Jeden system, podwójna korzyść. Znaczenie PIM dla organizacji i dla klienta końcowego
Wielu decydentów w średnich i dużych przedsiębiorstwach postrzega PIM (Product Information Management) jako narzędzie do poprawy doświadczeń zakupowych klientów w e-commerce. I rzeczywiście – PIM jest nieodzowny dla efektywnej sprzedaży online. Gwarantuje dostęp do kompletnych, spójnych i bieżących informacji o produktach, czyli fundamentu decyzji zakupowych. Ale to dopiero początek. Czy wiesz, że ogromne korzyści z wdrożenia PIM mogą pojawić się wewnątrz organizacji, poza zasięgiem wzroku klientów?
PIM to ważny krok w stronę nowoczesnego i dobrze zorganizowanego biznesu. Porządkuje dane wewnątrz organizacji, przekładając się na konkretne wyniki biznesowe na zewnątrz. Firma może lepiej zarządzać informacją produktową i szybciej się rozwijać.
W tym artykule pokażemy, że system PIM to nie tylko odpowiedź na potrzeby klientów w świecie online – nazwijmy je potrzebami “zewnętrznymi”. To także przemyślana inwestycja strategiczna, która uporządkuje Twoją firmę od środka. Dzięki niemu informacje o produktach płyną sprawnie przez systemy i działy, co oznacza mniej ręcznej pracy, szybsze działania i lepszą współpracę – jeszcze zanim produkt trafi do klienta końcowego. Te nazwijmy potrzebami “wewnętrznymi”.
Dlaczego system PIM ma znaczenie dla organizacji? (korzyści wewnętrzne)
Pewnie znasz to uczucie, kiedy szukasz konkretnej informacji o produkcie i musisz przegrzebywać się przez dziesiątki folderów, arkuszy kalkulacyjnych, a czasem nawet dzwonić do współpracowników, żeby upewnić się, która wersja danych jest tą właściwą. Albo kiedy okazuje się, że opis produktu na Twojej stronie internetowej jest inny niż ten w katalogu dla handlowców, a jeszcze inny w systemie ERP. To właśnie są wyzwania wewnętrzne, z którymi boryka się wiele firm, zanim zdecydują się na wdrożenie PIM.
Zanim oprogramowanie PIM wkroczy do gry, często spotykamy się z:
⮕ Rosnącą złożonością produktów i rynków: Ile produktów masz w ofercie? Ile wariantów każdego z nich (kolory, rozmiary, konfiguracje)? Ile języków musisz obsłużyć, w ilu walutach sprzedajesz? Im więcej, tym trudniej zarządzać tym wszystkim ręcznie. Do tego dochodzą różne kanały sprzedaży – własny sklep internetowy, platformy B2B, marketplace'y, a nawet tradycyjne katalogi.
⮕ Rozproszonymi danymi: Informacje o produkcie żyją własnym życiem w różnych miejscach – w arkuszach Excela na komputerach pracowników, na udostępnionych dyskach sieciowych, w systemach magazynowych czy produkcyjnych, a nawet w głowach kluczowych osób.
⮕ Brakiem spójnej klasyfikacji i nomenklatury: Czasem ten sam produkt ma różne nazwy, różne atrybuty są używane do opisu jego cech. To prowadzi do zamieszania, utrudnia wyszukiwanie i sprawia, że kategoryzacja produktów w różnych kanałach jest niespójna.
⮕ Długotrwałymi procesami tworzenia i aktualizacji treści: W momencie wdrażania nowego produktu, zanim jego opis zostanie umieszczony na stronie internetowej, w materiałach katalogowych oraz systemach sprzedażowych, musi zostać przetworzony przez szereg osób. Proces ten polega na kopiowaniu, wklejaniu i dostosowywaniu informacji, co zajmuje tygodnie. Każda aktualizacja uruchamia cały cykl na nowo.
⮕ Problemami z jakością danych: Gdy dane są rozproszone i aktualizowane ręcznie, błędy są nieuniknione. Literówki, nieaktualne certyfikaty, brakujące zdjęcia – to wszystko prowadzi do frustracji pracowników.
⮕ Silosami informacyjnymi: Działy marketingowe, handlowe, IT czy logistyczne często działają w oderwaniu od siebie, jeśli chodzi o informacje o produktach. Każdy tworzy i przechowuje dane po swojemu, co utrudnia współpracę i sprawia, że firma nie działa jak jeden spójny organizm.
Jaka jest wewnętrzna siła PIM?
⭐ "Jedno źródło prawdy"
PIM pełni rolę centralnego repozytorium danych produktowych, w którym wszystkie informacje o Twoich produktach są logicznie ułożone, odpowiednio skategoryzowane i zawsze pod ręką. Koniec z rozproszonymi źródłami – masz jedno, spójne "źródło prawdy".
System pozwala na normalizację i standaryzację danych. Co to znaczy? Że wszystkie atrybuty produktu (np. kolor, rozmiar, materiał) są opisywane w ujednolicony sposób, niezależnie od tego, kto je wprowadza. Dzięki temu dane są spójne, a to ułatwia ich przetwarzanie i prezentowanie we wszystkich kanałach. Dodatkowo, PIM automatyzuje procesy importu i eksportu danych, co oznacza, że informacje mogą płynąć płynnie pomiędzy PIM a innymi programami w firmie, takimi jak ERP (systemy do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, np. SAP czy Comarch) czy systemy magazynowe.
⭐ Automatyzacja procesów
Eliminacja czasochłonnych, ręcznych procesów związanych z wprowadzaniem i weryfikacją danych pozwala pracownikom skupić się na działaniach kluczowych dla rozwoju firmy – analizie rynku, planowaniu kampanii marketingowych, rozwoju produktów czy obsłudze klienta. Jest to inwestycja, która wzmacnia kompetencje i efektywność zespołu.
Gdy dane są spójne i pochodzą z jednego, zatwierdzonego źródła, liczba błędów drastycznie spada. To bezpośrednio przekłada się na ograniczenie strat czasowych i finansowych wynikających z konieczności ich korekty.
⭐ Współpraca między działami
Jednym z największych wewnętrznych problemów w wielu firmach są tzw. silosy informacyjne. Oznacza to, że działy działają trochę jak oddzielne wyspy, z własnymi danymi i procesami. PIM skutecznie burzy te bariery.
Wdrożenie PIM umożliwia jasne przypisanie odpowiedzialności za konkretne informacje produktowe oraz monitorowanie etapu ich weryfikacji dzięki zdefiniowanemu workflow i systemowi zadań. Praca na wspólnym, aktualnym źródle danych ogranicza błędy i przyspiesza realizację projektów. Efektywność zespołu zauważalnie rośnie – dostęp do potrzebnych danych jest szybszy, a liczba pytań wewnętrznych spada.
⭐ Szybszy Time to market
Jeśli proces tworzenia opisu nowego produktu i jego udostępnienia w różnych kanałach zajmował tygodnie, dzięki PIM może skrócić się do kilku dni. Dzieje się tak, ponieważ wszystkie potrzebne dane są w jednym miejscu, a procesy ich zatwierdzania i publikacji są zautomatyzowane. Szybciej wprowadzasz nowości – szybciej widzisz efekty finansowe.
⭐ Skalowanie sprzedaży online i ekspansja na nowe rynki
Jeśli masz ambicje rosnąć i docierać do klientów nie tylko w swoim kraju, ale i na rynkach zagranicznych, PIM staje się niezbędnym narzędziem:
- PIM ułatwia obsługę tłumaczeń opisów produktów na różne języki. Dzięki temu otwierają się przed Tobą drzwi na rynki międzynarodowe.
- Chcesz wejść na nowy marketplace? A może otworzyć dedykowany sklep B2B dla konkretnej grupy klientów? PIM pozwala szybko dostarczyć kompletne dane produktowe do tych kanałów, skracając czas potrzebny na uruchomienie nowej sprzedaży z miesięcy do tygodni.
- Twój asortyment się powiększa, dochodzą nowe warianty produktów? PIM pozwala na efektywne zarządzanie nawet bardzo dużymi katalogami produktów, bez obaw o spadek wydajności czy spójności danych.
Weźmy na przykład producenta elektroniki. Przed wdrożeniem PIM, uruchomienie sklepu B2B dla rynku niemieckiego byłoby ogromnym wyzwaniem logistycznym i czasochłonnym projektem. Oznaczałoby to ręczne tłumaczenia, import danych do nowego systemu i ciągłe weryfikacje. Dzięki PIM, po początkowym uporządkowaniu danych, firma jest w stanie uruchomić pełnoprawny sklep B2B na rynek niemiecki nawet w 2 miesiące, co wcześniej byłoby praktycznie niemożliwe. To właśnie elastyczność i szybkość, jaką oferuje PIM.
⭐ SEO
Bogate, unikalne i aktualne opisy produktów, łatwa indeksacja przez wyszukiwarki – PIM dostarcza Ci wszystkie narzędzia, aby Twoje produkty były wysoko w wynikach wyszukiwania. Lepsza widoczność oznacza więcej potencjalnych klientów.
Co z tego ma klient końcowy? (korzyści zewnętrzne)
Zaczęliśmy od wyjaśnienia, że PIM stanowi potężne narzędzie do organizacji, jednak to uporządkowanie nie jest celem samym w sobie. Jego prawdziwa siła leży w tym, że przekłada się na odbiór firmy przez klienta. A w dzisiejszym świecie to właśnie jakość doświadczenia klienta stanowi o przewadze konkurencyjnej.
Wyobraź sobie teraz, że klienci wchodzący na Twoją stronę internetową, przeglądający katalog B2B czy rozmawiający z przedstawicielem handlowym zawsze otrzymują spójne, kompletne i atrakcyjne informacje o Twoich produktach. Bez względu na to, czy chodzi o zdjęcie, specyfikację techniczną, certyfikat czy wideo instruktażowe – wszystko jest na miejscu i wygląda profesjonalnie. To właśnie zasługa platformy PIM.
Jak PIM przekłada się na lepsze doświadczenie klienta?
⭐ Spójne doświadczenie
Niezależnie od tego, czy klient przegląda Twój sklep internetowy (na platformach takich jak Shopware czy Magento), firmową aplikację mobilną, katalog drukowany, czy widzi produkt w punkcie sprzedaży, informacje o nim są zawsze identyczne, aktualne i pełne. Eliminacja niespójności w komunikacji produktu przekłada się bezpośrednio na pozytywne doświadczenie zakupowe.
⭐ Personalizacja
Systemy PIM pozwalają segmentować produkty i dostosowywać ich prezentację do konkretnych grup klientów. Jeśli masz różne oferty dla segmentu B2B i B2C, albo dla klientów z różnych branż, PIM umożliwia łatwe zarządzanie tymi wariantami treści. Możesz dostarczać im dokładnie te informacje, które są dla nich najbardziej istotne, zwiększając tym samym szansę na konwersję.
Dzięki bogactwu danych w PIM, systemy do rekomendacji produktów (często wspierane przez sztuczną inteligencję) mogą oferować klientom produkty na podstawie ich historii zakupów czy przeglądanych produktów. To zwiększa szansę na dodatkową sprzedaż.
⭐ Większe zaufanie
Zapewnienie klientom dostępu do wszystkich niezbędnych informacji sprzyja podejmowaniu decyzji zakupowych. System PIM likwiduje bariery informacyjne, które w wielu przypadkach prowadzą do nieukończonych zakupów lub porzuconych koszyków.
PIM gwarantuje, że niezależnie od tego, czy klient dowiaduje się o produkcie na stronie internetowej, w aplikacji mobilnej, poprzez reklamę online, czy w tradycyjnym katalogu, dane, zdjęcia i opisy są zawsze aktualne i identyczne. To buduje zaufanie i profesjonalny wizerunek Twojej marki.
Pułapki wdrożenia PIM – Jak ich uniknąć i nie utopić budżetu?
Po co to wszystko?
Wewnętrzny zysk = szybsze procesy i niższe koszty
Zewnętrzna wartość = lepsze customer experience
PIM nie jest tylko kolejnym narzędziem IT – to strategiczne ogniwo w procesie cyfrowej transformacji. Umożliwia współpracę ludzi, synchronizuje procesy i porządkuje dane w jednym ekosystemie. Dla firmy oznacza to większą przejrzystość i szybkość reakcji, a dla klienta – pewność oraz spójność doświadczeń.
Brak rozwoju i wdrażania nowoczesnych rozwiązań to droga do marginalizacji. Jeśli chcesz nadać swoim produktom i procesom nową jakość oraz wzmocnić pozycję rynkową – skontaktuj się z nami.
Odpowiedni system i sprawdzony partner to podstawa bezpiecznego wdrożenia i maksymalizacji zysków. Zarezerwuj bezpłatną konsultację i sprawdź, w jaki sposób PIM może zmienić sposób działania Twojej firmy. Z nami Twój projekt nabierze tempa.
