Zarządzanie informacjami o produktach to spore wyzwanie szczególnie dla producentów, dystrybutorów i detalistów wykorzystujących wiele kanałów sprzedaży i promocji. Gdy ilość ludzi i danych narasta, nieuporządkowane działania stają się uciążliwe i hamują rozwój. Managerowie i właściciele firm zostają zmuszeni do poszukiwania lepszych metod działania. Często właśnie na tym etapie dowiadują się o istnieniu PIM, czyli systemów informatycznych dedykowanych zarządzaniu informacją produktową.
Co stosują firmy zanim wprowadzą PIM?
Producenci do zarządzania danymi o produktach nadal wykorzystują głównie pliki Excel. Używane są także różnego rodzaju bazy danych czy systemy ERP. Zdarza się, że informacje są uzupełniane i przechowywane bezpośrednio w panelu e-commerce. Wiele firm nie ma przemyślanej strategii w tym obszarze. Z bieżącymi trudnościami radzą sobie wprowadzając tymczasowe, szybkie rozwiązania. Jednak aby dostosować rozwijającą się organizację do potrzeb nowoczesnego rynku konieczne są bardziej zaawansowane i ustrukturyzowane działania.
Firmy które nie modyfikują swojej strategii, pozostając przy starych metodach działania, mierzą się z wieloma problemami. Dane którymi zarządzają zazwyczaj są rozproszone. Przetwarzają je różne osoby i działy w firmie. Brak jednolitej struktury informacji o produktach oraz narzędzi do ich kontroli utrudnia utrzymanie standardów w prezentacji oferty (np. zdjęcia w określonych wymiarach, pełne i jednolicie opisane parametry, spójne opisy). Zdarza się, że ta sama praca wykonywana jest wielokrotnie ponieważ niemożna znaleźć potrzebnych w danej chwili plików czy opisów. Taka sytuacja zdecydowanie utrudnia rozwój i optymalne gospodarowanie budżetem.
Przy wielu kanałach trudno utrzymać tak ważną dla wizerunku marki spójność. Rozwijające się firmy eksportują informacje produktowe do wielu kanałów sprzedaży i promocji. Są to najczęściej:
- systemy e-commerce,
- aplikacje mobilne,
- panele B2B,
- sklepy stacjonarne,
- cenniki,
- oferty,
- katalogi drukowane i elektroniczne.
Przy sprzedaży międzynarodowej dochodzą wersje językowe oraz przystosowanie do wymagań konkretnych rynków. Utrzymanie spójnej struktury danych we wszystkich tych miejscach jest konieczne.
Wszelkie aktualizacje są czasochłonne i długotrwałe. Nawet gdy zmianie ulega tylko jeden parametr produktu, to jego aktualizacja w każdym miejscu w którym jest prezentowany może trwać miesiącami. Błędy lub niedopatrzenia bywają bardzo kosztowne dla firmy. Zwiększają prawdopodobieństwo sytuacji w której klient otrzyma produkt niezgodny z opisem, zdjęciem lub specyfikacją. Innym problemem są niespójne cenniki lub oferta. W niektórych kanałach sprzedaży lub w ofercie partnerów mogą znaleźć się dawno wycofane produkty lub zdezaktualizowane ceny.
Zbyt długi czas wprowadzenia produktu na rynek powoduje utratę okazji. Często jesteśmy świadkami dynamicznych zmian na rynku. Pojawiają się szanse które potrafią wykorzystać tylko nieliczne firmy. Kluczowym czynnikiem ich sukcesu jest zdolność do błyskawicznej reakcji. Nieefektywne zarządzanie informacjami o produktach i brak dopracowanych procesów stanowią w takich momentach barierę nie do przejścia. Nawet jeśli uda się zidentyfikować potencjalną szansę, niemożliwe jest zareagowanie szybciej niż konkurencja. To sytuacje gdy firma chce wejść na nowy rynek, bardzo szybko wprowadzić nowe produkty do sprzedaży lub pozyskać kluczowego klienta.
W jakim momencie i dlaczego firmy decydują się na system PIM?
Zwiększenie skali działalności
Rozwój najczęściej wpływa na decyzję o wdrożeniu systemu PIM do zarządzania informacją produktową. Gdy firma jest mała, członkowie zespołu mogą łatwo się ze sobą komunikować. Co za tym idzie, mają kontrolę nad tym gdzie potrzebne materiały są przechowywane i komu są udostępniane. Kiedy organizacja rośnie konieczne jest budowanie i optymalizacja procesów w celu umożliwienia efektywnej współpracy rozbudowanego zespołu nad coraz większą ilością danych.
W tym momencie pojawia się potrzeba posiadania narzędzia, które będzie stanowić centralny magazyn informacji produktowych. Jednocześnie umożliwi ich przetwarzanie, wyszukiwanie, uzupełnianie oraz automatyzację powtarzalnej pracy. Coraz większe znaczenie ma też bezpieczeństwo. Do konkretnych zasobów dostęp powinny mieć tylko uprawnione osoby i to wyłącznie w ustalonym zakresie.
Przy wyborze systemu PIM warto zwrócić uwagę na jego skalowalność, tak aby stanowił wsparcie podczas rozwoju oferty, ilości kanałów oraz struktury danych.
Wdrożenie i rozwój sprzedaży wielokanałowej (omnichannel)
To częsty impuls do wprowadzenia systemu PIM w organizacji. Posiadanie kompletnych i spójnych danych produktowych jest kluczowe do realizacji strategii sprzedaży wielokanałowej. Konieczna jest możliwość efektywnej kontroli nad tym czy wszystkie produkty posiadają dane według świadomie wyznaczonych standardów.
Aby w pełni wykorzystać potencjał danego kanału materiały dostosowuje się specjalnie do jego specyfiki. Przykładowo inne oczekiwania ma partner B2B a inne klient indywidualny sklepu internetowego. Dzięki automatyzacji i centralnemu magazynowi informacji możliwe jest bardzo szybkie generowanie odpowiednich zbiorów danych, aktualizowanie i eksport do wyznaczonych miejsc.
Ekspansja zagraniczna
W kontekście informacji produktowej ekspansja na inne rynki jest zawsze dużym wyzwaniem. Nie tylko w kwestii tłumaczeń wszelkich opisów, instrukcji i materiałów na jeden lub wiele języków. Często można spotkać się z obostrzeniami prawnymi lub wymaganiami biznesowymi powodującymi konieczność modyfikacji i uzupełnienia np. certyfikatów, instrukcji, specyfikacji o te, oczekiwane na konkretnym rynku.
Ilość informacji produktowych oraz kanałów ich dystrybucji na tym etapie dynamicznie wzrasta. Aby można było kontrolować ich jakość, spójność i sprawny przepływ warto przygotować się wcześniej poprzez wdrożenie w całej organizacji systemu informatycznego PIM.
Współpraca w trybie zdalnym
PIM to narzędzie wspomagające współpracę w trybie zdalnym. O tym jak ważna jest dobra komunikacja w takiej sytuacji, przekonaliśmy się podczas obowiązywania obostrzeń związanych z COVID-19. Zmiana stylu pracy była konieczna z dnia na dzień. W takiej sytuacji system PIM staje się narzędziem umożliwiającym bezproblemową pracę z informacjami produktowymi nawet w sytuacji gdy zespół jest rozproszony.
4 główne korzyści PIM - Co motywuje firmy?
I. Centralizacja danych produktowych
Za sprawą systemu informatycznego PIM, można gromadzić w jednym miejscu rozbudowane i różnorodne dane o produktach. Uprawnieni, korzystając z centralnego systemu, mogą wspólnie przetwarzać, rozbudowywać i aktualizować informacje. Łatwo wszystko znaleźć i nie ma wątpliwości które dane są aktualne.
II. Automatyzacja i przyspieszenie procesów
PIM integruje się z wieloma systemami zarówno wewnątrz organizacji jak i narzędziami klientów oraz partnerów biznesowych. Automatyzuje przyjmowanie, przetwarzanie a także eksport danych. Większość powtarzalnej pracy staje się możliwa do zautomatyzowania.
W momencie korekty błędu, wprowadzenia zmiany lub uzupełnienia informacji produktowych dzięki mechanizmom systemu PIM błyskawiczne i automatycznie zaktualizują się one we wszystkich zintegrowanych kanałach.
III. Kontrolowana jakość informacji produktowych
W systemie PIM możemy wskazać jakie dane dla danego produktu / grupy produktów / kategorii są wymagane, opcjonalne lub zbędne. Uzyskujemy jednolitą strukturę informacji. W przypadku wprowadzania nowych produktów system wskaże które dane należy uzupełnić oraz jakie są kryteria ich jakości.
IV. Eliminacja błędów i obniżenie kosztów
Skuteczne wdrożenie PIM wymaga identyfikacji i automatyzacji zachodzących procesów. Duża część powtarzalnych zadań dotychczas wykonywanych przez człowieka, zostaje przeniesiona na system. Pozwala to na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów.
Wdrożenie PIM - Od czego zacząć?
Inwestycja w system PIM z pewnością jest korzystnym działaniem dla rozwoju firmy produkującej, sprzedającej lub promującej produkty. Warunek sukcesu to dopasowanie narzędzia do realnych potrzeb organizacji. W większości przypadków wdrożenie wykonuje zewnętrzna firma informatyczna specjalizująca się w tego typu rozwiązaniach szytych na miarę.
Obecnie rynek ma coraz wyższe wymagania co do spójności, jakości i kompletności informacji. Automatyzacja przepływu danych i ich błyskawiczna aktualizacja we wszystkich kanałach to działania niezbędne. Warto więc zacząć od uświadomienia sobie swoich aktualnych problemów, potrzeb i możliwości. Z tymi spostrzeżeniami udać się do firmy wdrożeniowej w celu organizacji warsztatów. Podczas nich powstanie solidna podstawa wymagań i założeń do budowy dedykowanego systemu, który będzie w stanie realnie wesprzeć firmę w rozwoju. Jest to dobry pierwszy krok na drodze do przeniesienia procesu zarządzania danymi o produktach na wyższy poziom.
