Czym są dane produktowe w PIM i jakie mają źródła? Przewodnik dla każdego

Jeżeli Twoje arkusze kalkulacyjne są pełne błędów, a dane produktowe nieaktualne i sprzeczne w różnych kanałach sprzedaży, PIM to idealne rozwiązanie na te problemy.

Ten artykuł dostarcza wyczerpujących informacji o danych produktowych i odpowiada na dwa istotne pytania:

• Co przechowuje system PIM?
• Skąd pochodzą te dane?

PIM od środka: jakie dane są tam przechowywane?

PIM został zaprojektowany do obsługi różnorodnych informacji o produktach. Do najważniejszych rodzajów danych można zaliczyć:

1. Podstawowe informacje o produkcie

(Dane kluczowe do rozpoznawania i klasyfikacji produktów):

• Unikalne identyfikatory, takie jak SKU, UPC, EAN
• Nazwy produktów, kategorie oraz podkategorie
• Relacje między produktami (np. warianty jak rozmiar, kolor, styl)

2. Treści marketingowe

(Mają na celu informowanie i przyciąganie klientów):

• Opisy produktów (zarówno krótkie, jak i rozbudowane)
• Elementy SEO (słowa kluczowe, meta dane, opisy alternatywne obrazków)
• Najważniejsze zalety i kluczowe cechy produktów
• Mocne strony produktu, wyróżniki sprzedażowe (np. "przyjazne środowisku", "niezawodne", "premium")
• Przykłady użycia

3. Materiały wizualne

(Pomagają w atrakcyjnej prezentacji produktów):

• Zdjęcia (np. wysoka rozdzielczość, widok 360°)
• Filmy wideo (np. tutoriale, prezentacja działania)
• Pliki PDF (np. karty katalogowe, instrukcje użytkownika, dokumenty gwarancyjne)
• Infografiki i diagramy (np. szczegółowe schematy, rysunki montażowe)

4. Specyfikacja techniczna

(Szczegółowe cechy techniczne i funkcjonalne produktów):

• Wymiary (np. wysokość, głębokość, szerokość)
• Waga i objętość
• Użyte materiały i skład
• Właściwości techniczne (np. kompatybilność, parametry wydajnościowe, napięcie)

5. Dane dotyczące regulacji i zgodności

(Dane wymagane przez prawo lub standardy branżowe):

• Instrukcje bezpieczeństwa i ostrzeżenia
• Certyfikaty potwierdzające zgodność
• Dane o wpływie na środowisko (np. recykling, ślad węglowy)
• Etykiety i oznaczenia (np. klasy energetyczne urządzeń)

6. Treści lokalne

(Indywidualizacja treści dla konkretnych języków, rynków i regionów; Ułatwienie odbioru różnym grupom odbiorców):

• Tłumaczenia
• Obrazy uwzględniające lokalną kulturę
• Jednostki miar używane w danym kraju (np. metryczne vs. imperialne)

7. Dane zoptymalizowane pod kątem różnych kanałów dystrybucji 

(Atrybuty tworzone z uwzględnieniem specyficznych wymagań różnych kanałów, ale zarządzane centralnie w PIM):

• Unikalne atrybuty dla Allegro, Amazon i innych serwisów sprzedażowych, marketplace
• Materiały gotowe do użycia w katalogach drukowanych i aplikacjach mobilnych
• Zdjęcia i grafiki w wymaganych rozdzielczościach i formatach dla każdego kanału

8. Cennik i opcje opakowań

(Stałe informacje o cenach i dostępnych opakowaniach – brak opcji dynamicznych lub indywidualnych ustaleń cenowych):

• Cena detaliczna sugerowana przez producenta (MSRP)
• Wymiary oraz waga opakowań
• Ilość w paczce lub kartonie
• Szczegóły dotyczące trwałości, przydatności (np. termin ważności dla produktów spożywczych)

9. Taksonomia i kategoryzacja

(Dane do lepszej organizacji produktów):

• Hierarchie (e.g., kategorie główne i podrzędne)
• Tagi i filtry (np. organiczne”, „wodoodporne”, „dla początkujących”)

Ciekawostka! Niektóre platformy PIM, takie jak Pimcore, oferują narzędzia do kategoryzacji wspierane przez sztuczną inteligencję – np. automatyczne przekształcanie treści wizualnych na tekst. To rozwiązanie wspiera tagowanie, klasyfikację i zwiększa dostępność. Proces jest w pełni elastyczny i obsługiwany przez Pimcore Copilot.

10. Powiązania produktów

(Dane łączące produkty w celu zwiększenia sprzedaży i polecania dodatkowych opcji; wspierające cross-selling i upselling):

• Podobne produkty i podpowiedzi zakupowe (np. „klienci wybierali również”)
• Dodatkowe akcesoria i kompatybilne elementy
• Pakiety i zestawy (np. aparat + obiektyw + statyw)
• Opcje zamienne (np. inne modele produktu, alternatywne produkty)

11. Informacje o gwarancji i użytkowaniu produktu

(Wskazówki dla klientów dotyczące jakości i trwałości):

• Czas obowiązywania i zasady gwarancji
• Zasady prawidłowego użytkowania i pielęgnacji
• Szacowany czas eksploatacji lub ograniczenia w użytkowaniu

Dzięki narzędziom PIM wszystkie te dane są zgromadzone w jednej lokalizacji, co ułatwia ich obsługę i współdzielenie przez różne zespoły.

Pochodzenie danych produktowych: Jak trafiają do PIM?

Znasz już typy danych, jakie można przechowywać w PIM, więc zobaczmy, skąd te dane trafiają do systemu.

Źródła danych mogą być bardzo różnorodne, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Ważne jest, aby dodawać do PIM wyłącznie dane, które są istotne. Co to znaczy?

Poniżej znajdziesz typowe źródła, z których możesz czerpać dane o produktach:

1. Ręcznie zarządzane formaty danych (Excel, CSV, Word, PDF)

(Dane nieuporządkowane (lub częściowo ustrukturyzowane), które muszą być przetworzone i zintegrowane)

Dlaczego warto je uwzględnić? Ręczne formaty przechowują wartościowe dane, choć często są one chaotyczne i trudne do zarządzania. Są istotne w działaniach marketingowych i zapewnieniu zgodności z przepisami.

Dane o produktach często są przechowywane i zarządzane w ten sposób, głównie w firmach, które nie korzystają z dedykowanych rozwiązań IT. Systemy PIM pomagają w gromadzeniu, porządkowaniu i ujednolicaniu tych informacji, by były łatwiejsze w obsłudze.

Do PIM należą: Szczegółowe dane o produktach, takie jak ich atrybuty, zdjęcia, informacje o kompatybilności i podział.

W PIM nie powinny być zawarte: Raporty tworzone na bieżąco, dane archiwalne ani informacje niezwiązane z produktami.

2. Systemy wewnętrzne

(Oprogramowanie wspierające zarządzanie danymi produktowymi używane wewnątrz firmy)

ERP (systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa)

Do PIM należą: Kluczowe informacje o produktach, takie jak kody SKU, identyfikatory, dane dostawców, producentów, jednostki miary, wagi oraz dane magazynowe niezmienne w czasie (np. „Ograniczona ilość na stanie”).

W PIM nie powinny być zawarte: Dane operacyjne (np. procesów logistycznych), transakcyjne (np. zamówienia czy kontrakty z dostawcami) i analityczne, struktury cenowe (np. ceny hurtowe, detaliczne lub indywidualne) ani stany magazynowe wymagające częstych aktualizacji.

Dowiedz się więcej, dlaczego ERP to nie to samo, co PIM.

CRM (systemy zarządzania relacjami z klientami)

Do PIM należą: Aktualizacje produktów bazujące na opiniach klientów, spersonalizowane atrybuty marketingowe, szczegóły produktów cenione przez klientów (jak popularne konfiguracje, cechy produktów i ich korzyści).

W PIM nie powinny być zawarte: Prywatne dane klientów, historia sprzedaży i kontaktów, zgłoszenia do działu wsparcia, dane o grupach klientów, analizy wyników kampanii marketingowych.

Platformy eCommerce

Do PIM należą: Nazwy produktów, opisy, cechy, parametry techniczne, atrybuty (np. rozmiar, kolor, materiał), opcje konfiguracji, zasoby multimedialne, powiązania między produktami (cross-sell, upsell), dane SEO, hierarchie produktów, kategorie i tagi do grupowania produktów.

W PIM nie powinny być zawarte: Informacje o cenach, rabaty i promocje, ceny zależne od regionu, konwersje, historia zamówień, statusy płatności, śledzenie przesyłek, profile klientów, opinie użytkowników.

DAM (systemy zarządzania zasobami cyfrowymi)

Do PIM należą: Obrazy, filmy, instrukcje obsługi, dokumenty związane z produktami.

W PIM nie powinny być zawarte: Zasoby niezwiązane z produktami, materiały promujące markę.

Narzędzie DAM jest często zintegrowane z PIM, by zapewnić spójność w prezentacji treści multimedialnych.

PLM (systemy zarządzania cyklem życia produktu)

Do PIM należą: Dane techniczne, materiały, cechy charakterystyczne produktu.

W PIM nie powinny być zawarte: Różne wersje projektów, dane inżynierskie, dokumentacja z procesu tworzenia / powstawania produktu.

Narzędzia do automatyzacji marketingu

Do PIM należą: Opisy, kluczowe cechy, atrybuty SEO i treści marketingowe dotyczące artykułów.

W PIM nie powinny być zawarte: Dane dotyczące wyników kampanii, szczegóły segmentacji klientów czy strategie promocyjne.

CMS (systemy zarządzania treścią)

Do PIM należą: Metadane SEO produktów, komponenty treści wykorzystywane na stronach produktowych (np. lista funkcjonalności, tabela porównawcza artykułów, wyróżniki sprzedaży), lokalne wersje treści, opisy produktów i teksty marketingowe.

W PIM nie powinny być zawarte: Zasoby związane z marką, bannery promocyjne, układy lub szablony stron produktowych ani materiały marketingowe niezwiązane z konkretnym produktem.

Systemy legacy

Starsze systemy czy nieaktualne bazy danych mogą zawierać niekompletne lub przestarzałe dane o produktach.

Nadal jednak część tych informacji historycznych może być przydatna w celach archiwalnych lub zgodności z przepisami.

3. Zewnętrzne źródła danych

(Podmioty zewnętrzne lub partnerzy udostępniający szczegóły dotyczące katalogu produktów)

Portale dostawców i producentów

Dane, które pochodzą z tych portali, wymagają dużo pracy, aby je ujednolicić i wzbogacić.

Dostawcy często dostarczają “surowe” dane, które nie mają jednolitego formatu. To sprawia, że PIM jest nieoceniony w procesie porządkowania informacji.

Do PIM należą: Szczegóły producenta, informacje o pochodzeniu produktów, specyfikacje, certyfikaty, dane o zgodności i atrybuty.

W PIM nie powinny być zawarte: Kontrakty z dostawcami, negocjacje cenowe ani warunki handlowe.

Branżowe bazy danych

To źródło dostarcza dane o produktach, takie jak standardy, certyfikaty i szczegóły klasyfikacyjne.

4. Pamiętaj o tym… Wkład pracowników

(Różnorodne zespoły w firmie mają swój udział w rozwijaniu danych o produkcie)

Zespoły sprzedaży, marketingu, obsługi klienta i menedżerowie produktu dostarczają dodatkowe (i cenne) informacje.

Twój zespół stanowi ważne źródło wiedzy o produkcie. Może przechowywać istotne szczegóły w swoich materiałach, np. prezentacjach, mailach czy notatkach. Poproś ich o takie dane, jak FAQ, informacje o kompatybilności czy opisy marketingowe, a następnie wprowadź je do systemu PIM.

Dlaczego warto stosować taki podział?

Ułatwia mapowanie, przypisanie danych: Podział na kategorie pozwala jasno określić, skąd pochodzi dana informacja produktowa i jak powinna być przypisana w strukturze PIM. Informacje mogą pochodzić z różnych źródeł: wewnętrznych, zewnętrznych, manualnych lub od zespołów. Dzięki temu łatwiej ustawić integrację i przepływy danych.

Aby dane produktowe z PIM były dokładne i zgodne we wszystkich kanałach, kluczowa jest poprawna konfiguracja i utrzymanie systemu. Współpraca z zaufanym ekspertem wdrożeniowym zwiększa szanse na uzyskanie oczekiwanej dokładności danych.

Gwarantuje lepszą jakość danych: Różne typy źródeł mają różne wymagania. Identyfikacja źródeł pozwala lepiej dopasować procesy weryfikacji i uzupełniania do konkretnych typów systemów, a także lepiej kontrolować jakość i spójność danych.

Przykładowo, dane od dostawców będą wymagać kontroli zgodności, a dane ręczne – standaryzacji formatu.

Zapewnia przejrzystość i poprawia współpracę: Podział źródeł pomaga w przypisaniu odpowiedzialności i precyzuje, kto zarządza danymi. Specjaliści pracują nad swoim zakresem, co pomaga uniknąć błędów i nieporozumień.

Z Tandemite nie musisz zastanawiać się nad podziałem danych produktowych. Doradzimy, które z nich trafią do PIM, a które pozostaną w innych systemach. Zadbamy o wszystkie szczegóły: od analizy, przez przygotowanie, aż po migrację danych do PIM i wdrożenie rozwiązania.

Podsumowując

Wiele firm ma problem z ogromem danych, którymi dysponuje, ale niewiele z nich zarządza nimi skutecznie. PIM jest dziś koniecznością dla tych, którzy muszą udostępniać dane produktowe na wielu platformach.

Bez systemu PIM dane produktowe są rozproszone i trudno je skoordynować, ponieważ znajdują się w różnych plikach, systemach i działach. Tradycyjne metody nie dają pełnej kontroli nad tym procesem.

Twoje pierwsze kroki z danymi produktowymi? Nie wiesz, czy PIM to dobre rozwiązanie dla Twojego biznesu? Porozmawiajmy o Twoich wyzwaniach i zobaczmy, jak dobrze dobrany system PIM może Ci pomóc. Im szybciej uporządkujesz i zoptymalizujesz dane produktowe, tym szybciej zauważysz efekty – w codziennych działaniach i wynikach firmy.

Odkryj, dlaczego system PIM to niezbędne narzędzie w nowoczesnym biznesie.

W kolejnym wpisie pokażemy, dlaczego PIM to najlepszy wybór do zarządzania informacjami o produktach oraz jak integracja PIM z innymi rozwiązaniami ułatwia pracę. Napisz do nas, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat już teraz.