We współczesnych firmach ilość plików niezbędnych do pracy zwiększa się każdego dnia. Odnalezienie się pośród setek, a nawet tysięcy różnych zdjęć, filmów, tekstów, nagrań głosowych czy prezentacji to nie lada wyzwanie. Aby wygodnie pracować na tak wielu materiałach, musisz opierać się na odpowiedniej technologii. DAM to rozwiązanie, które pozwoli Ci zapanować nad chaosem i efektywnie zarządzać zasobami cyfrowymi.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym jest DAM
- Dlaczego warto zdecydować się na system zarządzania zasobami cyfrowymi
- Co różni DAM od CMS
- Jak działa połączenie DAM i Pimcore
- Jakie są zalety automatyzacji
Digital Asset Management, w skrócie DAM, to system przeznaczony do zarządzania zasobami cyfrowymi. Jego wdrożenie to dla Twojej organizacji szansa na uporządkowanie plików, do których każdy pracownik będzie miał łatwy i szybki dostęp.
Działanie z różnymi plikami, zwłaszcza pod presją czasu, może być wymagające szczególnie wtedy, gdy nie są one odpowiednio uporządkowane. Znalezienie pożądanego dokumentu może zająć sporo czasu, który można by wykorzystać na wiele różnych sposobów.
DAM daje możliwość kategoryzacji danych tak, by łatwo można było je wyszukiwać, na przykład za pomocą tagów czy pojedynczych słów kluczowych. Do jednego pliku można więc dotrzeć na kilka sposobów, a poszukująca osoba może mieć pewność, że zawsze otrzyma najbardziej aktualną wersję dokumentu.
Jak zauważa w jednym z artykułów Rajneesh Kumar, Associate Director Marketing w Pimcore, marki będą w przyszłości wykorzystywać systemy DAM i PIM, aby tworzyć lepsze historie produktów i błyskawicznie reagować na nowe czynniki rynkowe i środowiskowe (przykład: wybuch pandemii COVID-19).
Systemy zarządzania zasobami cyfrowymi - dlaczego warto?
Technologia służąca do zarządzania zasobami cyfrowymi może na początku wydawać się czymś podobnym do Dropboxa czy Google Drive, jednak system ten potrafi o wiele więcej - nie ogranicza się jedynie do przechowywania i rozmieszczania plików w folderach.
DAM wpływa pozytywnie na workflow danej firmy, bo pozwala pozbyć się zbędnych elementów takich jak między innymi:
- foldery, do których nikt nie ma dostępu
- dokumenty bez nazwy
- nieaktualne wersje plików
Dzięki automatyzacji kreatywni pracownicy mogą bez przeszkód zająć się tym, co wymaga od nich pobudzenia wyobraźni. Nie muszą martwić się o nomenklaturę dokumentów, zapis najnowszej wersji czy wyszukiwanie plików, o których nikt już od dawna nie pamięta. Takie zadania zostają przekazane w metaforyczne ręce technologii.
Co więc zyskujesz Ty, a zarazem Twoja firma, decydując się na system DAM?
Dodatkowy czas
System DAM sprawia, że pliki są odpowiednio przechowywane i rozmieszczone w taki sposób, aby łatwo było je wyszukać. Każdy zainteresowany pracownik szybko odnajdzie najnowszą wersję dokumentu, zyskując czas na przykład na realizację zadań kreatywnych.
Lepszy workflow
Zintegrowany system zarządzania zasobami cyfrowymi pozwala na efektywną pracę w zespole. Nie trzeba martwić się o to, że pliki zaginą albo że ktoś nada im nieprawidłową nazwę. DAM zadba o to, by każdy dokument był bezpiecznie przechowywany i zawsze dostępny.
Oszczędność kosztów
Korzystając z odpowiednio dobranego systemu DAM, nie musisz martwić się o zarządzanie zasobami cyfrowymi. Dzięki temu Ty i Twoi pracownicy możecie skupić się na ważniejszych zadaniach, nie martwiąc się o to, co dzieje się z poszczególnymi dokumentami.
Trafnie dobrany DAM z łatwością zintegrujesz z systemami, na których działasz w swojej firmie - niezależnie od tego, czy mowa o CMS, czy chociażby o platformie e-commerce.
DAM vs. CMS - czym się różnią?
DAM (Digital Asset Management) i CMS (Content Management System) różnią się nie tylko nazwą. Oczywiście, oba systemy służą częściowo do zarządzania zasobami cyfrowymi, jednak każdy z nich powstał w zupełnie innym celu.
Asset: wszelkiego rodzaju pliki cyfrowe.
Content: treści, które znajdą się na stronie internetowej.
Co je łączy? Pliki cyfrowe (DAM) mogą znaleźć się na stronie internetowej właśnie za pomocą systemu CMS.
Gdy mowa o systemach CMS, nie sposób nie wspomnieć o jednym z najpopularniejszych na świecie, czyli WordPressie. Wykorzystywanie tego typu rozwiązań w codziennej pracy pozwala szybko i efektywnie zbudować stronę internetową, unikając dodatkowego kodowania, którego bez technologii przeznaczonej do zarządzania treścią nie dałoby się pominąć.
Z systemów CMS korzystają najczęściej te osoby, które są odpowiedzialne za tworzenie treści. Mowa przede wszystkim o copywriterach, wydawcach i redaktorach. Rozwiązanie to przydatne jest także w przypadku platform e-commerce.
DAM pozwala na przechowywanie wszystkich plików, które są potrzebne w Twojej firmie. Niezależnie od ich ilości, zawsze będą odpowiednio posegregowane i tak rozdysponowane, aby każdy mógł łatwo je wyszukać i dotrzeć do najaktualniejszej wersji.
Pimcore w tworzeniu DAM
Systemy zarządzania zasobami cyfrowymi przydadzą się szczególnie tam, gdzie zatrudnianych jest wielu różnych pracowników. Dzięki Pimcore z powodzeniem dopasujesz dostępność plików do uprawnień poszczególnych osób, dzięki czemu ważne dokumenty nie dostaną się w niepowołane ręce:
Pimcore DAM to wysoce zaawansowana platforma typu open source. Wygodna integracja z innymi systemami sprawia, że jest to doskonałe centrum treści dla przedsiębiorstw. Co najważniejsze, Pimcore DAM jest dostarczany w pakiecie z ekosystemem bardzo udanego oprogramowania PIM , CMS i eCommerce. Połączenie może przyspieszyć rozwój przedsiębiorstwa o wiele stopni, czyniąc firmy solidnymi i gotowymi na przyszłość.
System DAM oprócz uporządkowanych i łatwych do wyszukania plików zapewnia również ich bezpieczeństwo. Udostępniając poszczególne dokumenty, możesz ustalić, kto i w jakim stopniu będzie mieć do nich dostęp. Stopień uprawnień możesz w każdej chwili zmienić.
Połączenie Pimcore z DAM daje Twojemu zespołowi możliwość zarządzania zasobami cyfrowymi w jednym miejscu. Dzięki temu poszczególne działy mogą ze sobą współpracować, zyskując dostęp do aktualnych wersji wszystkich plików, co wpływa na lepszą synchronizację działań i eliminację ewentualnych błędów.
Współpraca wewnętrzna i zewnętrzna
Magazynowanie i katalogowanie plików w DAM to droga do sukcesu zarówno we współpracy wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Korzystanie z tego typu systemu w Twojej firmie polepsza workflow i ułatwia współpracę między działami.
We współpracy z zewnętrznymi partnerami najważniejsze jest to, jak szybko możesz dać im dostęp do niezbędnych dokumentów. Dzięki DAM błyskawicznie podzielisz się koniecznymi plikami, zachowując bezpieczeństwo danych poprzez określenie stopnia uprawnień.
Przechowywanie zasobów cyfrowych w jednym miejscu sprawia, że nie trzeba się już martwić o to, że potrzebny dokument zaginął gdzieś w skrzynce mailowej czy na prywatnym dysku. Zastosowanie DAM pozytywnie wpływa na spójny wizerunek Twojej firmy, a codzienna praca staje się szybsza i wygodniejsza.
Digital Asset Management w praktyce
Aby podsumować to, jak bardzo system DAM ułatwia codzienne życie, można użyć jednego zdania:
wszystko zawsze w jednym miejscu
Korzystając z technologii przeznaczonej do zarządzania zasobami cyfrowymi, możesz zapomnieć o przesyłaniu dokumentów e-mailem albo przechowywaniu ich na poszczególnych dyskach. Nie istnieje już ryzyko, że jakiś dokument zaginie w czeluściach folderów o nieznanych lokalizacjach. Teraz do każdego materiału dotrzesz szybko i bezproblemowo.
Magia stosowanych w DAM metadanych sprawia, że łatwo wyszukasz interesujące Cię pliki za pomocą słów kluczy, tagów czy kategorii. Istnieje więc tak wiele dróg do odnalezienia danego materiału, że nie sposób nie trafić na jedną z nich.
Zalety automatyzacji
Choć jeszcze kilka lat temu pojęcie automatyzacji mogło sprawiać wrażenie obcego i niezrozumiałego, współcześnie stanowi niezbędny element działania nowoczesnych organizacji.
Automatyzacja codziennych zadań sprawia, że pracownicy mogą skupić się na wybranych zadaniach, podczas gdy część czynności przejmowana jest przez maszyny. Takie działanie to przykład wykorzystania technologii dla polepszenia jakości życia człowieka.
DAM to rozwiązanie, które wpływa na automatyzację we wszystkich działach danej organizacji. Dzięki wspólnemu magazynowi wszelkich utworzonych plików każdy szybko znajdzie to, czego szuka, nie tracąc czasu na przeszukiwanie różnych źródeł.
Co to tak naprawdę oznacza?
Cyfryzacja danych to jedno. Jednak odpowiedni system, który pozwoli tym wszystkim sprawnie zarządzać, to zupełnie inna kwestia. Bez DAM trudno wyobrazić sobie swobodny przepływ plików w organizacji. Automatyzacja wpływa na oszczędność czasu i zostawia miejsce na inne obowiązki, zwłaszcza te wymagające od pracowników kreatywności.
Podsumowanie
Wiedząc, co potrafi technologia DAM, trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie bez niej, prawda?
System zarządzania zasobami cyfrowymi to nie tylko lepszy workflow czy oszczędność czasu. To także automatyzacja procesów wewnętrznych i zewnętrznych w Twojej organizacji, a także sprawniejsze działania marketingowe i sprzedażowe.
Korzystając z DAM, nie musisz obawiać się, że Twoi pracownicy zagubią się w gąszczu plików. Zamiast szukać ich w różnych lokalizacjach, wszystkie potrzebne dokumenty znajdą w jednym miejscu - niezależnie od tego, czy mowa o prezentacjach, tekstach, czy elementach identyfikacji wizualnej danej marki.
Znasz już wszystkie zalety systemu DAM i wiesz, że Twoja firma nie może się bez niego obyć? Świetnie, w takim razie skontaktuj się z nami, aby wybrać rozwiązanie dostosowane do Twoich potrzeb. A może wciąż masz wątpliwości? Daj znać, a chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.
