Przed i po wdrożeniu eCommerce B2B – Jak zmienia się Twoja firma?

Ecommerce w sektorze B2B nie cieszy się taką uwagą, na jaką zasługuje, a to duży błąd. Brak obecności w internecie oznacza utratę dużej części rynku. Dla Millenialsów i pokolenia Z zakupy online są czymś naturalnym. Pandemia tylko przyspieszyła ten trend, zmuszając biznesy do cyfrowej transformacji.

↳ Forrester przewiduje, że w 2025 roku cyfrowe kanały samoobsługowe zdominują duże transakcje B2B (ponad 50%). Twoi klienci oczekują wygody i szybkości – jeśli nie zapewnisz im nowoczesnych rozwiązań, znajdą je u konkurencji. Firmy, które czekają, będą musiały później nadrabiać zaległości.

Poniżej przeanalizujemy różnice między tradycyjnym handlem i cyfrowym modelem sprzedaży oraz udowodnimy, że cyfrowa transformacja to nie trend, a realna potrzeba. Zobacz, czego możesz się spodziewać i jakie konkretne efekty przyniesie ta zmiana.

Przed wdrożeniem eCommerce B2B – jakie trudności napotykają firmy?

Pomimo rozwoju technologii wiele organizacji nadal polega na ręcznych, tradycyjnych metodach sprzedaży B2B. Spójrzmy na największe wyzwania związane z tym modelem i na to, jak wpływają one na codzienną działalność firm.

Każda transakcja wymaga rozmowy z przedstawicielem

Jeśli Twoi klienci nie mogą kupować bez pośrednictwa handlowca, ograniczasz ich możliwości. Relacje są kluczowe, ale nowoczesny biznes wymaga sprawnych i wygodnych procesów. To podejście prowadzi do wielu problemów:

• Zależność od dostępności sprzedawców – Sprzedawcy mogą obsługiwać tylko określoną liczbę klientów, a jeśli ktoś chce dokonać zakupu w godzinach wieczornych, nie ma takiej możliwości aż do kolejnego dnia.
• Opóźnienia w godzinach szczytu – Duża liczba zamówień sprawia, że zespoły sprzedażowe nie nadążają z obsługą, co wydłuża czas reakcji i może prowadzić do rezygnacji klientów z zakupu.
• Nieporozumienia i błędy – Liczne kanały kontaktu (telefon, e-mail, dokumenty) zwiększają ryzyko błędów w przekazywaniu kluczowych informacji, takich jak cena, specyfikacja produktu czy termin dostawy. Będzie to skutkować niezadowoleniem klienta i osłabieniem relacji biznesowych.

Przykład: Firma stoi przed kryzysową sytuacją – musi szybko zamówić komponenty, ale nie może tego zrobić, ponieważ Twój handlowiec jest na spotkaniu z innym klientem. Każda minuta zwłoki to potencjalnie utracona sprzedaż i przewaga dla konkurencji.

Proces zamawiania pełen niepotrzebnych kroków i podatny na błędy

Tradycyjny system zamówień to czasochłonne formularze, zapytania ofertowe, negocjacje i potwierdzanie każdego szczegółu. Klienci oczekują szybkiej obsługi i aktualizacji, co prowadzi do dziesiątek wiadomości e-mail przed finalizacją zamówienia. 

Każdy etap wiąże się z ryzykiem błędów – od brakujących danych, przez niewłaściwe ceny i ilości, aż po błędne kody produktów i problemy logistyczne. W efekcie realizacja zamówień zajmuje znacznie więcej czasu. To wszystko negatywnie wpływa na doświadczenie klienta.

Przedstawiciele handlowi tkwią w procesach operacyjnych zamiast rozwijać sprzedaż

Rolą handlowców jest pozyskiwanie klientów i budowanie relacji. Jednak w tradycyjnym modelu ich czas pochłaniają:

• Rutynowe czynności administracyjne,
• Ręczne wprowadzanie i koordynowanie zamówień,
• Odpowiadanie na powtarzające się pytania klientów i rozwiązywanie drobnych problemów,
• Obsługa faktur i pilnowanie terminów płatności.

Taki model pracy nie tylko obniża produktywność, ale też hamuje skalowanie biznesu, ponieważ kluczowe zasoby sprzedażowe są pochłonięte bieżącymi zadaniami operacyjnymi i angażowane w zadania, które nie przynoszą wzrostu przychodów.

Niepołączone systemy = ograniczona kontrola i rozproszone dane

Firmy często działają w oparciu o niezależne systemy, w których kluczowe dane – jak zapasy, informacje o klientach czy faktury – są przechowywane osobno. Rezultat:

• Nieaktualne stany magazynowe – Sprzedaż produktów, których fizycznie nie ma, to wynik opóźnionych aktualizacji zapasów.
• Długi czas realizacji zamówień – Ręczna wymiana informacji między działami znacząco spowalnia realizację.
• Rozproszona baza danych klientów – Przechowywanie danych o klientach (historia zamówień, indywidualne ceny i preferencje klientów) w różnych plikach i systemach uniemożliwia personalizację ofert i profesjonalną obsługę.

Czas to zmienić – izolacja systemów, brak płynnej wymiany danych ograniczają analizę, wydłużają procesy decyzyjne i zwiększają ryzyko błędów operacyjnych.

Chaos cenowy i utrata zysków przez ręczne zarządzanie

Brak jasno określonych zasad i spójnej polityki cenowej prowadzi do sytuacji, w której sprzedawcy proponują różne stawki za ten sam produkt.

Ręczne ustalanie rabatów i promocji zwiększa ryzyko błędów, które odbijają się nie tylko na zyskach (obniża rentowność), ale także na lojalności klientów, zniechęcając ich do ponownych zakupów. Kontrolowanie cen, które zależą od wielkości zamówienia (czyli tzw. cen opartych na wolumenie) przy wielu klientach to dodatkowe wyzwanie wymagające usprawnienia.

Brak analizy = błędne decyzje

Bez odpowiednich narzędzi analitycznych i szczegółowych raportów nie możesz w pełni kontrolować swojego biznesu. Nie masz dostępu do kluczowych informacji. To oznacza, że:

• Nie masz wiedzy o najczęściej kupowanych produktach i powtarzalności zamówień.
• Nie masz kontroli nad efektywnością operacyjną – które etapy realizacji zamówień wymagają poprawy?
• Nie możesz analizować trendów zakupowych swoich klientów – które firmy kupują więcej, a które mniej?

Jeśli nie masz tych danych, działasz po omacku – Twoja strategia sprzedaży opiera się na domysłach, a nie na faktach.

Przykład: Konkurencja rusza z promocją, a Twój kluczowy klient składa coraz mniejsze zamówienia? Możesz nie mieć świadomości, co stoi za tą zmianą i dlaczego tracisz przychody.

Długi proces akceptacji zamówień

Proces sprzedaży B2B często obejmuje:

• Wiele etapów akceptacji w firmie (np. przez menedżerów, dział finansowy).
• Ręczne weryfikowanie dużych zamówień.

Te skomplikowane procedury utrudniają współpracę i powodują frustrację zarówno w Twoim zespole, jak i u klientów.

Przykład: Ze względu na ręczny proces zatwierdzania, firma produkcyjna musi czekać kilka dni na potwierdzenie ceny i dostępności części, powodując kosztowne przestoje.

Wysokie koszty pozyskiwania klientów

Zdobycie nowego klienta B2B w tradycyjny sposób wymaga dużego zaangażowania. Sprzedawcy muszą wprowadzać klientów w procedury zamówień, przekazywać katalogi, cenniki i formularze oraz zapewniać ciągłe wsparcie.

W rezultacie rozwój firmy jest kosztowny, a proces skalowania mało efektywny.

Po wdrożeniu eCommerce B2B – jakie możliwości niesie za sobą ta transformacja?

Cyfrowa platforma B2B eCommerce to nie tylko nowy kanał sprzedaży. To fundamentalna zmiana w sposobie zarządzania firmą, sprzedażą i relacjami z klientami. Przeanalizujmy, jak może wpłynąć na Twój biznes.

Wygodne i szybkie zamawianie online dla każdego

Dzięki B2B e-commerce klienci mogą:

• Korzystać z przejrzystego katalogu produktów – Firmy mogą w każdej chwili sprawdzać dostępność, ceny i szczegóły techniczne.
• Składać zamówień w dogodnym czasie – Brak ograniczeń czasowych sprawia, że proces zakupowy jest szybki i wygodny.
• Błyskawicznie ponowić zakupy – Regularnie zamawiane produkty można dodać do ulubionych i kupować jednym kliknięciem, bez konieczności ponownego wyszukiwania.
• Śledzić status dostawy – Klienci otrzymują aktualizacje dotyczące wysyłki i planowanego terminu dostawy.

Taki system samoobsługowy zwiększa komfort zakupów i buduje lojalność klientów, którzy cenią sobie swobodę i wygodę.

Zespół sprzedaży koncentruje się na strategicznych działaniach

Dzięki automatyzacji codziennych procesów Twój zespół sprzedaży może poświęcić więcej uwagi na analizowanie rynku oraz w pełni skupić się na budowaniu relacji i odkrywaniu nowych możliwości biznesowych.

Procesy takie jak potwierdzanie zamówień, informowanie o statusie wysyłki i przypomnienia o płatnościach odbywają się automatycznie, zapewniając szybką i niezawodną komunikację z klientami.

Zespoły sprzedaży, korzystając z danych o wcześniejszych zakupach klientów, mogą prowadzić bardziej spersonalizowane rozmowy, identyfikować potrzeby i proponować idealnie dopasowane rozwiązania. Dodatkowo mogą rekomendować powiązane produkty lub lepsze alternatywy, maksymalizując szanse na upselling i cross-selling.

Optymalizacja procesów dzięki integracji systemów

Nowoczesna platforma B2B integruje się z magazynem, systemami zarządzania zapasami i wysyłką, umożliwiając swobodny przepływ informacji:

• Bieżące aktualizacje zapasów – Pomaga uniknąć problemów z dostępnością towarów.
• Sprawniejsze zarządzanie zamówieniami – Zmniejsza liczbę ręcznych działań i zapobiega przypadkowemu składaniu tych samych zamówień więcej niż raz.

Zintegrowane rozwiązania usprawniają również współpracę między działami sprzedaży, marketingu, finansów i logistyki, co przekłada się na lepsze funkcjonowanie całej firmy.

Inteligentne strategie cenowe

Nowoczesne technologie w sprzedaży B2B pozwalają na efektywne zarządzanie cenami i ofertami promocyjnymi:

• Indywidualne ceny dla klientów – Możliwość ustalenia indywidualnych cenników dla dla różnych grup odbiorców (klientów VIP, stałych odbiorców i hurtowników).
• Automatyczne rabaty ilościowe – Obniżki cen aktywujące się przy zamówieniach o większej wartości lub ilości.
• Promocje czasowe – System może samodzielnie uruchamiać promocje w wyznaczonych terminach, np. podczas wyprzedaży sezonowych. Bez potrzeby ich ręcznej aktywacji.

Sprawniejsze wystawianie faktur i odbiór płatności

Dzięki cyfrowym rozwiązaniom:

• Faktury są tworzone i wysyłane do klientów natychmiast po dokonaniu transakcji.
• Możesz zaoferować wiele metod płatności, w tym karty kredytowe, portfele cyfrowe i przelewy bankowe.
• Klienci biznesowi otrzymują przypomnienia o płatnościach, zmniejszając liczbę zaległych faktur.

Bezpieczne i przejrzyste procesy zatwierdzania bez zbędnych formalności

Wiele firm potrzebuje ścisłej kontroli nad dużymi zamówieniami. Zakup musi przejść określony proces zatwierdzenia. Platforma e-commerce gwarantuje:

• Automatyczne przesyłanie zamówień do akceptacji – Jeśli wartość zamówienia przekroczy ustalony limit, system automatycznie wysyła je do akceptacji menedżera. Dzięki powiadomieniom i przypisanym rolom decyzje zapadają szybciej.
• Mniej błędów i opóźnień – System eliminuje konieczność ręcznego monitorowania i wysyłania próśb o zatwierdzenie.
• Zgodność z procedurami – Każde zamówienie jest zgodne z wewnętrzną polityką zakupową firmy, zapewniając bezpieczeństwo i kontrolę nad wydatkami.

Niższe koszty obsługi nowych klientów

Dzięki portalom samoobsługowym nowi klienci mogą łatwo zapoznać się z ofertą i złożyć zamówienie bez pomocy pracownika. Automatyczne materiały, takie jak filmy, instrukcje i chatboty, prowadzą ich krok po kroku, co zmniejsza koszty obsługi.

Inteligentne wykorzystanie danych do lepszej obsługi klienta

Dane zamiast domysłów – firmy mogą korzystać z analityki, by skuteczniej zarządzać sprzedażą i zwiększać lojalność klientów:

• Analiza trendów zakupowych – Rozpoznawanie preferencji konsumentów, sugerowanie odpowiednich produktów na podstawie wcześniejszych transakcji i precyzyjne targetowanie reklam.
• Udoskonalanie oferty – Wykrywanie produktów o niskiej rotacji i stosowanie skutecznych strategii promocyjnych.
• Dokładniejsze prognozy – Wykorzystanie analizy predykcyjnej do przewidywania zapotrzebowania, sezonowych wzrostów popytu i optymalizacji stanów magazynowych.

Skalowanie biznesu bez dodatkowego obciążenia

Firmy korzystające z platformy B2B mogą rozwijać swoją działalność na nowych rynkach, wprowadzać nowe produkty i obsługiwać większą liczbę zamówień bez gwałtownego wzrostu wydatków operacyjnych.

Pilna potrzeba transformacji w sektorze B2B

W świecie B2B tempo zakupów i oczekiwania klientów dorównują już rynkowi B2C.

Stworzenie platformy e-commerce dla B2B to coś więcej niż przeniesienie katalogu do internetu – to gruntowna modernizacja procesów biznesowych. Taka transformacja sprawia, że praca zespołu jest bardziej efektywna, a klienci mają łatwiejszy dostęp do oferty. Kiedyś kluczową rolę odgrywały spotkania twarzą w twarz i networking. Dziś platformy eCommerce przejmują większość procesu sprzedaży, dając handlowcom możliwość skoncentrowania się na najważniejszych klientach i negocjacjach długoterminowych umów.

Czy Twoja firma jest na to gotowa? Nowoczesne rozwiązania e-commerce mogą uprościć sprzedaż, zautomatyzować zamówienia i usprawnić procesy. To czas na zmianę – odejdź od skomplikowanych systemów i ręcznej obsługi na rzecz przejrzystych i efektywnych rozwiązań. Porozmawiajmy!

Warto przeczytać:

↳ Historia transformacji firmy ZARYS – Producent jednorazowego sprzętu medycznego ZARYS miał trudności z obsługą klientów przez telefon i e-mail. Przejście na platformę B2B przyniosło ogromne korzyści: automatyzację, bezpieczeństwo i lepszą obsługę klienta. Sprawdź, jak to osiągnęli.

↳ Podstawowe funkcje, których nie może zabraknąć w eCommerce B2B.

↳ Trendy eCommerce na 2025 rok – co warto monitorować?