Pułapki wdrożenia PIM – Jak ich uniknąć i nie utopić budżetu?

Opowiemy Ci o potknięciach związanych z danymi, z wyborem platformy, z zaangażowaniem zespołu i z wieloma innymi aspektami. Dzięki temu będziesz mógł spojrzeć na ten proces z większą świadomością i uniknąć pomyłek. Nie pozwól, by brak wiedzy sprawił, że Twoja inwestycja w PIM zamiast usprawnić biznes, stanie się kulą u nogi.

Poznaj najczęstsze błędy wdrożenia PIM.

Błąd #1: Niedocenienie pracy związanej z przygotowaniem danych

System PIM to Twój nowy, centralny "magazyn" na informacje o produktach. Aby działał on efektywnie, musisz go wypełnić czystymi, uporządkowanymi i kompletnymi danymi. I tu właśnie wiele firm popełnia pierwszy, poważny błąd – nie doceniają ilości pracy, jaką trzeba włożyć w przygotowanie tych danych przed migracją do nowego systemu.

Często myśli się, że wystarczy "przekopiować-wkleić" informacje z dotychczasowych systemów, arkuszy kalkulacyjnych czy baz danych do panelu PIM. Niestety, rzadko kiedy dane w tych źródłach są idealne. Możesz mieć do czynienia z:

• niekompletnymi informacjami (brakuje kluczowych parametrów, opisów, zdjęć w odpowiedniej rozdzielczości);
• niespójnymi danymi (ten sam atrybut (np. kolor) jest zapisywany na różne sposoby – "czerwony", "czerwień", "Czerwony Matowy");
• nieaktualnymi informacjami (specyfikacje techniczne dawno nie były aktualizowane);
• błędami i literówkami (w opisach, nazwach produktów czy kodach SKU);
• różnymi formatami (daty, jednostki miary czy numery katalogowe zapisane są w odmienny sposób);
• wyzwaniami związanymi z wielojęzycznością (dane produktowe muszą być dostosowane do wielu języków, a ten etap jest niedostatecznie zaplanowany i zaniedbywany).

Efekt będzie taki, że w nowym systemie będziesz miał ten sam chaos, tylko w nowym "opakowaniu". A to oznacza wydłużone wdrożenie, bo nagle okazuje się, że trzeba poświęcić mnóstwo czasu na ręczne czyszczenie i uzupełnianie danych. To także zwiększone koszty, ponieważ praca zespołu wdrożeniowego i Twoich pracowników się przedłuża. A co najważniejsze, obniża to jakość danych w PIM, co przekłada się na niespójną i nieprofesjonalną prezentację Twojej oferty klientom.

Co zrobić, żeby uniknąć tej pułapki?

⭐ Przeprowadź dokładny audyt swoich danych. Zanim zaczniesz cokolwiek migrować, musisz wiedzieć, w jakim stanie są Twoje obecne dane.

⭐ Zdefiniuj standardy danych. Ustal, jak mają wyglądać poszczególne atrybuty w PIM-ie – jakie formaty są dopuszczalne, które pola są obowiązkowe, jakie słownictwo ma być używane.

⭐ Zadbaj o standaryzację formatów. Ujednolić zapis dat, jednostek miar, kolorów itp.

⭐ Uzupełnij brakujące informacje. Zidentyfikuj luki w danych i zaplanuj, jak je uzupełnić. Może to wymagać zaangażowania różnych działów w Twojej firmie.

⭐ Rozważ narzędzia do czyszczenia i transformacji danych. Istnieją narzędzia, które mogą pomóc w automatycznym wykrywaniu i korygowaniu niektórych nieprawidłowości w danych.

Pamiętaj, czyste dane to fundament efektywnego systemu PIM. Nie lekceważ tego kroku!

Jak przygotować dane produktowe do PIM? Sprawdź naszą checklistę!

⭐ To ważne! ⭐ Technologia to tylko część wyzwania – równie istotna jest gotowość organizacyjna. Klienci często nie mają pełnej świadomości, jakie dane są potrzebne, jak je uporządkować ani które atrybuty są kluczowe w różnych kanałach. Mimo dostępności danych, ich jakość lub struktura często nie spełniają wymagań systemu PIM.

Dlatego tak duże znaczenie mają warsztaty, audyty i modelowanie danych we współpracy z ekspertami. Skuteczna implementacja wymaga przemyślanych, często wieloetapowych działań.

Błąd #2: Wybór platformy PIM bez jasnej strategii – Nie kieruj się modą, ale potrzebami

Na rynku jest ich wiele – różnią się funkcjonalnościami, ceną, poziomem skomplikowania i możliwościami integracji. Częstym błędem jest wybór PIM bez wcześniejszego, dokładnego zastanowienia się nad tym, czego Twoja firma tak naprawdę potrzebuje i jakie cele chcesz osiągnąć dzięki wdrożeniu takiego rozwiązania.

Pokusa, by wybrać "najpopularniejszy" system albo ten, który ma najwięcej funkcji, może być silna. Ale jeśli ten system nie pasuje do specyfiki Twojego biznesu, do Twoich procesów i do Twojego ekosystemu IT, to zamiast usprawnienia, możesz narobić sobie więcej problemów. 

Jakie mogą być konsekwencje takiego pochopnego wyboru?

• System, który nie jest dopasowany do Twoich potrzeb, może wymagać wielu customizacji (dostosowań), co znacząco wydłuża czas wdrożenia i zwiększa jego koszt.
• Rozbudowany system może generować wyższe koszty licencji i wdrożenia, a jego utrzymanie i rozwój mogą być droższe, niż to konieczne.
• Wybrany system może nie oferować kluczowych funkcji, które są niezbędne dla Twojej branży lub specyfiki Twoich produktów (np. zaawansowane zarządzanie wariantami w modzie, obsługa specyficznych jednostek miar w przemyśle).
• Jeśli system jest trudny w obsłudze lub nie odpowiada realnym potrzebom pracowników, mogą oni niechętnie z niego korzystać, a cała inwestycja nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.

Jak wybrać mądrze? Nie kieruj się modą, ale potrzebami!

⭐ Zdefiniuj swoje wymagania. Zanim zaczniesz przeglądać oferty różnych platform, dokładnie przeanalizuj swoje potrzeby biznesowe i cele, jakie chcesz osiągnąć dzięki PIM. Jakie problemy chcesz rozwiązać? Jakie procesy chcesz usprawnić?

⭐ Zrób listę "must-have" i "nice-to-have". Oddziel absolutnie niezbędne funkcje od tych, które byłyby mile widziane (system może się bez nich obejść na początku).

⭐ Analizuj różne platformy. Porównaj dostępne systemy PIM (np. Pimcore, Akeneo, Ergonode) pod kątem ich funkcjonalności, możliwości integracji, skalowalności, łatwości obsługi, opinii innych użytkowników i oczywiście kosztów. 

⭐ Poproś o demo i testy. Większość dostawców oferuje prezentacje demo i możliwość przetestowania platformy. Skorzystaj z tego, aby zobaczyć, jak system działa w praktyce i czy odpowiada Twoim potrzebom.

⭐ Pomyśl o przyszłości. Wybierając platformę, weź pod uwagę długoterminowe plany rozwoju Twojej firmy i upewnij się, że wybrany system będzie w stanie rosnąć razem z Tobą.

Błąd #3: Pominięcie kluczowych działów na wczesnym etapie

Kolejny błąd dotyczy traktowania wdrożenia jako projektu wyłącznie IT lub e-commerce, z pominięciem potrzeb i perspektyw innych kluczowych działów na wczesnym etapie planowania. Informacje o produktach dotykają wielu obszarów Twojej firmy – od marketingu, przez sprzedaż, operacje, aż po obsługę klienta.

To może prowadzić do sytuacji, w której nowy system PIM nie spełnia oczekiwań wszystkich użytkowników, nie jest w pełni zintegrowany z ich codzienną pracą i ostatecznie nie przynosi oczekiwanych korzyści dla całej organizacji.

Dlaczego zaangażowanie wszystkich działów od samego początku jest tak ważne?

• Dział marketingu potrzebuje bogatych opisów i wysokiej jakości zdjęć do kampanii reklamowych. Dział sprzedaży skupia się na parametrach technicznych. Dział operacji potrzebuje dokładnych wymiarów i wag do logistyki. Pominięcie tych perspektyw może skutkować wyborem lub konfiguracją oprogramowania PIM, która nie odpowiada na kluczowe potrzeby poszczególnych zespołów (jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie jeszcze dane możesz przechowywać w PIM, tutaj znajdziesz szczegółową rozpiskę).
• Każdy dział ma swoje własne procesy pracy związane z informacjami o produktach. Wczesne zaangażowanie pozwala zrozumieć te procesy i dostosować wdrożenie PIM tak, aby jak najlepiej się w nie wpisywał, minimalizując zakłócenia i opór ze strony użytkowników.
• Przedstawiciele różnych działów mogą wnieść cenne uwagi i spostrzeżenia, które pomogą zidentyfikować potencjalne problemy i wyzwania związane z wdrożeniem jeszcze na etapie planowania. Dzięki temu można uniknąć kosztownych poprawek w późniejszej fazie projektu.
• Zaangażowanie wszystkich interesariuszy pomaga w stworzeniu wspólnego zrozumienia celów wdrożenia PIM i buduje poczucie wspólnej odpowiedzialności za jego sukces.

Jak zapewnić zaangażowanie kluczowych działów?

⭐ Powołaj zespół projektowy z przedstawicielami różnych działów. Upewnij się, że w zespole odpowiedzialnym za wdrożenie PIM znajdują się osoby z działu e-commerce, marketingu, IT, operacji i sprzedaży (w zależności od struktury Twojej firmy).

⭐ Zbieraj feedback. Nie czekaj do końca projektu, aby zapytać o opinie. Regularnie zbieraj informacje zwrotne od użytkowników i uwzględniaj je w procesie wdrożenia.

⭐ Wyjaśnij korzyści dla każdego działu. Pokaż pracownikom, jak PIM ułatwi ich codzienną pracę i jakie konkretne korzyści przyniesie ich działowi (np. szybsze wprowadzanie produktów do oferty dla e-commerce, łatwiejsze tworzenie materiałów marketingowych, mniejsza liczba zwrotów = mniej zgłoszeń do działu obsługi klienta).

⭐ Bądź transparentny w procesie decyzyjnym. Informuj wszystkich interesariuszy o postępach projektu, o podejmowanych decyzjach i o ewentualnych wyzwaniach.

Błąd #4: Brak budżetu na długoterminowe wsparcie i szkolenia

Czwartym, często spotykanym błędem jest skupienie się wyłącznie na początkowych kosztach wdrożenia i pominięcie w budżecie długoterminowego wsparcia technicznego oraz regularnych szkoleń dla zespołu. To krótkowzroczne podejście może sprawić, że z czasem Twój system PIM przestanie efektywnie spełniać swoją rolę, a Ty zostaniesz z drogim, ale niewykorzystanym narzędziem.

Dlaczego długoterminowe wsparcie i szkolenia są tak ważne?

• Wsparcie techniczne to Twój "plan B". Nawet najlepszy system może czasami sprawiać problemy techniczne, mogą pojawić się błędy, a integracje z innymi systemami mogą wymagać aktualizacji. Dostęp do profesjonalnego wsparcia technicznego ze strony dostawcy PIM-u lub doświadczonego partnera wdrożeniowego jest kluczowy, aby szybko rozwiązywać te problemy i minimalizować przestoje w pracy.
• Systemy PIM są stale rozwijane, pojawiają się nowe funkcjonalności, aktualizacje zabezpieczeń i usprawnienia. Długoterminowe wsparcie często obejmuje dostęp do tych aktualizacji, co zapewnia, że Twój system pozostaje nowoczesny i bezpieczny. Ignorowanie aktualizacji może sprawić, że Twój PIM z czasem stanie się przestarzały i mniej efektywny.
• Wdrożenie platformy PIM to jedno, ale efektywne korzystanie z jego wszystkich funkcji to drugie. Regularne szkolenia dla Twojego zespołu – zarówno dla nowych pracowników, jak i w zakresie nowych funkcjonalności – są niezbędne. Bez odpowiedniej wiedzy użytkownicy mogą ograniczać się do podstawowych funkcji, nie wykorzystując zaawansowanych możliwości PIM, które mogłyby znacząco usprawnić ich pracę.
• Twój biznes będzie się rozwijał, pojawią się nowe produkty, nowe kanały sprzedaży, nowe wymagania klientów. Szkolenia i konsultacje z dostawcą PIM mogą pomóc Ci dostosować system do tych zmieniających się potrzeb i odkryć nowe sposoby wykorzystania jego możliwości.

Jak mądrze zaplanować budżet na długoterminowe wsparcie i szkolenia?

⭐ Zapytaj o opcje wsparcia już na etapie wyboru platformy. Dowiedz się, jakie pakiety wsparcia oferuje partner technologiczny, jakie są czasy reakcji na zgłoszenia i jakie formy pomocy są dostępne (np. telefoniczna, mailowa, zdalny dostęp).

⭐ Uwzględnij w budżecie koszty szkoleń. Zaplanuj zarówno szkolenia początkowe dla zespołu, jak i regularne szkolenia przypominające oraz szkolenia z nowych funkcjonalności. Rozważ różne formy szkoleń – online, stacjonarne, indywidualne konsultacje PIM.

⭐ Zainwestuj w dokumentację i wewnętrzną bazę wiedzy. Stworzenie własnej dokumentacji i bazy wiedzy na temat korzystania z PIM w Twojej organizacji pomoże nowym pracownikom szybciej się wdrożyć i ułatwi rozwiązywanie prostych problemów.

Błąd #5: Zbyt wczesna i nadmierna customizacja

Nowoczesne platformy PIM są zazwyczaj bardzo elastyczne i oferują wiele standardowych funkcji, które pokrywają większość typowych potrzeb zarządzania danymi produktowymi. Częstym błędem jest zbyt wczesne i nadmierne angażowanie się w customizację, czyli dostosowywanie systemu do specyficznych wymagań Twojej firmy jeszcze zanim dobrze poznasz standardowe możliwości platformy i zrozumiesz, jak one działają w praktyce.

Dlaczego zbyt wczesna i nadmierna customizacja jest ryzykowna?

• Każda customizacja wymaga dodatkowej pracy programistycznej, testowania i wdrożenia. Im więcej niestandardowych rozwiązań, tym wyższy koszt całego projektu.
• Tworzenie i testowanie niestandardowych funkcji zajmuje czas. Zamiast szybko zacząć korzystać możliwości PIM, czekasz na ukończenie skomplikowanych modyfikacji.
• Czasami standardowe funkcje PIM, choć działają nieco inaczej niż dotychczasowe procesy w Twojej firmie, mogą być równie efektywne, a ich wdrożenie jest znacznie prostsze i szybsze. Zbyt szybkie dążenie do idealnego odwzorowania starych procesów w nowym systemie może prowadzić do niepotrzebnej komplikacji.

Jak podejść do customizacji z głową?

⭐ Najpierw poznaj standardowe możliwości systemu PIM. Poświęć czas na dokładne zrozumienie, jak działa wybrana platforma, jakie oferuje funkcje i jak można je skonfigurować. Często okazuje się, że wiele Twoich potrzeb można zaspokoić za pomocą standardowych ustawień.

⭐ Zidentyfikuj kluczowe, "must-have" customizacje. Zastanów się, które specyficzne wymagania Twojej firmy są absolutnie niezbędne i nie mogą być zrealizowane za pomocą standardowych funkcji. Skup się na tych kluczowych obszarach.

⭐ Odłóż "nice-to-have" customizacje na później. Jeśli jakieś dodatkowe dostosowania byłyby przydatne, ale nie są krytyczne na początku, rozważ ich wdrożenie w późniejszej fazie projektu, po tym jak zespół dobrze opanuje standardowe funkcje.

⭐ Dokładnie przeanalizuj potrzebę każdej customizacji. Zastanów się, jakie korzyści przyniesie dana modyfikacja i czy przewyższają one potencjalne koszty wdrożenia PIM i ryzyka związane z customizacją.

⭐ Konsultuj się z partnerem wdrożeniowym. Doświadczeni specjaliści doradzą, które customizacje są naprawdę potrzebne i jakie są najlepsze sposoby ich wdrożenia, minimalizując ryzyko problemów w przyszłości.

Błąd #6: Ignorowanie integracji z istniejącymi systemami – PIM musi płynnie współpracować z Twoim całym ekosystemem

System PIM nie działa w próżni. Żeby był naprawdę efektywny, musi płynnie współpracować i wymieniać dane z innymi systemami, które już funkcjonują w Twojej firmie. Częstym i kosztownym błędem jest ignorowanie potrzeb integracyjnych na etapie wyboru i wdrożenia PIM. Traktowanie go jako oddzielnego, izolowanego "magazynu danych" to prosta droga do chaosu.

Dlaczego integracja PIM z innymi systemami jest kluczowa?

• Bez integracji ryzykujesz, że te same informacje o produktach będą przechowywane w różnych systemach, w różnych formatach i z różną aktualnością. To prowadzi do niespójności, błędów i frustracji zarówno Twojego zespołu, jak i Twoich klientów.
• Dobrze zintegrowany PIM może automatycznie przesyłać aktualne dane produktowe do Twojej platformy e-commerce, systemów marketingowych, platform marketplace i innych kanałów sprzedaży. To oszczędza czas, eliminuje ręczne przepisywanie danych i minimalizuje ryzyko błędów.
• Spójne i aktualne informacje o produktach we wszystkich kanałach sprzedaży budują zaufanie klientów i zapewniają im pozytywne doświadczenie zakupowe. Klienci otrzymują te same informacje niezależnie od tego, gdzie przeglądają Twoją ofertę.

Jak podejść do integracji z głową?

⭐ Zmapuj swój istniejący ekosystem IT. Zidentyfikuj wszystkie systemy, z którymi PIM będzie musiał się zintegrować.

⭐ Określ potrzeby integracyjne. Zdefiniuj, jakie dane i w jakim kierunku mają przepływać między PIM-em a innymi systemami. Jakie informacje o produktach muszą być eksportowane do platformy e-commerce? Jakie dane (np. stany magazynowe) mają być importowane do platformy PIM?

⭐ Wybierz PIM z odpowiednimi API i możliwościami integracji. Upewnij się, że wybrana platforma PIM oferuje interfejsy programowania aplikacji (API) i gotowe konektory, które ułatwią integrację z Twoimi kluczowymi systemami.

Podsumowanie: Mądry Polak po szkodzie? Nie, mądry Polak przed szkodą!

Mamy nadzieję, że omówione błędy wdrożenia PIM otworzyły Ci oczy na potencjalne wyzwania i dały Ci cenne wskazówki, jak ich uniknąć. Pamiętaj, że świadomość problemów to pierwszy krok do ich rozwiązania.

Zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu PIM w swojej firmie, aby usprawnić zarządzanie danymi produktowymi? Nie chcesz popełnić opisanych błędów i zależy Ci na sprawnym i efektywnym procesie?

Zespół Tandemite pomoże Ci przejść przez ten proces – od analizy Twoich potrzeb i pomocy w wyborze odpowiedniej platformy, przez przygotowanie danych PIM i migrację, integrację z istniejącymi systemami, aż po szkolenia dla Twojego zespołu i utrzymanie systemu.

Skontaktuj się z naszymi ekspertami, którzy chętnie odpowiedzą na Twoje pytania i przygotują indywidualną ofertę. Oferujemy konsultacje, audyty przedwdrożeniowe i wsparcie biznesowe.