Jak sprawić, by Pimcore przyniósł oczekiwany zwrot z inwestycji – Strategiczne zarządzanie zmianą

Technologia stanowi kręgosłup transformacji, jednak to czynnik ludzki decyduje o powodzeniu wdrożenia, szczególnie tak złożonego jak Pimcore. Gdy liderzy skupiają się wyłącznie na narzędziach, a nie na użytkownikach końcowych, ryzykują poważne trudności związane z akceptacją systemu przez pracowników, co staje się główną barierą skutecznej implementacji PIM.

Powstaje w ten sposób rozbieżność między strategicznym zamiarem a rzeczywistością operacyjną. Dla osób podejmujących decyzje oznacza to, że samo zainwestowanie w technologię Pimcore, jest niewystarczające. Prawdziwy zwrot z inwestycji jest możliwy tylko wtedy, gdy pracownicy organizacji są przygotowani do przyjęcia i efektywnego wykorzystania nowego systemu.

Ten artykuł przedstawia znaczenie strategicznego podejścia do zarządzania zmianą w kontekście wdrożenia Pimcore. Choć wiele organizacji postrzega instalację systemu jako końcowy etap projektu, pełna wartość biznesowa ujawnia się dopiero przy kompleksowej transformacji procesów i kultury. Traktując wdrożenie jako zmianę organizacyjną, firmy minimalizują ryzyko i zwiększają szanse na trwały sukces.

Zarządzanie zmianą w kontekście wdrożeń PIM

Zarządzanie zmianą (ang. Change management) to proces określający, w jaki sposób wnioskuje się, priorytetyzuje, autoryzuje, zatwierdza, planuje i wdraża wszelkie modyfikacje, dodatki lub usunięcia, które mogą mieć bezpośredni lub pośredni wpływ na organizację i systemy.

Kluczowe jest rozróżnienie między zarządzaniem zmianą IT (ITCM) a zarządzaniem zmianą organizacyjną (OCM).

Podczas gdy ITCM koncentruje się na zarządzaniu zmianami w systemach i infrastrukturze IT, z głównym celem minimalizowania zakłóceń, łagodzenia ryzyka i zapewnienia zgodności, zarządzanie zmianą organizacyjną skupia się na ludzkich i procesowych aspektach tych zmian. Obejmuje to adresowanie obaw, budowanie zrozumienia i pozyskiwanie zaangażowania pracowników.

Wdrożenie Pimcore to strategiczna inicjatywa, mająca na celu zwiększenie efektywności procesów w działach takich jak marketing, sprzedaż IT czy zarządzanie produktem. Jednak każda zmiana, nawet ta pozytywna, często budzi opór – wynikający z braku pewności lub zakłócenia rutyny – który może udaremnić nawet najbardziej dopracowaną implementację techniczną i zagrozić końcowemu rezultatowi. Skuteczność transformacji będzie w dużej mierze zależeć od postawy pracowników.

Dlatego też, podejście, w którym strategie ITCM i OCM są wspólnie opracowywane i realizowane, nie jest jedynie korzystne, ale wręcz niezbędne dla powodzenia projektu PIM.

Dla decydentów oznacza to, że ich partner wdrożeniowy Pimcore musi zintegrować te dwie perspektywy i zarządzać nimi w sposób spójny.

Niejednokrotnie nawet osoby na najwyższym szczeblu nie są w pełni przekonane co do wartości kompleksowego podejścia. Tymczasem sukces leży w zrównoważonym modelu wdrożenia, które nie tylko dostarcza narzędzie, ale też pomaga zespołom lepiej z niego korzystać.

Czysto techniczny partner może przeoczyć aspekty ludzkie, a konsultant skupiający się wyłącznie na organizacji może nie docenić technicznych wyzwań i złożoności.

Tutaj przeczytasz więcej o możliwościach systemu Pimcore.

Tutaj poznasz różnice między dwoma systemami PIM: Pimcore oraz Akeneo.

Kluczowe wyzwania podczas wdrożenia Pimcore

Poniższa tabela przedstawia najczęstsze wyzwania we wdrożeniach PIM Pimcore oraz ich wpływ na organizację:

*W organizacjach często pojawia się oddolna motywacja do wprowadzania usprawnień – pracownicy samodzielnie identyfikują narzędzia wspierające ich pracę, takie jak PIM. Wyzwanie pojawia się w momencie, gdy decyzje są narzucane z góry przez jednego właściciela produktu, bez realnej współpracy z zespołami operacyjnymi.

Wyzwania związane z wdrożeniem Pimcore są ze sobą ściśle powiązane, tworząc efekt domina. Opór przed zmianą ze strony pracowników może spowolnić adaptację nowych procesów, co dodatkowo komplikuje zarządzanie danymi produktowymi – złożonymi i często nieuporządkowanymi. Zdarza się, że zespoły w jednej firmie nie są zgodne, a nawet wchodzą w konflikty, ponieważ inaczej postrzegają swoje zadania i to, do kogo należą dane. Problemy z jakością danych, takie jak duplikaty, brakujące atrybuty czy niespójności, utrudniają dalszą integrację systemu z istniejącą infrastrukturą IT. Brak przejrzystej komunikacji pomiędzy działami oraz niedostateczne informowanie interesariuszy o postępach projektu mogą prowadzić do nieporozumień i błędnych założeń co do zakresu i celów wdrożenia. Dodatkowo, ograniczone budżety i napięte harmonogramy stwarzają presję, która potęguje ryzyko niedoszacowania pracochłonności poszczególnych etapów projektu.

Skuteczne podejście do wdrożenia Pimcore musi zatem rozpoznawać i adresować te wzajemne zależności. Nie wystarczy jedynie naprawić dane; należy również naprawić procesy i mentalność związane z zarządzaniem danymi. Oznacza to, że holistyczne podejście do zarządzania zmianą, w którym rozwiązania techniczne są połączone z solidną komunikacją, szkoleniami i zaangażowaniem interesariuszy, jest kluczowe.

Filary skutecznego zarządzania zmianą w projektach Pimcore

Aby skutecznie sprostać wyzwaniom wdrożenia Pimcore i przekształcić je w sukces, niezbędne jest oparcie się na kilku strategicznych filarach zarządzania zmianą.

Zaangażowanie kierownictwa i jasna wizja

Dla powodzenia transformacji PIM niezbędne jest, aby liderzy posiadali pełne zrozumienie technologii i jej wpływu na procesy biznesowe. Osiąga się to poprzez udział w sesjach wdrożeniowych, specjalistyczne szkolenia oraz bliską współpracę z partnerem implementacyjnym. Tylko wtedy liderzy są w stanie skutecznie wspierać zmianę, komunikować strategiczne cele i przewodzić przez przykład. Ustalenie mierzalnych celów oraz KPI umożliwia bieżące monitorowanie postępów i zwiększa odpowiedzialność w organizacji.

Włączanie i wzmacnianie pozycji zespołu

Włączanie członków zespołu w proces decyzyjny sprawia, że czują się oni uprawnieni do przejęcia odpowiedzialności za transformację. Nawet jeśli nie zawsze da się osiągnąć pełną zgodę, warto słuchać głosu tych, którzy najlepiej znają realia PIM. Kadra średniego szczebla odgrywa tu istotną rolę w wypełnianiu luki między strategią a jej realizacją. 

Skuteczną strategią jest tworzenie interdyscyplinarnych zespołów ambasadorów z różnych działów. Należy konsekwentnie przedstawiać konkretne korzyści Pimcore dla poszczególnych pracowników, wskazując, jak wdrożenie nowych narzędzi wpłynie na usprawnienie ich pracy, automatyzację procesów oraz rozwój kompetencji.

Skuteczna komunikacja i szkolenia

Jasna, przejrzysta i ciągła komunikacja jest niezbędna do zmniejszenia oporu i utrzymania wszystkich w gotowości. Niewystarczające szkolenia często stanowią główną przyczyną oporu.

Należy stworzyć szczegółowy plan komunikacji oraz przeprowadzić sesje szkoleniowe i warsztaty dostosowane do różnych ról i poziomów umiejętności, wraz z kompleksowymi materiałami (przewodniki użytkownika, FAQ, wideo) oraz oraz demo pokazującym działanie systemu w praktyce.

Optymalizacja procesów biznesowych i danych

Podstawowa wartość Pimcore leży w efektywnym zarządzaniu złożonymi informacjami o produktach i przepływami pracy.

Strategia PIM powinna obejmować wdrożenie kompleksowego modelowania danych w celu dokładnego przedstawienia informacji o produkcie. Wszelkie dane powinny być skonsolidowane w systemie PIM. Należy egzekwować solidne zasady walidacji danych, aby zapobiegać niedokładnościom. Niezbędne jest także wykorzystanie funkcji automatyzacji przepływu pracy do usprawnienia obsługi danych i procesów zatwierdzania.

Ciągłe monitorowanie i adaptacja

Transformacja cyfrowa nie jest liniową podróżą; wymaga ciągłej adaptacji. Monitorowanie zapewnia, że zmiana spełnia swoje cele i pozwala na wczesne wykrycie problemów, a także obszarów do poprawy.

Poniższa tabela przedstawia kluczowe praktyki change management i ich wpływ na sukces wdrożenia Pimcore:

Sprawdź, dlaczego warto wdrożyć PIM, nawet jeśli używasz Excela lub oprogramowania ERP.

Od technicznej implementacji do transformacji kulturowej firmy

W jaki sposób przekształcamy typowe wyzwania wdrożeniowe w konkretne korzyści dla firmy?

Wyzwania integracyjne ☞ Bezproblemowa integracja systemów IT, spójność danych, prawdziwe doświadczenie omnichannel

Złożoność i jakość danych ☞ Lepsza jakość danych, usprawnione procesy, szybsze wprowadzanie produktów

Obawy budżetowe i czasowe ☞ Przewidywalność projektu (plan, harmonogram), kontrola kosztów, terminowe wdrożenie PIM

Brak przejrzystości i komunikacji ☞ Spójne informacje, zminimalizowanie silosów, efektywna współpraca. Ponieważ wiedza to podstawa

Opór przed zmianą ☞ Zwiększona adopcja systemu, zaangażowanie pracowników, redukcja frustracji

Klarowność ról i odpowiedzialności

W Tandemite dbamy o to, by już od samego początku projektu wprowadzać transparentne zarządzanie i jasno rozdzielać role w zespole. Każdy wie, jakie ma zadania i za co odpowiada. Dzięki temu unikamy problemów z brakiem przejrzystości i izolacją działów, które często prowadzą do niepotrzebnych kosztów i powielania danych. Standaryzacja procesów dodatkowo ułatwia jasny podział odpowiedzialności i sprzyja efektywnej współpracy wszystkich zespołów.

Struktura i przewidywalność projektu

Tandemite stosuje ustrukturyzowane podejście do planowania projektu, które obejmuje szczegółowe harmonogramy, alokację zasobów i jasne ramy podejmowania decyzji. Dzięki takiemu planowaniu odpowiadamy na obawy decydentów dotyczące czasu wdrożenia i ryzyka.

Precyzyjne określenie, jak zmiana zostanie zbudowana, przetestowana i wdrożona, wraz z zdefiniowaniem zasobów, zapewnia przewidywalność i kontrolę nad projektem.

Zarządzanie zmianami na bieżąco

Tandemite w każdym projekcie przyjmuje strategię ciągłego monitoringu, regularnej analizy informacji zwrotnych oraz zwinnego dostosowywania kolejnych etapów wdrożenia. Proaktywne działania pozwalają wcześnie identyfikować potencjalne zagrożenia i na bieżąco dostosowywać zakres prac, dzięki czemu udaje się skutecznie zapobiec chaosowi w projektach. Śledzenie postępów zmian i ciągłe doskonalenie procesu jest integralną częścią tego podejścia. Dodatkowo, w przypadku wystąpienia trudności, przygotowane są scenariusze bezpiecznego wycofywania zmian.

Zrozumienie IT i biznesu

W Tandemite uważamy, że sukces cyfrowych projektów wymaga harmonijnego połączenia aspektów technologicznych z ambicjami biznesowymi. Dlatego wdrożenia Pimcore realizujemy tak, aby bezpośrednio wspierały kluczowe cele: wzrost sprzedaży, lepszą obsługę klienta i sprawniejsze działania operacyjne. Takie podejście pozwala eliminować typowe problemy, jak zbyt techniczne podejście czy niejasne cele, które często prowadzą do rozczarowań i braku zaangażowania.

Zespół projektowy Tandemite pełni rolę koordynatora całego procesu transformacji. Dzięki połączeniu perspektyw IT i biznesowej, łączymy ludzi, procesy i technologie w jeden, spójnie działający mechanizm napędzający realizację celów strategicznych. Dla decydentów oznacza to redukcję ryzyk i stabilny przebieg wdrożenia Pimcore PIM. Zamiast rozproszonej odpowiedzialności wśród wielu dostawców czy zespołów wewnętrznych, otrzymują jednego partnera odpowiedzialnego za projekt na każdym etapie – zarówno w warstwie technicznej, jak i organizacyjnej, która buduje trwałą wartość biznesową.