Te same pytania o produkty dzień w dzień? Dzięki PIM znikną raz na zawsze

W firmach produkcyjnych i dystrybucyjnych to codzienność – zespoły działają w oparciu o rozproszone dane. Powracają wtedy te same, monotonne pytania:

• „Czy ktoś ma aktualny opis? Ten, który mam, jest z marca.”
• „Czy ta poprawka została wprowadzona w każdym miejscu?”
• „Skąd różnice między danymi dystrybutora a naszą stroną?”
• „Czy przekazaliśmy nowe informacje wszystkim partnerom i regionom (czy tylko tym kluczowym)?”
• „Kto wprowadził zmianę w specyfikacji produktu i kiedy dokładnie?”
• „Które tłumaczenie powinno zostać zaakceptowane na rynek niemiecki?”
• „Czy ten produkt ma wszystkie wymagane pola dla marketplace’u X?”
• „W którym arkuszu znajdziemy właściwe atrybuty i która wersja jest aktualna?”

Te problemy wychodzą na jaw w wątkach mailowych, komunikacji wewnętrznej oraz w trakcie rozmów sprzedażowych i spotkań, które miały dotyczyć strategii, a ostatecznie zamieniają się w śledztwo dotyczące aktualnych danych.

Same pytania to efekt uboczny.

Esencją problemu jest bałagan w danych, przez który firmy tracą czas, wiarygodność, a często także sprzedaż. Wiele istotnych danych pozostaje w odizolowanych arkuszach, na współdzielonych dyskach lub w pamięci pracowników, co prowadzi do ciągłych poszukiwań właściwych informacji. Nawet tuż przed premierą produktu ktoś nadal weryfikuje SKU lub wymiary. Różne działy, korzystając z różnych wersji danych – np. marketing z jednej, sprzedaż z innej – nieświadomie generują ryzyko błędów i niejasności.

Rozłóżmy to na czynniki pierwsze, zwłaszcza w kontekście producentów i dystrybutorów.

Jak PIM wprowadza ład w danych i dostarcza odpowiedzi na problemy, które rosną wraz z firmą

Dla części menedżerów takie powtarzające się pytania nie są już wyzwaniem. Dzięki wdrożeniu PIM (Product Information Management) po prostu przestają istnieć.

PIM = miejsce, w którym zarządzasz pełnym zestawem danych produktowych, zasilając nimi każdy kanał sprzedażowo-marketingowy. Przechowujesz tu m.in. nazwy, opisy, treści marketingowe, materiały i certyfikaty, zdjęcia, instrukcje, karty bezpieczeństwa, tłumaczenia, pola SEO, kategorie oraz reguły i mapowania przypisane do kanałów.

Nie traktuj PIM jako „jeszcze jednego systemu do obsługi”.

To:

• Główne, pewne źródło danych o produkcie, dbającego o kompletność, spójność i aktualność informacji kierowanych do klientów.
• Silnik wysyłający dane do e-commerce, partnerów, marketplace’ów, katalogów i systemów wewnętrznych.

Oprogramowanie oferuje więcej niż samą ewidencję danych. To sposób na przyspieszenie pracy, która wcześniej wymagała wielu arkuszy, folderów i maili. Zmiana treści nie wymaga już pięciu oddzielnych aktualizacji.

W PIM robisz to jednorazowo, a system rozprowadza zmiany dalej. Efekt? Koniec pytań w stylu „Czy na pewno zmodyfikowaliśmy to wszędzie?”.

Oprogramowanie PIM pełni też kluczową rolę w utrzymaniu jakości i spójności danych. System pilnuje standardów, formatu i kompletności, zanim informacje o produkcie trafią do dowolnego kanału. Nawet drobiazgi, takie jak jednostki wymiarów czy nazwy kolorów, są dzięki niemu ujednolicone. Z PIM znikają problemy typu: jedna ekipa wpisuje cale, druga centymetry, albo w opisach pojawia się zamiennie „navy blue” i „dark blue”. Otrzymujesz czyste, jednolite dane produktowe, gotowe do użycia wszędzie tam, gdzie widzi je klient.

Z PIM-em otrzymujesz:

⇨ Porządek tam, gdzie wcześniej panował chaos
Spójne, dobrze ustrukturyzowane informacje produktowe we wszystkich kanałach komunikacji.

⇨ Automatyzację, która zastępuje powtarzalne zadania
Importy, eksporty i transformacje danych obsługiwane przez reguły, nie przez ręczne działania.

⇨ Proces, który zastępuje pytania „kto to robi?”
Jasno opisane role, właściciele danych oraz procesy ich obiegu.

⇨ Szybsze tempo sprzedaży zamiast czasochłonnego, żmudnego przygotowania danych
Produkty i zmiany pojawiają się szybciej, bo dane są uporządkowane wcześniej.

⇨ Przewagę konkurencyjną zamiast ciągłej pogoni i nadrabiania
Rzetelne i pełne dane publikowane bez opóźnień wyróżniają Cię na tle firm pracujących w Excelu.

Dowiedz się, dlaczego PIM to dobry kierunek, nawet jeśli Twoja firma korzysta już z Excela lub oprogramowania ERP.

Gdy wrócimy do tych typowych pytań z codziennej pracy, widać, jak PIM porządkuje procesy:

❓ „Gdzie znajdę najnowsze dane o produkcie?” – W PIM-ie, dostępnym dla wszystkich. Marketing, sprzedaż i e-commerce widzą te same informacje i nie muszą wymieniać się plikami.

❓ „Czy każdy kanał jest zsynchronizowany?”, „Skąd na marketplace wziął się stary opis?” – PIM sam rozsyła zatwierdzone dane i materiały do wszystkich kanałów – w formacie, którego potrzebują. To oznacza pełną zgodność treści między stroną WWW, marketplace’ami, dystrybutorami czy katalogami drukowanymi. Dzięki centralnym regułom każdy kanał dostaje właściwą wersję (np. krótsze opisy dla materiałów oznaczonych do druku). Nie trzeba nic poprawiać ręcznie ani sprawdzać po kolei.

Przed wdrożeniem PIM

• Opis na stronie WWW jest inny
• Opis na marketplace’ach skrócony
• U dystrybutora widnieje jeszcze starsza wersja
• Brak kontroli nad tym, co było aktualizowane, kiedy i w jakiej kolejności

❓ „Czy to na pewno aktualne zdjęcie/specyfikacja?” – System PIM przechowuje pełny zestaw materiałów, łącznie z historią wersji i akceptacjami. To gwarantuje, że używane są tylko te treści, które zostały zatwierdzone jako finalne.

❓ „Czy mamy komplet atrybutów?” – W PIM definiujesz reguły kompletności, które od razu pokazują, czy produkt jest „gotowy do sprzedaży na kanale X”.

Przed wdrożeniem PIM

• Braki pojawiały się dopiero przy nieudanych importach
• Sprzedaż musiała zmieniać harmonogram, bo „ciągle domykamy komplet danych”

❓ „Czy partner Y dostał już te pliki?”, „Jak to możliwe, że klient B2B dostał katalog z nieaktualnymi zdjęciami?” – PIM rozwiązuje te problemy u źródła. Automatyczne integracje, eksporty lub zabezpieczony portal zapewniają sprawną i kontrolowaną dystrybucję. Możliwe jest także nadanie partnerom dostępu do PIM lub wysyłka cyklicznych zestawów danych, zawsze aktualnych.

❓ „Która wersja jest poprawna?” – Z jednym centralnym źródłem danych odpowiedź zawsze brzmi tak samo: ta w PIM. Tam trafiają wszystkie poprawki i zmiany (nowe przepisy, specyfikacje, nawet drobne literówki), co eliminuje problemy wynikające z pracy na różnych plikach Excela przez różne zespoły.

Przed wdrożeniem PIM

• „Spytaj Asię; ona chyba ma najświeższy plik”
• „Project manager coś ostatnio podmieniał, poszukaj maila”
• „Zajrzyj do FINAL_v7_final, może tam będzie”

❓ „Kto zmienił tę informację i kiedy?” – Z PIM nie musisz zgadywać. To narzędzie, które daje przejrzystość dzięki rolom, workflow i automatycznemu śledzeniu zmian. Możesz wrócić do poprzednich wersji bez ryzyka utraty danych.

Przed wdrożeniem PIM

• Żyjesz w świecie plików i wiadomości e-mail
• Każdy edytuje wszystko
• Trudno ustalić przyczynę i kontekst zmian

Wdrożenie platformy PIM sprawia, że dane produktowe przestają być chaotyczne, a stają się spójnym, logicznym środowiskiem pracy.

Chaos ma swoją cenę

Firmy produkcyjne bez Product Information Management często tkwią w rutynie powtarzalnego wpisywania danych do wielu miejsc. Praca się dubluje, czas ucieka, a błędy i niespójności narastają.

W branży dystrybucyjnej obsługa tysięcy SKU w arkuszach kalkulacyjnych to prosta droga do powtarzalnych błędów, których skutkiem są zakłócenia w dostawach. Gdy na stronie widnieją braki w opisach lub stare zdjęcia, klienci tracą pewność, że wybierają właściwego partnera. Takie pomyłki odbierają marce autorytet i mogą sprawić, że produkt stanie się jedynie kolejną pozycją na liście zamienników. Bez wydajniejszego rozwiązania zespół zamiast działać strategicznie, stale naprawia dane.

Odkryj 8 najważniejszych argumentów za korzystaniem z systemu PIM i dowiedz się, dlaczego alternatywne rozwiązania nie zapewniają właściwej obsługi danych produktowych.

„Czy wdrożenie PIM nie zamieni się w ogromne wyzwanie i ryzykowną inwestycję?”

Aby wdrożyć system PIM, zwykle trzeba przejść przez podane etapy:

1. Realny obraz danych produktowych

• Jakie dane o produktach posiadasz?
• W jakich miejscach są przechowywane?
• Kto i w jaki sposób z nich korzysta?

2. Ustalenie zasad zarządzania danymi

• Kto odpowiada za dane produktowe?
• Co uznajesz za kompletny produkt?
• Jakie atrybuty są wspólne, a jakie zależne od kanału?

3. Dobór i konfiguracja platformy

• Wybranie właściwego rozwiązania (np. Pimcore, Akeneo, Ergonode lub inne)
• Modelowanie danych, uporządkowanie struktury produktów, atrybutów i kategorii
• Zdefiniowanie ról, procesów akceptacji i automatycznych reguł

4. Przygotowanie i przenoszenie danych źródłowych

• Zebranie, połączenie danych z istniejących źródeł danych
• Naprawa podstawowych niezgodności (duplikaty, błędne jednostki, brakujące pola)
• Import do narzędzia PIM wraz z regułami zapewniającymi długoterminową jakość

5. Integracje z istniejącymi systemami

• Synchronizacja ERP ⇿ PIM
• Publikacja danych z PIM do e-commerce, marketplace’ów, druku, partnerów
• Dopasowania informacji do kanałów bez utraty jednolitej prawdy o produkcie

6. Zmiana nawyków i szkolenia, ułożenie pracy zespołu

• Przeniesienie komunikacji z „podeślij arkusz” na „to jest w PIM”
• Zapewnienie pełnego zrozumienia i akceptacji uproszczonego procesu

Projekty PIM wyglądają na skomplikowane, bo łączą wiele zespołów i procesów. Z jasnym planem zamieniają się jednak w serię konkretnych działań, które można wykonać bez chaosu.

A jeśli nie zrobisz nic?

• Więcej produktów ⇾ rosnący bałagan w arkuszach
• Więcej kanałów ⇾ zduplikowane informacje o produktach
• Więcej osób ⇾ konflikty edycji
• Więcej rynków ⇾ tłumaczenia porozrzucane po plikach

W efekcie:

• Premiery produktów zaczynają się opóźniać
• Błędy zaczynają docierać do klientów i partnerów 
• Dane przestają być wiarygodne
• I tracisz przewagę nad firmami, które już uporządkowały swoje dane produktowe

Czas skończyć z chaotycznym, niespójnym zarządzaniem danymi produktowymi

Firmy produkcyjne i dystrybucyjne nie powinny zajmować się gaszeniem pożarów spowodowanych błędnymi, porozrzucanymi informacjami.

Wdrażając systemy PIM, pozbywasz się chaosu i wątpliwości związanych z danymi produktowymi. Kłopotliwe pytania, które otwierały ten artykuł, przestają mieć znaczenie. Zespół przestaje pytać „Skąd ta informacja?” lub „Czy to aktualne?”, bo odpowiedzi są dostępne od ręki – pewne i spójne.

Różnicę czuć w codziennych procesach (mniej nagłych interwencji, bardziej płynne działania) oraz w wynikach strategicznych (krótszy czas wdrożeń, większe zaufanie klientów, wyższa sprzedaż).

Jeśli masz wrażenie, że odpowiadasz ciągle na te same pytania o produkt, pora na zmianę. Porozmawiajmy o Twoich danych i sprawdźmy, czy PIM wspierany przez AI pomoże uporządkować procesy. Ustalimy, gdzie jesteś, dokąd zmierzasz – a jeśli to odpowiednia droga, wyruszymy w nią razem.

Zanim zaczniemy projekt, poznajemy Twoje kluczowe wyzwania w obszarze danych produktowych oraz plany rozwoju firmy. Jeśli zmagasz się z wymaganiami określonego retailer’a, posiadasz nietypowe specyfikacje techniczne lub planujesz ekspansję zagraniczną w ciągu najbliższego roku – analizujemy każdą sytuację. Wszystko to wpływa na finalny projekt rozwiązania. Korzystamy z czołowych systemów PIM, takich jak Pimcore czy Akeneo, i tworzymy wokół nich przejrzysty, zautomatyzowany, skalowalny ekosystem.