Zamień kilka systemów CMS na jeden headless CMS – prostsze zarządzanie treścią
Czy aktualizacja jednej treści oznacza dla Ciebie poprawki w kilku systemach CMS? Czy naprawdę potrzebujesz wielu CMS-ów, czy jedynie utrudniają one codzienną pracę? Jeżeli regularnie kopiujesz materiały i sprawdzasz kolejne wersje, warto rozważyć konsolidację CMS, czyli połączenie zarządzania treścią w jednej platformie. Headless CMS może dostarczać treści do kilku stron i aplikacji ze wspólnego zaplecza, ułatwiając ponowne wykorzystanie zatwierdzonych materiałów.
Czy wiesz, że w badaniu opisanym w raporcie The State of CMS 2024 47% respondentów deklarowało korzystanie z dwóch lub trzech CMS-ów w swojej organizacji? Jeszcze większym zaskoczeniem może być fakt, że 27% firm zarządza treściami za pomocą aż 4 lub 5 CMS-ów jednocześnie. Jedynie 19% ogranicza się do jednej platformy. Raport Storyblok obejmował ponad 1700 użytkowników CMS z pięciu krajów. To punkt odniesienia do sprawdzenia, jaką rolę pełnią poszczególne platformy w Twojej firmie i gdzie powielasz pracę.
Statystyki te pokazują, że zarządzanie treścią jest realnym wyzwaniem dla wielu firm. W tym artykule poznasz przyczyny korzystania z kilku CMS-ów, sprawdzisz, kiedy warto połączyć zarządzanie treścią, i dowiesz się, jak zaplanować przejście na headless CMS.
Omnichannel jest standardem, ale nie musi oznaczać kilku CMS-ów
Firmy często wdrażają wiele różnych systemów CMS z myślą o zapewnieniu wielokanałowości. Chcą prezentować spójny przekaz zarówno na witrynach internetowych, aplikacjach mobilnych, smartwatchach, ekranach cyfrowych i każdym kolejnym urządzeniu, jakie pojawi się na rynku.
Jest to zrozumiała decyzja. W czasach, gdy cyfrowe kanały komunikacji mnożą się błyskawicznie, korzystanie tylko z jednego systemu CMS staje się po prostu niewystarczające. Dzisiaj przedsiębiorstwa potrzebują elastycznego publikowania treści w różnych miejscach. Konieczność wdrażania wielu systemów CMS odzwierciedla wady tradycyjnych monolitycznych systemów, które mają ograniczoną możliwość współpracy z kanałami komunikacji. Ze względu na ich silne powiązanie z jednym dedykowanym typem interfejsu, trudno dostarczać treści równocześnie na różne platformy. Przez to firmy zmuszone są stosować kilka odrębnych systemów zarządzania treścią, co powoduje izolację kanałów, niespójność doświadczeń użytkowników i komplikacje związane z organizacją pracy zespołów.
Headless CMS udostępnia treści przez API, czyli interfejs służący do wymiany danych między systemami. Strona internetowa i aplikacja mogą pobierać informacje z tego samego źródła, zachowując własny wygląd i funkcje. Redaktorzy zarządzają materiałami w CMS, a poszczególne kanały wykorzystują je zgodnie ze swoją konfiguracją.
Przy wyborze rozwiązania sprawdź sposób modelowania treści, możliwości integracji i obsługę pracy redaktorów. Różnice architektoniczne opisujemy szerzej w porównaniu headless CMS z tradycyjnym systemem zarządzania treścią.
Dlaczego jeszcze firmy decydują się na kilka systemów zarządzania treścią?
Innym powodem wyboru kilku różnych CMS-ów jest chęć zapewnienia bezproblemowego dostępu do publikowanych treści. Posiadanie zapasowego rozwiązania lub wdrażanie narzędzi CMS dedykowanych odmiennym potrzebom technicznym zwiększa niezawodność. Jeśli jeden system zarządzania treścią zawiedzie, jego rolę przejmie inny.
Jednocześnie niektóre organizacje stale testują nowe platformy CMS z nadzieją znalezienia korzystniejszego rozwiązania przed podjęciem finalnej decyzji. Niestety, takie działania nie tylko nie prowadzą do realnego rozwiązania głównego problemu, ale także powodują chaos, straty wydajności i większe ryzyko operacyjne.
Inne przedsiębiorstwa skupiają się natomiast na wyborze CMS, który pozwala na sprawną integrację z szybko rozwijającymi się technologiami.
Chociaż na pierwszy rzut oka brzmi to jak rozsądne zabezpieczenie, poniżej wyjaśnimy, dlaczego takie podejście w rzeczywistości generuje więcej trudności niż zysków.
Zacznij od pytania: jakie zadanie pełni każda platforma? To pomoże wskazać funkcje, które warto połączyć, oraz obszary wymagające odrębnej obsługi.
Jakie ukryte wady ma zarządzanie treścią za pomocą wielu systemów CMS?
↳ Izolowanie treści: Brak jednego headless CMS sprawia, że informacje często pozostają “uwięzione” w narzędziach danego zespołu/działu. To utrudnia efektywne dzielenie się treściami i ich dalsze wykorzystanie.
Tworzące się silosy zamiast pomagać, blokują współpracę i spowalniają reakcję organizacji na potrzeby rynku.
Zastanów się, jak wygląda praca, kiedy poszczególne zespoły i działy posiadają własne, oddzielne systemy zarządzania treścią, które nie współpracują ze sobą. Przykładowo, marketing prowadzi działania na jednej platformie, e-commerce na innej, a dział SEO gromadzi swoje treści w jeszcze innym repozytorium.
W konsekwencji dane muszą być ręcznie kopiowane na wiele platform lub od początku przygotowywane na różne urządzenia. Brak scentralizowanego zarządzania treściami sprawia też, że zespoły przypadkowo tworzą takie same materiały, co wprowadza nieporządek oraz dodatkową pracę.
↳ Rozdrobnienie informacji o klientach: Brak jednego źródła informacji powoduje, że analizy są niejednoznaczne i niespójne, przez co trudniej zrozumieć zachowania odbiorców.
Poszczególne kanały mogą gromadzić dane użytkowników niezależnie od siebie, ograniczając możliwość analizowania pełnej podróży zakupowej klienta. W efekcie dysponujesz tylko fragmentarycznymi informacjami o ich działaniach, a konkurenci posiadający zintegrowane rozwiązania są bardziej skuteczni.
Marketing opiera się dziś na spójnym obrazie klienta i potrzebne są kompleksowe dane, aby oferować spersonalizowane doświadczenia (np. dopasowane rekomendacje, precyzyjne kampanie mailingowe). Rozproszone informacje komplikują segmentację grup odbiorców, zmniejszając efektywność podejmowanych działań.
↳ Różnice w odbiorze marki (niespójność doświadczeń użytkowników): Jeśli treść jest przygotowywana osobno dla każdej platformy, łatwo o niezgodności w komunikacji. Klient może napotkać różne przekazy, odmienny sposób prezentowania marki, a nawet zauważalne różnice w działaniu usług lub produktów, zależnie od tego, z jakiej platformy korzysta.
Użytkownicy wymagają konsekwentnego podejścia ze strony marki w każdym kanale komunikacji. Spójność wzmacnia wiarygodność – bez względu na to, czy odwiedzają witrynę internetową, korzystają z aplikacji czy komunikują się z chatbotem, powinni mieć takie samo odczucie.
Jeśli użytkownik dostrzega różnice między aplikacją mobilną a stroną, budzi to niepewność i obniża zaufanie do marki.
Przeczytaj więcej o wyzwaniach współczesnych systemów zarządzania treścią na naszym blogu.
Jak headless CMS pomaga połączyć zarządzanie treścią?
Po połączeniu zarządzania treścią możesz przygotowywać wspólne materiały w jednym środowisku i wykorzystywać je w kilku serwisach. Kluczowe jest określenie modelu treści: jakie informacje zawiera dany materiał, z czym jest powiązany i gdzie może zostać opublikowany.
Przykład: dane oddziału firmy obejmują adres, godziny otwarcia i numer telefonu. Możesz utrzymywać je jako jeden zestaw informacji, z którego korzystają strona kontaktowa, wyszukiwarka placówek i aplikacja. Aktualizacja trafia do poszczególnych miejsc zgodnie z integracjami i zasadami publikacji. To przykład zastosowania wspólnego modelu treści.
W ramach konsolidacji możesz:
- określić wspólne treści oraz wersje przeznaczone dla poszczególnych marek i rynków,
- przypisać zespołom uprawnienia oraz etapy przygotowania, akceptacji i publikacji,
- podłączyć strony i aplikacje do uzgodnionych źródeł treści.
Jedna platforma może obejmować kilka repozytoriów, czyli wydzielonych przestrzeni na materiały różnych zespołów. Sposób współdzielenia treści między nimi zależy od możliwości i konfiguracji wybranego CMS-a.
Jak ocenić zakres konsolidacji systemów CMS?
| Sytuacja w Twojej firmie | Zakres, który warto rozważyć |
|---|---|
| Te same materiały są ręcznie kopiowane do kilku serwisów | Wspólne źródło treści i integracje z serwisami |
| Marki korzystają ze wspólnych informacji, lecz mają własnych redaktorów i harmonogramy | Jedna platforma z wydzielonymi przestrzeniami, uprawnieniami i zasadami publikacji |
| Poszczególne serwisy mają odmienne wymagania dotyczące dostępu, utrzymania i integracji | Oddzielne środowiska lub zachowanie części CMS-ów z określonym zakresem wymiany treści |
| Obecne systemy sprawnie obsługują niezależne projekty, a współdzielenie jest niewielkie | Najpierw ocena korzyści z integracji i usprawnienia procesu; zakres konsolidacji na podstawie tej analizy |
Przy porównywaniu wariantów uwzględnij koszt platformy, przeniesienia treści, dostosowania stron i aplikacji, integracji, szkoleń oraz okresu równoległego utrzymania systemów. Oszczędności warto oceniać dla całego rozwiązania.
Przejście na headless CMS – czy to duże wyzwanie?
Zarządzanie kilkoma systemami CMS jednocześnie powoduje niepotrzebny chaos. Warto uprościć pracę, wybierając rozwiązania headless.
W Tandemite wspieramy firmy w przejściu od skomplikowanych platform zarządzania treścią do przejrzystych i funkcjonalnych rozwiązań typu headless.
Dostarczamy rozwiązania w oparciu o trzy cenione platformy headless CMS:
- Storyblok CMS: Narzędzie z intuicyjnym edytorem wizualnym, świetny dla zespołów marketingowych.
- Contentful CMS: Rozwiązanie dla firm potrzebujących elastycznej i skalowalnej platformy.
- Strapi CMS: System open-source, idealny do zaawansowanej personalizacji przez zespoły techniczne.
Chcesz sprawdzić, które CMS-y warto połączyć i jak zachować sprawną pracę zespołów podczas zmiany? Porozmawiajmy o Twoich serwisach i procesie publikacji. Wspólnie określimy zakres konsolidacji, potrzebne integracje i kolejność przenoszenia treści.
FAQ
Czy po konsolidacji CMS poszczególne marki mogą zachować własne zespoły i zasady publikacji?
Tak, jeśli wybrana platforma i jej konfiguracja umożliwiają odpowiedni podział treści, uprawnień i etapów akceptacji. Marki mogą korzystać z wydzielonych przestrzeni oraz współdzielić wybrane materiały. Przed wdrożeniem warto ustalić, które treści są zarządzane centralnie, a które lokalnie.
Jak zarządzać aktualizacjami, gdy podczas konsolidacji działają stare i nowe CMS-y?
Dla każdej grupy treści określ system, w którym w danym momencie powstaje obowiązująca wersja. Ustal sposób przenoszenia zmian, moment przełączenia edycji oraz osobę zatwierdzającą wynik. Przed zakończeniem etapu porównaj treści w systemie źródłowym i docelowym oraz sprawdź ich publikację w obsługiwanych kanałach.
Czy przejście na jeden headless CMS wymaga zmiany domen i adresów stron?
Domeny i adresy mogą pozostać bez zmian, jeśli pozwala na to docelowa architektura serwisów. Przy zmianie adresów trzeba przygotować mapowanie stron i przekierowania, zaktualizować linki oraz sprawdzić indeksowanie. Decyzję o konsolidacji CMS i zmianie struktury adresów warto oceniać osobno.
Jak zaplanować ciągłość działania po konsolidacji CMS?
Określ, co ma działać podczas niedostępności panelu redakcyjnego lub API, jak długo serwisy mogą korzystać z wcześniej opublikowanych treści i w jaki sposób zostaną odtworzone dane. Plan powinien obejmować kopie zapasowe, procedury awaryjne, monitoring i testy. Zapasowe środowisko wymaga przygotowania danych, konfiguracji oraz sposobu przełączenia usług.
