Dlaczego warto wdrożyć PIM, nawet jeśli używasz Excela lub oprogramowania ERP?

Jeśli chcesz zyskać pełną kontrolę nad informacją produktową – PIM (Product Information Management) pomoże Ci to osiągnąć. W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego system PIM jest kluczem do dynamicznego wzrostu, zadowolonych klientów i po prostu – spokojniejszej głowy.

Jak to zwykle wygląda na początku? Excel i ERP na straży danych produktowych

Gdy firma zaczyna swoją przygodę z e-commerce, naturalnym odruchem jest sięgnięcie po narzędzia, które już się ma pod ręką. I bardzo często tymi narzędziami są właśnie arkusze kalkulacyjne, czyli popularny Excel, albo system do planowania zasobów przedsiębiorstwa, czyli ERP (z angielskiego Enterprise Resource Planning). To taki kombajn, który pomaga w zarządzaniu wieloma aspektami działalności firmy – od finansów, przez magazyn, po sprzedaż.

Na początku, kiedy masz kilka, kilkanaście produktów, może się wydawać, że to wystarczy. W Excelu tworzysz tabelę z nazwami, specyfikacjami, krótkimi opisami. Czasem nawet dodasz tam linki do zdjęć. A w ERP? Tam te dane produktowe często są powiązane z informacjami o stanach magazynowych, cenach zakupu i sprzedaży. Wszystko w jednym miejscu, prawda?

Wielu przedsiębiorców, z którymi rozmawiamy, zaczynało właśnie w ten sposób. To logiczne, ponieważ te systemy już funkcjonują w firmie, ludzie je znają. Po co więc inwestować w coś nowego?

Problem pojawia się, gdy skala działalności zaczyna rosnąć. Kiedy tych produktów robi się więcej, kiedy chcesz sprzedawać nie tylko na swojej stronie, ale też na platformie marketplace, a może i w innych krajach. Wtedy te "dobre, stare" metody zaczynają pokazywać swoje ograniczenia.

Pułapki Excela i ERP w zarządzaniu danymi produktowymi

Jak już wspomnieliśmy, Excel i ERP na początku mogą wydawać się wystarczającym rozwiązaniem. Jednak w coraz szybciej rozwijającym się świecie, te narzędzia szybko pokazują swoje słabe strony. Przyjrzyjmy się konkretnym pułapkom, na które możesz się natknąć.

Pułapki Excela

Brak centralizacji i chaos w danych: Wyobraź sobie, że każdy dział w Twojej firmie ma swój własny arkusz Excela z informacjami o produktach. Jak w takim bałaganie utrzymać porządek i pewność, że wszystkie dane są aktualne i spójne? To niemal niemożliwe. Często kończy się to nieścisłościami, błędami w opisach czy rozbieżnościami w parametrach, co frustruje klientów.

Jeden plik. Tysiące błędów. Miliony złotych w straconej sprzedaży.

Podatność na błędy ludzkie: W Excelu łatwo o pomyłkę – źle wpisane wymiary, literówka w opisie, nieaktualny link do zdjęcia. A jeśli kilka osób pracuje na różnych wersjach tego samego pliku? To prosta droga do chaosu i utraty kontroli nad tym, co tak naprawdę oferujesz klientom. Która wersja jest tą właściwą? Kto co zmienił i kiedy? Często jest to trudne do ustalenia.

Ograniczone możliwości przepływu pracy (workflow): Excel nie jest stworzony do pracy zespołowej nad danymi produktowymi. Trudno śledzić, kto jest odpowiedzialny za jakie informacje, kto je zatwierdził i na jakim etapie jest dany produkt. Brak zdefiniowanego przepływu pracy wydłuża czas wprowadzania nowych produktów na rynek i utrudnia koordynację działań.

Brak skalowalności przy rosnącej liczbie produktów i kanałów sprzedaży: Kiedy Twój asortyment rośnie, a Ty chcesz sprzedawać nie tylko na swojej stronie, ale też na innych platformach, zarządzanie tym wszystkim w Excelu staje się koszmarem. Każdy kanał ma swoje wymagania dotyczące formatu danych, opisów, zdjęć. Ręczne dostosowywanie poszczególnych elementów pod kątem specyficznego kanału zajmuje mnóstwo czasu i jest bardzo podatne na błędy.

Trudności w zarządzaniu bogatymi treściami: Dobre karty produktu to nie tylko tekst. To także wysokiej jakości zdjęcia, filmy, modele 3D, instrukcje obsługi, certyfikaty. Excel nie jest miejscem do efektywnego zarządzania takimi "bogatymi" treściami i powiązania ich z odpowiednimi produktami.

Brak możliwości automatyzacji procesów: Wiele procesów związanych z danymi produktowymi można zautomatyzować – import danych od dostawców, eksport do platform sprzedażowych, aktualizacja we wszystkich kanałach. Excel tego nie potrafi, co oznacza, że Twój zespół traci cenny czas na manualną, powtarzalną pracę.

Pułapki systemów ERP

Skupienie na transakcjach, nie na marketingu: Systemy ERP są świetne do zarządzania zamówieniami, fakturami, stanami magazynowymi. Ich głównym celem nie jest marketingowa prezentacja produktów. Często brakuje im elastyczności w tworzeniu atrakcyjnych opisów, zarządzaniu zdjęciami w różnych rozmiarach i formatach potrzebnych online, czy dostosowywaniu informacji pod kątem różnych kanałów sprzedaży.

Ograniczona elastyczność w dostosowywaniu atrybutów i kategoryzacji: W e-commerce ważne jest, aby móc opisywać produkty za pomocą wielu różnych atrybutów (np. kolor, rozmiar, materiał, waga) i kategoryzować je w sposób intuicyjny dla klientów. Systemy ERP często mają sztywną strukturę danych, która nie zawsze odpowiada potrzebom marketingowym i sprzedażowym online.

Zarządzanie takim poziomem złożoności jest dostępne w wybranych systemach ERP klasy enterprise, ale najczęściej są to moduły dodatkowo płatne, możliwe do uruchomienia jedynie w ramach subskrypcji lub poprzez skomplikowane konfiguracje.

Trudności w zarządzaniu treściami marketingowymi i emocjonalnymi opisami: Opisy produktów powinny nie tylko informować, ale też angażować i budować emocje. Systemy ERP zazwyczaj nie są przystosowane do przechowywania i zarządzania "miękkimi" danymi marketingowymi.

Koszty związane z dostosowaniem systemu do potrzeb firmy w zakresie PIM: Próba dostosowania systemu ERP, który pierwotnie nie był projektowany z myślą o obsłudze danych produktowych, może być czasochłonna i kosztowna. Często wymaga to zatrudnienia specjalistów i wprowadzenia wielu niestandardowych modyfikacji.

!WAŻNE! Choć ERP może w pewnym stopniu obsługiwać dane produktowe, często robi to w sposób ograniczony i zorientowany bardziej na potrzeby wewnętrzne niż na prezentację dla klienta. Pełniejsze wsparcie dla zarządzania informacją produktową w ERP może wymagać dodatkowych, płatnych modułów lub integracji z zewnętrznymi systemami.

Dlaczego warto wdrożyć system PIM?

PIM to system, w którym gromadzisz, wzbogacasz wszystkie dane o Twoim asortymencie – od technicznych specyfikacji, przez marketingowe opisy, zdjęcia, filmy, aż po tłumaczenia na różne języki.

Przekonaj się, jak PIM odpowiada na konkretne problemy, które wymieniliśmy wcześniej:

1️⃣ Skalowalność sprzedaży online: PIM jest zaprojektowany tak, aby bez problemu obsłużyć setki, tysiące, a nawet miliony produktów. Dodawanie nowych pozycji, zarządzanie ich atrybutami, kategoryzowanie – wszystko staje się prostsze i bardziej efektywne. Jeśli planujesz rozszerzyć swój asortyment, PIM będzie Twoim sprzymierzeńcem.

2️⃣ Zarządzanie dużymi zbiorami danych i współpraca: Koniec z rozproszonymi arkuszami i milionem maili z aktualizacjami. W PIM wszystkie działy – do spraw marketingu, sprzedaży, obsługi klienta czy logistyki – pracują na jednej, spójnej bazie danych. Każdy wie, za jakie informacje o produktach odpowiada, a system często posiada wbudowane mechanizmy przepływu pracy (workflow), które usprawniają proces tworzenia i zatwierdzania danych produktowych.

3️⃣ Personalizacja doświadczeń klienta: Dziś klienci oczekują spersonalizowanych ofert i szczegółowych informacji o produktach. PIM pozwala na tworzenie bogatych i dopasowanych opisów, uwzględniając różne segmenty klientów i kanały sprzedaży. Możesz łatwo dodawać dodatkowe atrybuty, specyfikacje, a nawet historie produktów, które angażują kupujących i pomagają im podjąć decyzję.

4️⃣ Integracja systemów: PIM nie żyje w izolacji. Jego siłą jest możliwość łączenia się z innymi systemami, które już używasz – platformami e-commerce (takimi jak Shopware czy Magento), systemami ERP (współpracując z nimi, a nie je zastępując!), systemami CMS i narzędziami marketingowymi. Dzięki temu dane produktowe przepływają płynnie między różnymi platformami, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania i minimalizując ryzyko błędów. To jak stworzenie dobrze zorganizowanej sieci, gdzie informacje krążą bez przeszkód.

5️⃣ Rozbudowa ekosystemów: Chcesz zacząć sprzedawać na Allegro, Amazonie, a może na rynkach zagranicznych? PIM ułatwia dostosowanie danych produktowych do wymagań różnych kanałów sprzedaży. Możesz eksportować informacje w odpowiednich formatach, zarządzać różnymi wersjami językowymi opisów i atrybutów. To otwiera przed Tobą nowe możliwości dotarcia do szerszego grona klientów.

6️⃣ Możliwość customizacji: Nowoczesne systemy PIM są elastyczne i można je dostosować do specyficznych potrzeb Twojej firmy. Niezależnie od tego, czy działasz w branży meblarskiej, modowej, czy spożywczej, PIM pozwoli Ci zdefiniować unikalne atrybuty i kategorie produktów, które są dla Ciebie ważne. A wraz z rozwojem Twojego biznesu, PIM będzie rósł razem z Tobą.

7️⃣ Poprawa efektywności operacyjnej: Wyobraź sobie, ile czasu Twój zespół traci na ręczne aktualizowanie danych w wielu miejscach, poprawianie błędów czy przygotowywanie plików do eksportu. PIM automatyzuje wiele z tych procesów – import danych od dostawców, walidację poprawności informacji, eksport do różnych kanałów. To oszczędza czas Twoich pracowników, pozwala im skupić się na ważniejszych zadaniach i znacząco redukuje ryzyko pomyłek.

8️⃣ Poprawa jakości danych: Platformy PIM często posiadają wbudowane narzędzia do walidacji i wzbogacania danych. Możesz ustawić reguły, które “pilnują”, aby wszystkie niezbędne informacje były uzupełnione i poprawne. Dzięki temu Twoje opisy produktów są kompletne, dokładniejsze i atrakcyjniejsze dla klientów, co przekłada się na lepsze doświadczenia zakupowe i wyższą konwersję.

Krótko mówiąc, PIM to nie tylko narzędzie do przechowywania danych. To strategiczna inwestycja, która zwiększa efektywność, poprawia jakość informacji o produktach i otwiera drzwi do dalszego wzrostu.

Jak ugryźć temat PIM? Praktyczne aspekty wdrożenia

Decyzja o wdrożeniu systemu PIM to krok w dobrą stronę, ale jak to zrobić, żeby osiągnąć jak najlepsze rezultaty? Przyjrzyjmy się kluczowym aspektom wdrożenia PIM:

☞ Jak wybrać odpowiedni system PIM? Na rynku jest wiele rozwiązań. Czym się różnią? Każdy system PIM ma swoje mocne strony i specyficzne cechy. Przy wyborze warto wziąć pod uwagę kilka rzeczy:

• Zastanów się, jakie są Twoje największe wyzwania związane z danymi produktowymi. Czy potrzebujesz zaawansowanych funkcji workflow? Wielojęzyczności? Rozbudowanych możliwości integracji?
• Czy system będzie w stanie obsłużyć Twój rosnący asortyment i nowe kanały sprzedaży w przyszłości?
• Czy interfejs jest intuicyjny i przyjazny dla Twojego zespołu?
• Czy PIM łatwo połączy się z Twoją obecną infrastrukturą IT?
• Zwróć uwagę nie tylko na koszt licencji, ale także na koszty wdrożenia, integracji i ewentualnego utrzymania. Warto porównać kilka rozwiązań, poprosić o wersje demonstracyjne i porozmawiać z innymi firmami, które już wdrożyły oprogramowanie PIM.

☞ Najważniejsze kroki w procesie wdrożenia: Wdrożenie PIM to zazwyczaj proces, który składa się z kilku etapów:

• Analiza potrzeb: Dokładne zrozumienie Twoich obecnych procesów zarządzania danymi produktowymi, zidentyfikowanie problemów i określenie celów, jakie chcesz osiągnąć dzięki PIM.
• Planowanie: Opracowanie szczegółowego planu wdrożenia, określenie harmonogramu, budżetu i ról poszczególnych członków zespołu.
• Konfiguracja i dostosowanie: Instalacja i konfiguracja wybranego systemu PIM, dostosowanie go do specyficznych potrzeb firmy (struktura danych, atrybuty, kategorie).
• Migracja danych: Przeniesienie danych produktowych z dotychczasowych systemów (Excel, ERP) do PIM. To często jeden z najbardziej czasochłonnych etapów, wymagający dbałości o jakość i spójność danych.
• Integracja z innymi systemami: Połączenie PIM z Twoją platformą e-commerce, ERP, CMS i innymi używanymi narzędziami.
• Testowanie: Dokładne przetestowanie wszystkich funkcjonalności i integracji, aby upewnić się, że wszystko działa poprawnie.
• Szkolenie zespołu: Przeszkolenie Twoich pracowników z obsługi nowego systemu PIM.
• Uruchomienie: Oficjalne rozpoczęcie pracy z PIM.
• Monitorowanie i optymalizacja: Monitorowanie działania systemu, zbieranie feedbacku od użytkowników i wprowadzanie ewentualnych optymalizacji.

☞ Integracja PIM z istniejącymi systemami: Pamiętaj, PIM nie ma na celu zastąpienia Twojego systemu ERP. Te dwa systemy mają różne role i powinny ze sobą współpracować. ERP nadal będzie zarządzać transakcjami, stanami magazynowymi i finansami. PIM natomiast przejmie odpowiedzialność za bogate dane produktowe i ich dystrybucję do różnych kanałów. Jeśli chodzi o Excel, to po wdrożeniu PIM stanie się on raczej źródłem danych do migracji, a nie głównym narzędziem do zarządzania informacjami o produktach.

☞ Zasoby potrzebne do wdrożenia i utrzymania PIM: Wdrożenie PIM wymaga zaangażowania zasobów zarówno po stronie Twojej firmy, jak i partnera wdrożeniowego. Będziesz potrzebować czasu Twojego zespołu, a także budżetu na wdrożenie oprogramowania i szkolenia. Pamiętaj, że to inwestycja, która w dłuższej perspektywie się zwraca poprzez zwiększoną efektywność i lepsze wyniki sprzedaży.

☞ Możliwe wyzwania i jak sobie z nimi radzić: Wdrożenie każdego nowego systemu wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Możesz napotkać trudności z migracją danych, integracją z istniejącymi systemami, czy oporem ze strony zespołu przyzwyczajonego do dotychczasowych rozwiązań. Kluczem jest dobre planowanie, komunikacja i współpraca z doświadczonym partnerem wdrożeniowym, który pomoże Ci przejść przez ten proces. Transparentność w kwestii czasu wdrożenia i budżetu jest tu bardzo ważna.

Co przyniesie jutro? AI i omnichannel rewolucjonizują dane produktowe

Dwa trendy, które już teraz mają ogromny wpływ na zarządzanie danymi produktowymi i będą odgrywać jeszcze większą rolę, to sztuczna inteligencja (AI) i podejście omnichannel.

Sztuczna inteligencja w służbie danych produktowych

Dzięki AI zarządzanie danymi produktowymi staje się bardziej inteligentne, efektywne i mniej czasochłonne:

• Automatyczne tagowanie i kategoryzacja: Wyobraź sobie, że dodajesz nowy produkt, a AI automatycznie rozpoznaje jego cechy i przypisuje odpowiednie tagi oraz kategorie.
• Generowanie i optymalizacja opisów: AI może pomóc w tworzeniu atrakcyjnych i unikalnych opisów produktów, a nawet optymalizować je pod kątem SEO dla różnych kanałów sprzedaży. Może również automatycznie tłumaczyć opisy na różne języki.
• Automatyczne wzbogacanie danych: AI może analizować zdjęcia produktów i automatycznie dodawać do nich atrybuty (np. kolor, wzór) lub sugerować powiązane produkty.
• Wykrywanie i korekta błędów: AI może monitorować jakość danych w PIM i automatycznie identyfikować oraz sugerować poprawki w przypadku błędów, niespójności czy brakujących informacji.

Wykorzystanie AI w PIM omawiamy szerzej w artykule „Sprawdź z nami potencjał AI w systemach PIM” – zapraszamy do lektury.

Omnichannel – spójne doświadczenie klienta na każdym kroku

Dzisiejsi klienci korzystają z wielu kanałów, aby dokonywać zakupów – od Twojej strony internetowej, przez media społecznościowe, marketplace'y, aż po sklepy stacjonarne (jeśli je posiadasz). Strategia omnichannel polega na zapewnieniu spójnego i bezproblemowego doświadczenia klienta w każdym z tych miejsc. A kluczową rolę w tym odgrywa właśnie PIM:

• Jedna wersja prawdy o produkcie: Niezależnie od tego, gdzie klient zobaczy Twój produkt – na Twojej stronie, na Allegro czy w reklamie na Facebooku – informacje o nim będą zawsze aktualne.
• Dostosowanie do wymagań kanałów: Każdy kanał sprzedaży może mieć inne wymagania dotyczące formatu danych, długości opisów czy rozmiaru zdjęć. PIM ułatwia dostosowanie informacji o produktach do specyfiki każdego kanału, bez konieczności ręcznego przepisywania i formatowania.
• Spójna prezentacja marki: Dzięki PIM możesz zadbać o to, aby sposób prezentacji Twoich produktów – opisy, zdjęcia, ton komunikacji – był spójny we wszystkich kanałach.
• Personalizacja w wielu kanałach: Mając scentralizowane dane o produktach, możesz wykorzystać je do personalizacji ofert i rekomendacji nie tylko na swojej stronie, ale także w e-mailach, reklamach czy nawet w komunikacji w sklepie stacjonarnym.

Nie stój w miejscu – czas na PIM!

Mamy nadzieję, że udało nam pokazać, dlaczego poleganie wyłącznie na Excelu czy systemach ERP w dłuższej perspektywie może hamować Twój rozwój. Inwestycja w nowoczesne zarządzanie danymi produktowymi zagwarantuje konkurencyjność Twojego biznesu online. 

W Tandemite specjalizujemy się we wdrażaniu systemów PIM, takich jak Akeneo, Pimcore czy Ergonode. Skontaktuj się, aby porozmawiać o Twoich indywidualnych potrzebach i wyzwaniach.