty i blokady dla konta klienta.

7. Prezentacja w Shopware B2B: klient po zalogowaniu widzi kompletną kartę produktu, która łączy treści z PIM z danymi handlowymi z SAP.
 

Cały proces chroni przed sytuacją, w której w ERP czy sklepie B2B pojawia się „pusty produkt” bez zdjęć czy specyfikacji.

Dlaczego to działa pewnie, automatycznie i „na lata”?

1) Luźne sprzężenie (event-driven)

• Integracja przez zdarzenia (produkt osiągnął „Ready for Sale”, dokument wygasł, atrybut się zmienił), a nie twarde zależności. Koniec z „ migracją co jakiś czas”, która blokuje biznes. Aktualizacje są częste i bezpieczne.
• Dzięki temu można łatwo dodać nowy kanał sprzedaży, rynek czy system, bez przepisywania istniejącej logiki.
• Architektura rośnie wraz z biznesem zamiast go ograniczać. Regularne wdrożenia i testy całości przepływu gwarantują, że zmiany nie powodują awarii.

2) Systemy PIM i ERP w duecie: pełna kontrola nad danymi i procesami zakupowymi

• Unikamy „pół-PIM w ERP” i „pół-ERP w PIM”. Każdy system ma jasny zakres.
• ERP odpowiada np. za stany magazynowe, ceny, procesy finansowe.
• PIM odpowiada za dane produktowe, opisy, lokalizacje językowe, compliance.
• Publikacja to ciąg zdarzeń – system prowadzi rekord przez systemy. To koniec z „pustymi produktami” i początek przewidywalnej automatyzacji, w której zespół zajmuje się wyjątkiem, a nie ręcznym przenoszeniem informacji.
• Brak duplikatów i sprzecznych danych = mniej konfliktów, łatwiejsze zmiany i niższe koszty utrzymania.

3) Wielojęzyczność i rynki: Matryca atrybut × język × kanał/kraj w PIM

• Ekspansja międzynarodowa czy wejście na nowy marketplace sprowadza się do konfiguracji profilu w PIM (atrybuty obowiązkowe, instrukcje obsługi w odpowiednim języku, jednostki), a nie do nowego projektu IT i przepisywania procesów.
• Biznes działa szybciej, IT nie staje się wąskim gardłem.

Od technicznej układanki do realnych efektów biznesowych

Oprogramowanie PIM niesie identyfikację, treści i dokumenty, system ERP egzekwuje kontrakty, stany i partie, a platforma B2B prezentuje to w kontrolowany, zgodny sposób i spina w doświadczenie zakupowe. Rolą Tandemite było zbudowanie modelu danych i workflow, uporządkowanie integracji oraz dostarczenie logiki prezentacji po stronie B2B.

Co zyskał biznes dzięki architekturze PIM-ERP-B2B:

• krótszy czas publikacji,
• mniej błędów danych,
• mniejsze obciążenie handlowców,
• każdy nowy rynek/kanał to powtarzalny rollout – nie wielomiesięczny projekt.

Dowiedz się więcej o wdrożeniu dla firmy ZARYS International Group.

Praktyczne przykłady:

a) Kierownik działu zamówień w szpitalu: „Kończy się kontrakt na rękawiczki, ale nasza pula nie została wykorzystana. Portal pokazuje mi pozostały limit i sugeruje podobne artykuły, gotowe do dostawy w 24h.”

b) Specjalista ds. zgodności: „Każdy produkt ma aktualny kod identyfikacyjny – publikacja blokuje się, jeśli brakuje wymaganego dokumentu dla danego kraju.”

c) Opiekun handlowy: „Nie gaszę pożarów w mailach – widzę status zamówień klienta i jego kontrakty; czas poświęcam na doradztwo.”

Widzisz u siebie podobne wyzwania? Porozmawiajmy! Jako partner technologiczny przeprowadzimy Cię przez proces w sposób przejrzysty i uporządkowany. Dobrze znamy specyfikę sektora medtech, dbamy o regulacje i kontekst. Nasze podejście to architektura, a nie tylko wdrożenie. Dzięki krótkim cyklom pracy szybciej widzisz efekty.