PIM vs ERP vs CMS w firmie produkcyjnej: co wdrożyć najpierw – i co zrobić, jeśli już wdrożyliście w złej kolejności

Dlatego decyzja o pierwszym wdrożeniu wymaga sprawdzenia, gdzie powstają kluczowe dane, kto za nie odpowiada i które procesy generują obecnie największy koszt lub ryzyko. Czasem pierwszym etapem będzie uporządkowanie danych w PIM, czasem rozwój ERP, a w określonych warunkach wcześniejsze uruchomienie portalu B2B. Istniejące wdrożenia również można uporządkować etapami, bez przebudowy całego środowiska od początku.

Dlaczego kolejność wdrożeń ERP, PIM i CMS wynika również z organizacji firmy

Za rozwój systemu ERP odpowiada zwykle dział finansowy, operacyjny lub IT. W naszych projektach dział finansujący wdrożenie CMS lub portalu B2B często chce szybko pokazać zarządowi działający katalog, strefę klienta, konfigurator albo nowy kanał sprzedaży. Przy przygotowywaniu danych w PIM współpracują zespoły marketingu, sprzedaży i e-commerce, menedżerowie produktów oraz osoby odpowiedzialne za dokumentację techniczną.

Dział z zatwierdzonym budżetem może wcześniej rozpocząć własny projekt. Przygotowanie wspólnego modelu danych i integracji wymaga wtedy uzgodnienia finansowania oraz zakresu prac z pozostałymi zespołami.

Jeżeli portal zostaje uruchomiony przed przygotowaniem integracji, zespół może zasilać go danymi kopiowanymi z ERP, arkuszy i folderów sieciowych. Marketing utrzymuje wtedy własne opisy, a dział techniczny aktualizuje dokumentację w swoim środowisku. Aktualizacja danych produktu wymaga wtedy wprowadzania tych samych zmian w kilku miejscach.

W rozmowie z zarządem warto przedstawić koszt ręcznej aktualizacji i uzgadniania tych samych danych w różnych systemach i kanałach.

Podział funkcji ERP i PIM szerzej opisujemy w artykule o tym, dlaczego ERP nie zastąpi systemu PIM.

Uruchomienie sklepu jako pierwszego etapu może mieć również uzasadnienie biznesowe, szczególnie gdy firma potrzebuje szybko rozpocząć sprzedaż i generować przychody. W takim wariancie zakres projektu powinien od razu obejmować plan uporządkowania danych i późniejszej integracji z PIM, wraz z budżetem, terminem i osobą odpowiedzialną za ten etap.

Jeden z naszych klientów planował uruchomienie sklepu na Magento oraz systemu PIM Akeneo. Priorytetem biznesowym było szybkie rozpoczęcie sprzedaży, dlatego najpierw uruchomiono Magento, a pełne wdrożenie PIM przesunięto na kolejny etap. Budżet na ten etap ostatecznie nie został przyznany. Akeneo uruchomiono w ograniczonym zakresie, z podstawowymi informacjami produktowymi, które zespół równolegle uzupełniał także w Magento. Magento 2 pozostało główną bazą produktową, a Akeneo zawierało setki produktów i działało bez integracji ze sklepem. Rozwiązanie zaplanowane jako przejściowe utrzymało się przez kolejne lata.

Ten przypadek pokazuje ryzyko związane z odkładaniem części projektu na późniejszy etap bez zabezpieczonego budżetu i terminu realizacji. Jeżeli firma decyduje się uruchomić kanał sprzedaży przed PIM, plan powinien od początku określać zakres późniejszej integracji, jej finansowanie, termin oraz osobę odpowiedzialną za doprowadzenie tego etapu do końca.

ERP, PIM, CMS i PLM: za jakie dane odpowiada każdy system

Dla każdej grupy danych należy wskazać system referencyjny, czyli system, w którym znajduje się obowiązująca w firmie wersja tych danych. Pozostałe systemy pobierają z niego dane zgodnie z ustalonymi zasadami synchronizacji.

W firmie produkcyjnej CMS może być częścią portalu dla dystrybutorów, handlowców lub klientów biznesowych. Portal korzysta z danych z kilku systemów: ERP może dostarczać ceny i informacje o dostępności, a PIM opisy produktów i dokumentację. CMS odpowiada za zarządzanie treściami, a funkcje zamawiania lub konfiguracji produktu zapewniają odpowiednie moduły portalu.

Takie podejście do kanału B2B opisujemy szerzej w materiale o platformach B2B projektowanych jako narzędzia pracy.

W projekcie dla Fox Fittings Pimcore stanowi podstawę rozbudowanego katalogu produktowego i rozwiązania DXP (Digital Experience Platform) zintegrowanego z ERP. System porządkuje strukturę kategorii, grup, typów produktów i atrybutów oraz wiąże produkty z dokumentacją techniczną i certyfikatami.

Kto powinien odpowiadać za konkretne dane

Dla każdej grupy danych trzeba również wskazać osobę lub dział odpowiedzialny za ich poprawność i aktualizację. Poniższa macierz pokazuje przykładowy podział:

Firma może przechowywać dokument źródłowy w systemie jakości, jego metadane w PIM, a zatwierdzoną wersję udostępniać w portalu B2B.

Kiedy ręczna wymiana danych między ERP, PIM i CMS zaczyna generować istotny koszt

Potrzebę wdrożenia PIM warto oceniać na podstawie kilku czynników: wielkości katalogu, liczby kanałów i rynków, częstotliwości zmian, liczby wersji językowych, złożoności relacji produktowych oraz zakresu dokumentacji.

Przykładowo dwóch producentów z katalogami obejmującymi po 10 000 SKU może mieć zupełnie inne potrzeby. Pierwszy sprzedaje produkty na jednym rynku i aktualizuje ofertę kilka razy w roku. Drugi obsługuje wielu dystrybutorów, przygotowuje informacje w kilku językach, przypisuje certyfikaty do wariantów produktów i regularnie aktualizuje dane techniczne.

Do oszacowania nakładu pracy można wykorzystać liczbę ręcznie wykonywanych aktualizacji oraz średni czas jednej czynności:

czas ręcznej aktualizacji danych w miesiącu = liczba czynności w miesiącu × średni czas jednej czynności w godzinach

Obliczenie należy wykonać osobno dla czynności o różnym czasie trwania, np. poprawienia opisu, przypisania dokumentu i przygotowania pliku dla dystrybutora. Dla każdej grupy zadań należy pomnożyć liczbę godzin przez koszt godziny pracy wykonujących je osób, a następnie zsumować koszty. Do wyniku można dodać udokumentowane koszty skutków błędów i opóźnień, z pominięciem pracy uwzględnionej już w obliczeniach.

Skalę problemu dobrze pokazują dwa różne typy projektów. W przypadku wdrożenia dla firmy ZARYS katalog obejmował 10 000 artykułów, a firma eksportowała produkty do ponad 60 krajów. W projekcie dla Emotivo, realizowanym w innej branży, dane dotyczące kilku tysięcy pozycji trafiały do PIM od setek dostawców. Następnie wykorzystywano je w serwisie Prezentmarzen.pl i przekazywano do kilku lub kilkunastu kanałów sprzedaży, w tym platform handlowych. Przy ręcznej obsłudze danych nakład pracy rośnie wraz z liczbą źródeł, kanałów i aktualizacji.

Jak naprawić istniejący układ ERP, PIM i CMS

Istniejący CMS i PIM często można zachować, zmieniając podział odpowiedzialności za dane oraz sposób ich synchronizacji. Zakres naprawy wynika z jakości obecnych danych, architektury integracji i liczby procesów zależnych od istniejących systemów.

1. Zmapuj rzeczywisty przepływ danych

Dla każdego krytycznego atrybutu trzeba wskazać:

• system, w którym powstaje,
• właściciela biznesowego,
• system uprawniony do jego aktualizacji,
• kierunek synchronizacji,
• odbiorców,
• częstotliwość zmian.

Taka mapa szybko ujawnia pola utrzymywane równolegle w ERP, arkuszach, PIM i CMS.

2. Wyznacz system referencyjny dla każdego atrybutu

Dla pól aktualizowanych równolegle w kilku miejscach wskaż system referencyjny, z którego pozostałe systemy mają pobierać zatwierdzone dane. Jeżeli opisy i parametry produktów są obecnie utrzymywane w CMS, ten etap może obejmować przeniesienie ich do PIM i pozostawienie CMS jako systemu odpowiedzialnego za publikację treści.

3. Uporządkuj integracje i reguły aktualizacji

Kolejny etap obejmuje walidację, mapowanie, obsługę błędów i zasady synchronizacji. Firma może wprowadzać te zmiany etapami, zaczynając od najbardziej kosztownych lub ryzykownych przepływów danych.

4. Wycofuj równoległe źródła danych wraz ze zmianą sposobu pracy

Po potwierdzeniu poprawnego działania nowej synchronizacji należy wyznaczyć termin zakończenia dotychczasowych ręcznych aktualizacji. Osoba odpowiedzialna za ten etap powinna sprawdzić, czy użytkownicy korzystają już z nowego sposobu pracy. Modernizacja może obejmować zmianę zakresu odpowiedzialności poszczególnych systemów i sposobu ich integracji, przy zachowaniu elementów, które nadal dobrze spełniają swoją funkcję. Takie podejście zastosowaliśmy w projekcie dla firmy ZARYS.

W projekcie dla firmy ZARYS część informacji produktowych była wcześniej przechowywana w systemie ERP. W ramach wdrożenia Pimcore rozdzieliliśmy odpowiedzialność za poszczególne grupy danych: SAP zachował obsługę danych operacyjnych, a do Pimcore przeniesiono informacje produktowe przeznaczone do dalszego wzbogacania i publikacji. Przejęliśmy projekt rozpoczęty przez poprzedniego wykonawcę, dokończyliśmy konfigurację Pimcore oraz jego integrację z SAP. Dzięki temu oba systemy zachowały jasno określone role i wymieniają dane potrzebne w dalszych procesach. Typowe źródła problemów przy takich projektach opisujemy również w artykule “Pułapki wdrożenia PIM”.

Co zrobić, gdy wdrożenie nowego ERP się opóźnia, a PIM jest potrzebny wcześniej

Gdy wdrożenie nowego ERP się opóźnia, PIM może rozpocząć pracę na danych z obecnego systemu, plików lub innych uzgodnionych źródeł. Dla rozwiązania przejściowego trzeba określić:

• osobę odpowiedzialną za rozwiązanie przejściowe,
• format i zakres danych,
• reguły walidacji,
• sposób monitorowania błędów,
• docelowy sposób integracji z nowym ERP,
• konkretny warunek zakończenia rozwiązania przejściowego,
• termin przeglądu.

Przełączenie na integrację docelową powinno nastąpić po potwierdzeniu kompletności danych, poprawności mapowania i działania aktualizacji. Plan musi wskazywać osobę zatwierdzającą przełączenie, termin wyłączenia tymczasowego importu oraz sposób powrotu do poprzedniego rozwiązania w razie błędu.

Podejście MVP polega na uruchomieniu pierwszej użytecznej wersji rozwiązania o ograniczonym zakresie, a następnie jej rozwijaniu. Przykład etapowego wdrożenia PIM i integracji opisujemy w artykule o szybkim starcie PIM i e-commerce B2B w sektorze medycznym.

Jak rodzaj produkcji wpływa na priorytety wdrożenia

Rodzaj produkcji, sposób sprzedaży i potrzeby klientów pomagają ustalić, które grupy danych uporządkować w pierwszym etapie wdrożenia ERP, PIM i CMS. Znaczenie ma również rola odbiorcy: konstruktor, dystrybutor i użytkownik końcowy wykonują inne zadania i potrzebują odpowiednio przygotowanych informacji. Ten podział rozwijamy w artykule o pięciu segmentach klientów firmy produkcyjnej. 

Producent maszyn i urządzeń

Handlowiec otrzymujący numer urządzenia potrzebuje listy części pasujących do danej wersji i konfiguracji maszyny. W analizie trzeba sprawdzić powiązania numeru seryjnego z dokumentacją i serwisowym zestawieniem części, sposób zatwierdzania zamienników oraz źródła informacji o cenach i dostępności części.

Jeżeli dobór części wymaga każdorazowej konsultacji z konstruktorem, zakres projektu powinien objąć zapisanie zatwierdzonych relacji między produktami i udostępnienie ich handlowcom. PIM może przechowywać informacje przeznaczone do katalogu części, a portal B2B umożliwiać wyszukiwanie według modelu lub numeru urządzenia. Reguły kompatybilności powinien zatwierdzać dział techniczny.

Proponowany miernik pierwszego etapu: czas od otrzymania numeru urządzenia do przygotowania oferty na właściwą część. W pomiarze należy uwzględnić również liczbę spraw wymagających udziału konstruktora lub serwisu.

Producent komponentów przemysłowych

Odbiorca komponentów potrzebuje danych pozwalających porównać warianty i sprawdzić ich parametry. Wymiary, materiał, jednostki miary, wymagania techniczne i dokumenty powinny być jednoznacznie przypisane do właściwej pozycji katalogowej.

W części branż sposób opisywania produktów porządkuje ETIM, czyli model klasyfikacji produktów technicznych. Określa klasy produktów, ich cechy, wartości i jednostki. Identyfikatory tych elementów są niezależne od języka, co pozwala zachować spójny opis techniczny w różnych wersjach językowych.

Analizę można rozpocząć od pliku, który firma przekazuje dystrybutorowi. Należy sprawdzić, ile danych trzeba ręcznie przepisać, jak dopasowywane są nazwy parametrów oraz kto rozstrzyga rozbieżności między specyfikacją a katalogiem. Jeżeli każdy odbiorca wymaga osobnego arkusza, pierwszy etap może objąć wspólny model atrybutów i automatyczne przygotowywanie plików w uzgodnionych formatach.

Proponowane mierniki: czas przygotowania kompletnego zestawu danych dla nowego dystrybutora oraz liczba korekt zgłaszanych po jego przekazaniu.

Produkcja procesowa, np. chemiczna

W produkcji procesowej analizę warto rozpocząć od powiązania produktu z partią, dokumentacją i informacjami wykorzystywanymi przy realizacji dostawy. ERP może obsługiwać ewidencję partii oraz dane dotyczące terminów przydatności produktów.

W projekcie trzeba oddzielnie ustalić źródła danych o partiach, wynikach kontroli jakości i dokumentach udostępnianych klientom. Karta charakterystyki, świadectwo analizy i specyfikacja produktu powinny mieć własne zasady przypisania do produktów, wersji lub dostaw. Dział jakości określa właściwy zakres publikacji, a integracja przekazuje zatwierdzone informacje do portalu.

W pierwszym etapie można ustalić, jak wyszukiwać dokumenty dotyczące konkretnej dostawy i udostępniać je uprawnionym odbiorcom. Rozbudowę opisów marketingowych można zaplanować jako osobny etap.

Proponowane mierniki: czas potrzebny do zebrania dokumentacji dla wskazanej partii lub dostawy oraz liczba zapytań do działu jakości wymagających indywidualnej obsługi.

CAD, DTR, BOM i części zamienne: co dokładnie uporządkować w danych

Poniższa tabela wskazuje, jakie dane i powiązania warto sprawdzić przed wdrożeniem. Ostateczny podział między ERP, PLM, PIM i repozytorium dokumentów należy oprzeć na możliwościach używanych systemów oraz uzgodnionym sposobie pracy.

Pimcore udostępnia m.in. relacje między obiektami i plikami, dodatkowe dane opisujące relację, pola tłumaczone oraz struktury przeznaczone do klasyfikacji produktów. Pozwala to odwzorować część opisanych powiązań po przygotowaniu odpowiedniego modelu danych.

W opisie relacji „zamiennik” warto wskazać część zastępowaną, jej zamiennik, zakres kompatybilności oraz datę, od której można go stosować. Polecane akcesorium można powiązać z produktem za pomocą osobnej relacji. Taki podział pozwala przygotować precyzyjne reguły prezentacji i wyszukiwania w portalu.

Właściciel danych powinien też określić, jak obsługiwać zmianę dokumentu. Nowa wersja DTR może dotyczyć kolejnej wersji urządzenia. System przechowujący dokumentację powinien zachować pliki przypisane do wcześniej dostarczonych egzemplarzy oraz ich powiązania z odpowiednimi wersjami produktu. Integracja powinna przekazywać te powiązania, aby odbiorca otrzymał właściwy dokument.

Jak połączyć PLM, ERP, PIM i portal B2B

PLM, czyli system zarządzania cyklem życia produktu, może odpowiadać za dokumentację konstrukcyjną, strukturę produktu i kolejne rewizje projektu. Środowisko CAD służy do przygotowywania modeli i rysunków.

Przy projektowaniu przepływu trzeba rozróżnić również konstrukcyjne zestawienie komponentów, czyli eBOM, i produkcyjne zestawienie komponentów, czyli mBOM. Ich uzgadnianie obejmuje zmiany konstrukcyjne, warianty i wymagania zakładów. Systemem odpowiedzialnym za dany rodzaj BOM może być PLM lub ERP, zależnie od wdrożenia.

Przykładowy przepływ danych:

PLM/CAD → ERP → PIM → CMS i portal B2B

W zależności od architektury część danych może również przepływać bezpośrednio między systemami:

PLM/CAD → PIM: zatwierdzone parametry techniczne, odnośniki do rysunków i pliki przeznaczone dla odbiorców.

ERP → portal B2B: ceny ustalone dla danego klienta, dostępność, statusy zamówień i pozostałe informacje transakcyjne.

PIM → CMS i portal B2B: opisy, tłumaczenia, klasyfikacje, dokumentacja oraz zatwierdzone relacje między produktami.

Dobór połączeń powinien uwzględniać wymagania dotyczące aktualności danych, obciążenie systemów i dostępne interfejsy. Naliczanie cen może realizować ERP, osobny silnik cenowy albo moduł portalu, zależnie od przyjętej architektury.

Gdzie przebiega granica odpowiedzialności za dane techniczne

Dział konstrukcyjny powinien zatwierdzać zmiany geometrii, wymiarów i zasad kompatybilności w systemie, w którym prowadzi dokumentację produktu. PIM może pobierać zatwierdzone wartości, łączyć je z opisem handlowym i przygotowywać do publikacji. Marketing odpowiada wtedy za opis i tłumaczenia w ustalonym zakresie, a uprawnienia do zmiany parametrów konstrukcyjnych pozostają przypisane do zespołu technicznego.

Podczas odbioru integracji warto przetestować aktualizację danych jednego produktu. Konstruktor zatwierdza nową rewizję rysunku. Zespół sprawdza, do jakich wersji produktu odnosi się zmiana, jakie dane trafiają do ERP i PIM oraz co widzi odbiorca w portalu. Test powinien objąć również dostęp do dokumentacji wcześniejszej wersji.

Jak wybrać pierwszy etap i rozliczyć jego rezultat

Dla pierwszego etapu należy wskazać proces do usprawnienia, potrzebne dane, zakres zmian w systemach oraz osobę odpowiedzialną za wynik.

Poniższa tabela może pomóc działom IT, sprzedaży, marketingu i operacyjnemu uzgodnić pierwszy etap prac:

Budżet każdego etapu powinien obejmować przygotowanie danych, integrację, testy i czas pracy osób zatwierdzających informacje. Przed rozpoczęciem prac osoba odpowiedzialna za rezultat biznesowy powinna ustalić sposób jego pomiaru oraz oczekiwany wynik. IT określa zależności techniczne, a zespoły odpowiedzialne za dane zapewniają udział potrzebnych osób i ustalają termin uzupełnienia brakujących danych.

Jeżeli portal i zmiana ERP są prowadzone równolegle, pierwszy wspólny etap może objąć jedną rodzinę produktów i wybraną grupę dystrybutorów. Powinien on obejmować przygotowanie danych, ich publikację oraz sprawdzenie, czy dystrybutor może wykonać zaplanowane czynności w portalu. Zarząd otrzymuje wówczas wyniki, na których może oprzeć decyzję o finansowaniu dalszych prac.

Od czego rozpocząć rozmowę o ERP, PIM i CMS w Waszej firmie

Na pierwsze spotkanie warto przygotować dane jednego przykładowego produktu, jego dokumentację, arkusz przekazywany dystrybutorowi i opis ostatniej zmiany danych. Do oceny istniejącego wdrożenia przydadzą się także lista integracji, raporty błędów i opis ręcznych czynności związanych z aktualizacją katalogu.

Tandemite oferuje wdrożenia systemów PIM, obejmujące analizę potrzeb, projektowanie modelu danych, integracje i konfigurację procesów zarządzania informacją produktową.

Podczas konsultacji z Tandemite omówimy obecny przepływ danych i zakres pierwszego etapu prac: uporządkowanie informacji, naprawę integracji lub rozwój funkcji portalu B2B.