Dlaczego ZARYS postawił na PIM: Jedna baza danych produktowych (i dziesiątki problemów mniej)

ZARYS International Group – polski producent jednorazowego sprzętu medycznego i dostawca kompleksowych rozwiązań dla ochrony zdrowia, budujący swoją międzynarodową pozycję poprzez oddziały w wielu krajach europejskich oraz aktywny eksport do innych części świata – równolegle wdrażał SAP i tworzył platformę B2B. Potrzebował centralnego środowiska, w którym produkty są definiowane i rozwijane, zanim trafią do ERP i sprzedaży. Tym miejscem został system PIM wdrożony z Tandemite.

„Dane krążyły gdzieś po firmie, były w głowach i komputerach różnych ludzi. Nigdy nie były zebrane w jedną całość i nie widzieliśmy produktu 360°.” — Aleksandra Świeczkowska, Kierownik projektu e-commerce i B2B, ZARYS International Group

W tym artykule wyjaśniamy, co zdecydowało o wyborze PIM, jak wyglądało wdrożenie i czego nauczył nas ten projekt.

Problem: szybki wzrost + zmiana ERP + eCommerce

„Potrzeba PIM-a wyszła, kiedy już mieliśmy zmapowane procesy i wybranego dostawcę ERP-a, czyli firmę SAP. Wtedy pojawiła się myśl, żeby uporządkować jeszcze produkty i wdrożyć PIM, który musiałby być skorelowany z SAP. Tych projektów zrobiło się dużo i trzeba było je wszystkie skoordynować. Wyzwanie było ogromne.” — Adam Dziadkiewicz, Kierownik działu IT, ZARYS International Group

Dla ZARYS International Group impulsem do zmian były trzy fakty:

• Wdrożenie nowego systemu ERP (SAP) i konieczność integracji.
• Rozbudowany katalog 10 000 produktów (producent nie chciał przechowywać „miękkich” danych dotyczących oferty w oprogramowaniu ERP).
• Uruchomienie nowych kanałów (platforma B2B na Shopware) oraz wejście na rynki zagraniczne.

To był punkt zwrotny w rozwoju firmy: wzrost skali operacji, zmiana systemów i start e-commerce. Bez uporządkowania danych produktowych każdy następny projekt generowałby większe koszty i opóźnienia.

Dlaczego Tandemite?

„Zadawanie naszym specjalistom odpowiednich pytań, a później przełożenie tego na strukturę oprogramowania, aby wszystko było logicznie poukładane i dodatkowo stanowiło spójną całość stanowiło bardzo ważne zadanie.” — Aleksandra Świeczkowska, Kierownik projektu e-commerce i B2B, ZARYS International Group

ZARYS potrzebował partnera, który:

a) wyciągnie wiedzę od ekspertów produktowych,

b) ułoży model danych pod realne procesy organizacji,

c) poprowadzi projekt od początku do końca, skupiając się na proaktywnym rozwiązywaniu problemów, a nie na przerzucaniu odpowiedzialności.

Jak podeszliśmy do tematu:

• Audyt stanu obecnego i projekt docelowy („jak jest” → „jak ma być”)

ZARYS International Group rozpoczął realizację z innym dostawcą, jednak w połowie prac nastąpiła konieczność przejęcia projektu. Proces ten odbył się bez przerywania innych kluczowych inicjatyw (SAP, B2B). Dołączyliśmy „w biegu”, skupiając się na pozyskaniu wiedzy, analizie i inwentaryzacji istniejących elementów, uporządkowaniu backlogu oraz procesów, a także stworzeniu mapy integracji i zależności.

• Model danych i procesy redakcyjne

Przy 10 000 SKU kluczowe jest stworzenie spójnego, precyzyjnego modelu danych. W przeciwnym razie dotychczasowy chaos zostanie odwzorowany w nowym środowisku 1:1. Rezultat? Nowoczesny interfejs, ale w tle: powielone rekordy, sprzeczne atrybuty i brak ujednoliconych jednostek.

Produkty ZARYS oprócz nazwy i opisu zawierają szereg warstw informacji, które w praktyce determinują model i workflow w PIM. Pomogliśmy opracować wspólny katalog atrybutów, mapę relacji (np. produkt–wariant–zestaw–akcesorium), słowniki (nazwa, definicja, typ, obowiązkowość, właściciel), języki, jednostki, wariantowość i reguły jakości (walidacje, kompletność per kanał/język).

Zdefiniowaliśmy etapy życia produktu (np. Draft → Review → Legal → Ready for Sale → Published) wraz z wymaganymi elementami na każdym etapie, co pozwoliło uniknąć braków informacyjnych i nieporządku.

„Naszym celem zawsze będzie usprawnienie procesu biznesowego, a także usprawnienie pracy użytkowników, którzy działają w tych systemach. Jeżeli tej pracy nie wykonamy dobrze, doprowadzamy do sytuacji, że zespół i tak wróci do Excela, ponieważ proces może być niewygodny albo nieprzemyślany. Dlatego trzeba mocno myśleć o warstwie strategiczno-konsultingowej, o dopracowaniu samych procesów.” — Maciej Pałubicki, CEO, Tandemite

• Scrum w codziennym działaniu

Realizacja projektu w krótkich iteracjach, częste demonstracje i decyzje podejmowane w otoczeniu biznesowym. Rezygnacja z tradycyjnego modelu „waterfall” i długiego oczekiwania na efekty. Nie było mowy o projekcie, który pokazuje efekty dopiero po 9 miesiącach.

• Integracja z SAP ERP

Miesiąc po uruchomieniu PIM zrealizowaliśmy integrację z ERP (flow: PIM → ERP dla produktów gotowych do sprzedaży).

Rozdzieliliśmy zakres danych między PIM a ERP, a także ustaliliśmy szczegółowe reguły, precyzujące kiedy i w jakich warunkach dane przechodzą między systemami:

W PIM powstaje wersja robocza produktu – zawierająca szkielet z informacjami o rodzinie, wariantach oraz EAN. Następnie dane te są rozwijane poprzez dodawanie atrybutów: treści opisowych, parametrów, zdjęć, dokumentów oraz tłumaczeń.

Kolejnym etapem jest proces kontroli jakości i zgodności obejmujący walidacje, sprawdzenie kompletności oraz uzyskanie odpowiednich akceptacji. Produkt z oznaczeniem „Ready for Sale” spełnia wymagania danych dla wybranego kanału.

W momencie publikacji do SAP, następuje wzbogacenie o dane komercyjne, takie jak ceny i stany magazynowe. Finalna publikacja do kanału sprzedaży B2B łączy „miękkie” dane z Pimcore PIM i „twarde” z SAP ERP.

PIM nie wystawi do ERP produktu, który nie spełnia reguł kompletności; ERP nie zwróci cen/stanu dla produktu zablokowanego.

• Przejrzyste rozwiązania zamiast „over-engineeringu”

Świadomie unikaliśmy nadmiernej złożoności. Zrezygnowaliśmy z rozbudowanych wzorców na starcie na rzecz czytelnego modelu danych i MVP funkcji, co ułatwia zarówno utrzymanie, jak i rozszerzanie funkcjonalności.

Model MVP pozwolił uruchomić kluczowe elementy szybko. Kiedy fundamenty zadziałały, dopiero dokładano elementy (np. B2B, automatyzacje).

Dla zespołu redakcyjnego przygotowaliśmy workflow, walidacje i zestaw podstawowych (ale ważnych) pól, by zapobiegać przesyłaniu pustych kart (mogą to być takie aspekty jak: zdjęcie minimum 2000 px, opis do 500 znaków PL/ENG, parametry kluczowe, dokumenty PDF).

Najważniejsze decyzje i najistotniejsze wnioski z projektu

1) Jedno źródło prawdy jako zmiana organizacyjna

Instalacja PIM nie jest wystarczającym działaniem. ZARYS zbudował zespół Data Management odpowiedzialny za jakość i dystrybucję informacji produktowej. To konkretne osoby, a nie „wszyscy po trochu”, dbają o dane.

Wniosek: Nie zostawiaj PIM „bez właściciela”. Od razu zaplanuj, kto będzie odpowiadał za dane, jakie będą zasady zarządzania i jak będzie wyglądać codzienna obsługa PIM.

2) MVP zamiast skoku na głęboką wodęle rollout

„Z naszej perspektywy wdrożenie PIM i B2B to raczej kwestie miesięcy niż lat. Lepiej szybciej wypuścić wersję bazową i iteracyjnie rozwijać.” — Maciej Pałubicki, CEO, Tandemite

Wniosek: Najpierw skup się na najważniejszych danych i procesach, a następnie stopniowo rozszerzaj wdrożenie w ramach krótkich sprintów. Zamiast importować wszystkie dane jednorazowo, zaplanuj kilka etapów po 5–10% danych, wprowadzając korekty mapowań na każdym z nich. To podejście przyspieszy uzyskanie pierwszych korzyści i pozwoli bezpiecznie dopracować reguły przed wdrożeniem ich w całej ofercie.

3) PIM + ERP + e-commerce muszą być ze sobą ściśle zintegrowane

W ZARYS oprogramowanie PIM dostarcza treści do kart produktowych (zdjęcia, numery EAN, opisy, przeliczniki), natomiast SAP przekazuje aktualne informacje o cenach, stanach magazynowych – widoczne dla zalogowanych klientów B2B.

Wniosek: Przed przystąpieniem do integracji zaprojektuj szczegółowy cykl życia produktu: od momentu powstania, przez zatwierdzenie, po publikację do systemów docelowych, z uwzględnieniem wszystkich potencjalnych blokad (np. zgodność z przepisami).

Pamiętaj, aby wyraźnie oddzielać role systemów PIM i ERP, ponieważ prowadzi to do duplikatów oraz niespójności danych.

4) Partnerstwo zamiast relacji zleceniobiorca-zleceniodawca

„Bardzo cenimy sobie współpracę z partnerami, którzy nie narzucają nam swojej jedynej słusznej drogi, produktu i wiedzy. Każda organizacja jest inna. Potrzebujemy elastyczności, potrzebujemy słuchania i zrozumienia. Tutaj, w tej współpracy mieliśmy to. Mieliśmy to słuchanie, mieliśmy to dopasowanie, mieliśmy tę elastyczność. Uważam, że jest to duża wartość dodana.” — Adam Dziadkiewicz, Kierownik działu IT, ZARYS International Group

Wniosek: Udane wdrożenie PIM nie opiera się na „dostawcy”, lecz na partnerach z jasno podzielonymi rolami i wspólnym celem (w przypadku projektu wdrożenia dla ZARYS International Group za infrastrukturę odpowiadała firma Hostersi, natomiast za aplikację zespół Tandemite).

Partnerzy technologiczni powinni oferować krytyczne spojrzenie i realne wsparcie, a nie ograniczać się do realizacji ustalonej listy zadań. Najważniejszy jest wspólny cel i otwarta komunikacja, także wtedy, gdy jest trudno.

Co zyskał ZARYS?

✅ Spójność danych: Jedno miejsce z pełną wiedzą o produkcie. PIM zapewnia płynny przepływ informacji między zespołami i systemami.

✅ Ścisła kontrola jakości: Obowiązkowe pola, wersjonowanie, uporządkowany proces pracy oraz powiązane materiały – od ulotek i instrukcji po grafiki.

✅ Szybkie wprowadzanie nowych produktów: Produkt może być rozwijany w PIM tak długo, jak potrzeba, bez wstrzymywania procesów w ERP.

✅ Realna gotowość na skalowanie: Obsługa języków, cenników i kontraktów bez przepisywania treści; gotowość na ekspansję B2B i zagraniczną.

✅ Lepsza współpraca z partnerami – w Polsce i za granicą.

Dowiedz się więcej na temat wdrożenia PIM i platformy sprzedażowej B2B dla firmy ZARYS.

Najczęściej pojawiające się pytania przy projektach PIM

Czy PIM zastąpi ERP?

Nie. Systemy PIM odpowiadają za kompleksowe zarządzanie danymi produktowymi. Rozdziel dane zgodnie z ich funkcją:

• PIM (dane miękkie): treść i kontekst produktu potrzebne do sprzedaży i publikacji.
• ERP (dane twarde): dane transakcyjne i kontrolne.

Jakie są największe ryzyka?

Rozmyty lub niespójny model danych, brak jasno wyznaczonych właścicieli informacji, realizacja wszystkich funkcji jednocześnie zamiast podejścia MVP, a także niedoszacowanie zadań związanych z migracją danych do PIM. Współpraca z odpowiednim partnerem pomaga je zminimalizować dzięki sprawdzonym procedurom i pracy w sprintach.

Jak przygotować się po stronie firmy?

• Wskaż Product Ownera PIM i osoby odpowiedzialne za dane (marketing/specjaliści produktowi).
• Spisz krytyczne atrybuty – wskaż elementy obowiązkowe oraz wymagania dla poszczególnych kanałów i języków.
• Przygotuj mapę systemów i źródeł danych.
• Zaplanuj zasady governance – kto nadaje identyfikatory produktów, kto zatwierdza publikacje i jakie są kryteria jakości.

Czy PIM przydaje się tylko w sektorze e-commerce?

Nie. System PIM wspiera każdą firmę z dużą liczbą SKU, wieloma kanałami sprzedaży i rynkami.

Czy wdrożenie platformy PIM to długotrwały projekt?

Nie. Uruchomienie podstawowej wersji to kwestia kilku miesięcy. My działamy według schematu: MVP + iteracje, co pozwala szybko testować rozwiązania na prawdziwych danych i minimalizuje ryzyko „przeprojektowania”.

Co, jeśli projekt jest już rozpoczęty, ale nie rozwija się zgodnie z planem?

Zespół Tandemite ma doświadczenie w przejmowaniu projektów cyfrowych: wykonujemy audyt modelu, optymalizujemy backlog, realizujemy pilotaż migracji i ponownie ustalamy zakres, koncentrując się na MVP.

Producent ZARYS International Group postawił na oprogramowanie PIM, ponieważ chciał wyjść z chaosu arkuszy do jednego, wiarygodnego repozytorium produktu. Tandemite pomogło to osiągnąć nie tylko technicznie (Pimcore CE, integracje z SAP), ale przede wszystkim procesowo: od warsztatów i modelu danych, przez iteracyjne wdrożenie, po wsparcie w zmianie organizacyjnej. Rezultat to spójność informacji, szybsza publikacja i spokojniejsza współpraca z partnerami.

Wybierz partnera, który najpierw słucha, a dopiero potem konfiguruje. Zapraszamy do konsultacji.