7 pułapek przy imporcie danych do PIM i jak się przed nimi uchronić

Jak uniknąć kosztownych pomyłek i sprawić, by import danych przebiegał bez zakłóceń? W tym artykule przeanalizujemy najczęstsze trudności oraz najlepsze praktyki ich rozwiązania.

1. Rozproszona i niekompletna baza danych o produktach

Problem:

Wiele firm zarządza informacjami o produktach bez spójnego systemu – wykorzystując różne pliki i programy, od Excela po e-maile. W efekcie dane są niespójne, niekompletne i często zdublowane. W końcu okazuje się, że brakuje istotnych informacji, np.:

• Zdjęć produktów, dokładnych specyfikacji technicznych czy wymaganych certyfikatów zgodności.
• Treści przetłumaczonych na różne języki i dostosowanych do lokalnych rynków.

Dodatkowo, brak jednolitego sposobu wprowadzania informacji i zasad formatowania sprawia, że dane są niespójne. Typowe problemy to:

• Różne sposoby zapisu nazw produktów (np. 4GB RAM Laptop vs. Laptop, 4 GB RAM).
• Stosowanie różnych jednostek miary (np. centymetry vs. cale).
• Zduplikowane kody SKU z drobnymi różnicami w opisach produktu.

Najczęstsze skutki:

• Braki w informacjach blokują publikację produktów na platformach eCommerce.
• Po migracji konieczna jest ręczna korekta i uzupełnianie danych, co opóźnia premiery produktów.

Jak temu zapobiec?

✔ Wczesna analiza danych pozwala wykryć braki przed migracją do oprogramowania PIM.

✔ Jasny podział obowiązków: marketing odpowiada za treści, dział prawny za certyfikaty.

✔ Spójne nazewnictwo, jednostki i formaty zwiększają przejrzystość danych.

✔ Wykorzystaj wbudowane funkcje PIM do automatycznego wykrywania błędów i niekompletnych wpisów.
 

Czy wiesz, że? Sama migracja to nie wszystko – kluczowe jest dokładne przygotowanie. Najwięcej czasu zajmuje analiza danych, ich ekstrakcja, oczyszczenie, modelowanie, mapowanie, wzbogacanie i walidacja. Bez tych kroków proces importu może się nie powieść. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tych etapach, sprawdź nasz poradnik.

2. Nieprawidłowa hierarchia produktów

Problem:

Firmy często nie definiują dokładnie relacji między produktami, co komplikuje zarządzanie danymi w systemach PIM. Prowadzi to do takich problemów, jak:

• Niejasne zależności między produktami, nieprawidłowe przypisanie produktów podrzędnych (np. różne wersje kolorystyczne, rozmiary, zestawy) do nadrzędnych.
• Niespójna klasyfikacja, przez którą produkty trafiają do błędnych lub wielu kategorii naraz.

Najczęstsze skutki:

• Niewłaściwe powiązania produktów mogą zakłócić działanie sklepu, wpływając na wyszukiwanie, filtry i rekomendacje.
• Poprawianie struktury po migracji danych generuje dodatkowe koszty i wydłuża procesy.

Jak temu zapobiec?

✔ Już na wczesnym etapie określ model produktu i relacje między poszczególnymi artykułami (warianty, zestawy, akcesoria).

✔ Zaangażuj zespoły z różnych działów (portfolio, marketing, sprzedaż, IT), by ustalić spójną hierarchię danych.

✔ Opracuj przejrzystą klasyfikację i logiczny podział kategorii.

Sprawdź, dlaczego PIM to niezbędne narzędzie do zarządzania danymi dotyczącymi produktów – czytaj więcej!

3. Problem z integracją systemów informatycznych w firmie

Problem:

Systemy ERP, OMS i eCommerce muszą być połączone z PIM, aby prawidłowo wykorzystywać dane produktowe. Integracja bywa jednak skomplikowana, ponieważ:

• Każdy system ma własny sposób organizacji danych i inne wymagania API.
• Starsze oprogramowanie często nie wspiera nowoczesnych metod integracji.

Najczęstsze skutki:

• Niespójne lub nieaktualne informacje o produktach na różnych platformach spowodowane brakiem synchronizacji.
• Duże obciążenie działu IT i ryzyko kosztownych prac programistycznych w celu dostosowywania systemów.

Jak temu zapobiec?

✔ Sprawdź, jakie systemy wymagają połączenia z PIM i opracuj ze swoim partnerem wdrożeniowym schemat ich współpracy (jak powinien wyglądać przepływ informacji).

✔ Skorzystaj z rozwiązań middleware, aby ułatwić integrację systemów.

✔ Postaw na PIM z elastycznym API, które umożliwi płynną, natychmiastową wymianę danych (podejście API-First)

4. Opór wobec zmian i brak współpracy

Problem:

Nowy system wymaga nie tylko technicznych usprawnień, ale i nowego podejścia do danych. Przejście na PIM oznacza zmianę sposobu pracy, co nie zawsze jest łatwe. Najczęstsze trudności to:

• Niechęć pracowników do porzucenia arkuszy kalkulacyjnych i dotychczas wykorzystywanych narzędzi.
• Brak jasnych ustaleń między działami co do struktury danych i procesów oraz podziału obowiązków.

Najczęstsze skutki:

• Częściowe wdrożenie PIM – Niektóre zespoły nadal trzymają się dotychczasowych metod, zamiast korzystać z PIM.
• Opóźnienia migracji z powodu różnych priorytetów każdego zespołu.

Jak temu zapobiec?

✔ Edukuj pracowników o korzyściach wynikających z wdrożenia PIM.

✔ Włącz do procesu kluczowe osoby z różnych działów firmy (marketingu, sprzedaży, zgodności i logistyki).

✔ Zapewnij odpowiednie szkolenia, aby każdy umiał obsługiwać nowy system.

5. Bardzo duże zbiory danych i ograniczone możliwości skalowania

Problem:

Duże firmy pracują na milionach SKU, posiadających różne atrybuty, materiały cyfrowe i wersje językowe. W związku z tym pojawiają się wyzwania:

• Jak skutecznie przetwarzać ogromne ilości danych bez utraty wydajności?
• Jak skutecznie migrować duże pliki cyfrowe (jak grafiki, wideo) wraz z danymi produktów?

Najczęstsze skutki:

• Proces migracji może trwać dłużej, zwiększając ryzyko błędów.
• Spowolnienie działania systemu przy dużej ilości danych, jeśli PIM nie jest odpowiednio zoptymalizowany.

Jak temu zapobiec?

✔ Migruj dane stopniowo, zaczynając od priorytetowych produktów.

✔ Usuń lub archiwizuj nieaktualne artykuły, aby zmniejszyć zakres migracji.

✔ Sprawdź wydajność systemu na dużych zbiorach danych przed jego uruchomieniem.

Dobra praktyka – Nie pomijaj żadnego przypadku! Złożone produkty mogą być problematyczne, dlatego każdy wariant i typ danych powinny zostać przetestowane. Nie skupiaj się tylko na pierwszych dobrze zorganizowanych wpisach. Pominięcie mniej oczywistych przypadków może prowadzić do błędów podczas pełnej migracji.

6. Brak nadzoru nad danymi

Problem:

Firmy często napotykają problemy z jakością danych po ich migracji, jeśli nie wprowadzą spójnych zasad zarządzania. Największe trudności to:

• Niejasność w zakresie odpowiedzialności za poszczególne informacje o produktach w systemie PIM.
• Brak ustalonych procedur aktualizacji, co sprzyja powstawaniu błędów.

Najczęstsze skutki:

• Stopniowo pojawiają się błędy w danych i pogarszają jakość systemu (degradacja danych).
• Zespoły są zdezorientowane co do tego, kto powinien edytować i zatwierdzać informacje.

Jak temu zapobiec?

✔ Ustal role i zakres odpowiedzialności za dane.

✔ Zastosuj automatyczne procesy zatwierdzania w narzędziu PIM dla lepszej kontroli jakości.

✔ Zaplanuj cykliczne audyty, aby zapewnić spójność i poprawność danych.

7. Wyzwania związane z zasobami cyfrowymi

Problem:

Podczas migracji firmowe pliki cyfrowe mogą sprawiać więcej problemów, niż się wydaje. Najczęstsze trudności to:

• Chaotyczne nazewnictwo plików i niepoprawne oznaczanie metadanych.
• Pliki rozproszone w wielu miejscach bez jasnych powiązań z produktami.

Najczęstsze skutki:

• Niedziałające linki do obrazów i brakujące pliki obniżają jakość prezentacji produktów w sklepie online.
• Zarządzanie wersjami lokalnymi (np. różnymi zdjęciami produktów dla różnych krajów) staje się skomplikowane.

Jak temu zapobiec?

✔ Połącz PIM z systemem DAM (ang. Digital Asset Management) i zarządzaj zasobami w uporządkowany sposób.

Poznaj różnice między PIM a DAM – przeczytasz nasz artykuł blogowy w zaledwie 3 minuty!

✔ Ujednolicone metadane zapewnią poprawne powiązania między produktami a plikami.

✔ Przed migracją uruchom testy i skrypty walidacyjne, by upewnić się, że wszystkie zasoby są poprawnie połączone i spełniają wymagania jakościowe.

Migracja danych do PIM – jak zrobić to dobrze?

1. Najpierw przygotuj dane: Usuń błędy i ustandaryzuj formaty, by uniknąć błędów.

2. Stwórz szczegółowy plan: Podziel migrację na logiczne kroki, etapy i określ terminy realizacji.

3. Prowadź dokumentację: Zapisuj kluczowe informacje na temat struktury, mapowania i reguł walidacji.

4. Wykorzystaj automatyzację: Ogranicz ręczne poprawki; użyj narzędzi do sprawdzania, uzupełniania i poprawiania danych.

5. Pracuj zespołowo i zaangażuj odpowiednie osoby: Włącz do procesu osoby z działu produktu, marketingu i IT, aby wszyscy mieli wspólną wizję wymagań.

6. Testuj przed wdrożeniem: Przeprowadź próbne importy i sprawdzaj wyniki. To ujawni potencjalne problemy.

7. Ustal zasady zarządzania danymi: Określ, kto oraz w jakim zakresie będzie zarządzał informacjami produktowymi po migracji i odpowiadał za ich jakość.

Wiele firm boryka się z chaosem w danych. W Tandemite pomagamy firmom uporządkować i zabezpieczyć informacje o produktach. Nie tylko analizujemy obecny stan i sposób zarządzania, ale także wskazujemy najlepsze praktyki. Nasz zespół przeprowadzi Cię przez cały proces wdrożenia PIM, dbając o to, by Twoje dane były kompletne, spójne i bezpieczne. Skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy!